Fazer um bom gerenciamento de recursos está entre os principais fatores de sucesso dos projetos. Iniciativas que não têm os recursos necessários no tempo correto têm altas chances de terem problemas de prazo, qualidade e, certamente, de orçamento. Neste artigo vamos analisar os 6 processos essenciais para que o seu projeto tenha os recursos necessários, no tempo e lugar adequado.
1 – Planejar o Gerenciamento dos Recursos
Consiste em definir como estimar, adquirir, gerenciar e utilizar os recursos físicos e de equipe. O Plano de Gerenciamento de Recursos conterá informações do tipo: quem será o responsável por contratar ou alocar as pessoas necessárias e quem terá a responsabilidade para autorizar compras ou aluguel de equipamentos, espaços físicos e demais recursos. Este processo deve garantir que recursos suficientes estejam disponíveis durante toda a execução do projeto, levando em consideração que muitos deles podem sofrer escassez ou competição para uso por outros projetos simultâneos.
O PMBOK, guia publicado pelo Project Management Institute (PMI), sugere ainda que nesta etapa se produza um Termo de Nomeação da Equipe. Ele conterá os valores da equipe, diretrizes de comunicação, critérios e processo para tomada de decisões, processo para resolução de conflitos, diretrizes para reuniões e acordos da equipe.
2 – Estimar os Recursos das Atividades
Neste processo serão identificados quais recursos e em quais quantidades serão necessários para cada atividade. Deverão ser especificados o tipo, a quantidade e as características dos recursos humanos, materiais, equipamentos e suprimentos necessários para a execução do projeto. Este processo pode ser realizado periodicamente ao longo do projeto, conforme necessário. Para executar este processo é essencial que a lista de atividades do projeto e seus atributos já esteja disponível. Em outras palavras, é importante que a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) já está disponível, o que ajudará muito na compreensão do projeto e determinação das suas necessidades. Utilizando uma ferramenta de gestão de projetos como o SoftExpert Projeto tanto a consulta à EAP quanto a produção das estimativas será mais fácil e precisa.
É sempre bom levar em consideração no momento de fazer as estimativas os fatores ambientais da empresa, a localização e disponibilidade dos recursos, habilidades dos membros da equipe, cultura organizacional, dados de estimativas anteriores e condições de mercado.
3 – Adquirir Recursos
Trata-se do processo de obter membros para a equipe, instalações, equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos necessários para a execução do projeto. Os recursos que já pertencem à empresa ou já fazem parte do quadro de recursos humanos, compõem o chamado grupo de recursos internos. Não obstante, é importante salientar a necessidade de negociação e agendamento com as áreas envolvidas para que não haja conflito. Além disso, é preciso levar em conta que o gerente de projetos pode não ter controle direto sobre os recursos, mesmo os internos. Os recursos dos quais a organização não dispõe devem passar por processo de identificação de fornecedores, precificação e formalização de contratos ou aquisição definitiva, conforme o caso.
Para a boa execução do processo de aquisição de recursos é fundamental ter à disposição informações sobre os recursos já existentes, incluindo disponibilidade, níveis de competência e experiência. O uso de uma ferramenta integrada como o SoftExpert Competência permite fazer uma seleção precisa e facilitada dos recursos humanos para o projeto. Estrutura organizacional e localização geográfica também precisam ser consideradas e, dependendo da natureza da atividade, a formação de equipes virtuais pode ser realizada.
4 – Desenvolver a Equipe
Gerenciamento de recursos também engloba avaliar a existência de lacunas de competências na equipe e trabalhar para eliminá-las. Sempre é possível subcontratar para suprir necessidades específicas. Porém é preciso ter em mente eventuais necessidades futuras ou mesmo aplicabilidade em outros projetos concomitantes. De qualquer forma, é recomendável não focar apenas nos objetivos do projeto. Equipes com habilidades melhor desenvolvidas com funcionários motivados tendem a resultar em menores taxas de rotatividade. E isto, em última instância, significa preservação do conhecimento e experiência acumulados.
5 – Gerenciar a Equipe
O gerente de projetos deve procurar conservar a equipe motivada mantendo um ambiente colaborativo e inspirador. Para conseguir isto é importante acompanhar constantemente o desenvolvimento da equipe, fornecer feedbacks e providenciar mudanças para otimizar o desempenho. A resolução de conflitos requer atenção especial. Possíveis ocorrências podem afetar o ambiente e contaminar o clima da equipe. Ao longo da vida do projeto deve-se comemorar e recompensar bons resultados e conquistas. Da mesma forma, desempenhos abaixo do esperado precisarão de mais assistência. Esteja sempre atento a chances de propor desafios aos membros com bom desempenho. Isso os manterá motivados e servirá de exemplo.
6 – Controlar os Recursos
Os recursos necessários para a execução do projeto devem estar disponíveis no momento, na quantidade e no lugar devido. Da mesma forma, devem ser liberados tão logo não sejam mais utilizados. O Controle de Recursos deve ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto e visa monitorar se o que está acontecendo na prática corresponde ao que foi planejado. Se a utilização real dos recursos estiver divergindo, ações corretivas devem ser tomadas o mais breve possível. Isso evitará que o andamento do projeto seja afetado. O uso de relatórios gerados por soluções como o SoftExpert Projeto contribui enormemente para o trabalho de controle e gestão dos recursos.
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