Soluções para gestão de conteúdo corporativo, ou ECM, são importantes para o bom desempenho dos negócios por diversas razões. A definição e adoção de estratégias de gestão de conteúdo pode aumentar a colaboração, a eficiência dos processos e a segurança das informações. Isso se aplica a qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento.
As demandas que envolvem documentos no dia-a-dia podem ser tratadas de maneira mais simples. Dessa forma você poderá dedicar menos tempo organizando e localizando documentos, e poderá dedicar mais tempo atendendo seus clientes e fazendo novos negócios.
Abaixo, estão 4 razões pelas quais soluções de gestão de conteúdo corporativo são um elemento fundamental para elevar a eficiência operacional nas organizações:
1. Elas garantem visibilidade detalhada dos processos
Ferramentas de ECM permitem que você tenha visibilidade e controle sobre toda a documentação gerada pelos processos de negócio. Mais do que isso, permitem acompanhar a situação dos documentos, identificar gargalos e definir ações para melhoria e aumento da eficácia dos processos.
A automação dos processos de gestão de conteúdo corporativo maximiza a produtividade. Além disso, garante o controle sobre os documentos e sobre as atividades ligadas a eles. Essas soluções também contemplam trilhas de auditoria completas. Através delas é possível acompanhar as diversas operações efetuadas nos documentos cadastrados no sistema, bem como os usuários que as realizaram. É possível inclusive identificar e analisar os acessos que eventualmente tenham sido realizados de forma indevida.
2. Elas permitem a localização de conteúdo de forma simples e intuitiva
A importação de documentos de forma automática e a disponibilização para consulta de forma instantânea são recursos que podem ser encontrados em ferramentas de gestão de conteúdo corporativo.
Isso se reflete em melhorias de produtividade que podem ser observadas tanto internamente quanto pelos clientes. O acesso instantâneo aos documentos permite que os colaboradores prestem um serviço com mais qualidade, fornecendo respostas imediatas aos clientes.
Documentos em papel e arquivados em pastas podem ter sua ordem alterada sem controle ou podem ser extraviados, gerando bastante transtorno. Uma estratégia de gestão de conteúdo bem definida irá ajudá-lo a organizar (e-mails, documentos, planilhas, desenhos) e localizar as informações de forma simples e rápida.
3. Elas possibilitam compartilhamento de conteúdo e colaboração
Compartilhar documentos entre diferentes departamentos, ou até mesmo com clientes e fornecedores, é uma tarefa corriqueira em qualquer empresa. Atualmente ferramentas em nuvem ou e-mail tornam esta tarefa muito simples. Porém, o risco de compartilhar um documento confidencial por engano pode prejudicar a empresa seriamente. Geralmente a situação não pode ser revertida.
A colaboração é outro grande benefício proporcionado pelas soluções de ECM. Diversos usuários podem trabalhar no mesmo documento em um ambiente único, onde todas as alterações serão controladas. Você terá a garantia de estar trabalhando na versão correta e mais recente do documento. Isso elimina de forma definitiva a troca de e-mails, tentando controlar as alterações dos documentos.
4. Elas dão suporte para o crescimento dos negócios
Ferramentas de ECM maduras podem suportar o crescimento da empresa e dos negócios por muito tempo. Provavelmente, no início não serão demandados todos os recursos do produto. Porém, eles poderão atender outras necessidades no futuro. A empresa não precisa se preocupar em ficar “amarrada”, pois a solução irá se adaptar às novas necessidades.
Além disso, as soluções oferecem diversos níveis de segurança, permitindo controlar quem pode acessar, editar ou excluir informações como, usuários internos, clientes, fornecedores, ou outros parceiros de negócio. Esse controle de segurança ajuda a cumprir políticas internas de segurança da informação e demandas regulatórias externas.
Como vimos neste artigo, soluções para gestão de conteúdo permitem aprimorar os controles sobre informações críticas, garantindo que os processos alcancem níveis maiores de produtividade e eficiência. Além disso, estratégias de gestão de conteúdo quando bem definidas, podem trazer resultados imediatos.
