Google Drive e Dropbox são duas ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos muito populares. Mas, será que são uma opção para seu projeto de ECM?

Processos movem empresas de todos os tamanhos e segmentos. No decorrer de sua execução, permeiam várias áreas e envolvem diferentes equipes. Como resultado, eles produzem diversos tipos de conteúdo, como propostas comerciais, procedimentos operacionais, contratos, desenhos de engenharia e muitos outros.

Para elevar sua competitividade no mercado, as empresas devem prever em suas estratégias, iniciativas consistentes de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM). Desta forma garantem que as informações atualizadas estejam disponíveis, de forma simples e rápida.

Ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos, como Google Drive ou Dropbox, se tornaram muito populares com o advento do conceito de cloud computing. Muitas vezes, são a primeira alternativa para usuários corporativos trabalharem de forma colaborativa e compartilharem seus arquivos e documentos.

No entanto, tais ferramentas não foram desenvolvidas com o propósito de atender ao segmento corporativo. As características iniciais de simplicidade e baixo custo podem esconder diversos entraves.

Empresas possuem diversas necessidades ligadas a conteúdo, armazenamento e compartilhamento são apenas duas delas. Isso é ainda mais sensível em empresas de segmentos como alimentos e bebidas, farmacêutico e biotecnologia. Num comparativo requisito a requisito, o Google Drive e o Dropbox ficam muito aquém de soluções corporativas para a gestão de conteúdo empresarial ou corporativo.

Além do armazenamento e compartilhamento, soluções para gestão de conteúdo empresarial (ECM), levam em conta aspectos técnicos, como a integridade e a segurança das informações. Também são considerados aspectos de negócio, entregando processos mais eficientes, até aspectos legais e regulatórios, que são tratados de maneira especializada. Além de centralizar todo o conteúdo, permitem que seu controle, monitoramento e acesso sejam realizados de forma mais robusta. Isso eleva a precisão dos processos e a produtividade dos funcionários.

As principais diferenças entre ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos e soluções de ECM

Perenidade do conteúdo

Soluções para ECM garantem o controle total sobre documentos e registros. Mesmo que o responsável pelas informações troque de departamento ou deixe a empresa.

Ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos geralmente são adotadas para atender demandas departamentais.

Isso expõe as empresas ao risco de perda total de controle sobre o conteúdo quando um colaborador deixa a empresa. Imagine que, de uma hora para outra, você possa simplesmente não ter mais acesso às informações de um projeto que consumiu meses de trabalho. Isso pode trazer sérios problemas e deixar a empresa numa situação muito delicada.

Segurança do conteúdo

Em ferramentas como o Google Drive ou o Dropbox, geralmente todos na empresa tem acesso aos mesmos documentos, e os controles estão restritos a visualização e alteração.

É fácil ver como isso poderia causar problemas. Por exemplo, o que acontece quando alguém imprime um documento restrito, ou gera diferentes cópias de um mesmo documento? Como garantir que a última versão do documento será utilizada?

Com uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), é possível definir uma estrutura de controle de documentos e implementar diferentes direitos de acesso, definindo quem pode revisar os documentos, alterar meta-dados, visualizar, imprimir e quem não pode.

Assim, em um mesmo ambiente, documentos de interesse comum serão gerenciados de maneira totalmente diferente daqueles de caráter sigiloso. Desta forma, se evita uma série de erros antes que eles aconteçam.

Além disso, as soluções de ECM disponibilizam uma trilha de auditoria completa, trazendo uma coleção com todas as informações sobre as operações realizadas pelos usuários.

Estas informações não podem ser alteradas nem apagadas e ficam disponíveis para consultas futuras. É possível gerar relatórios com todo o histórico dos documentos, permitindo a empresa identificar claramente quem gerou cópias, alterou meta-dados ou excluiu um documento. Numa eventual ação acidental, isso pode ser facilmente identificado e contornado.

Automatização dos processos de conteúdo

Soluções tradicionais para gestão de conteúdo corporativo, tem uma enorme capacidade de padronizar processos. Eles controlam de forma inteligente e automatizada as demandas de criação, revisão, aprovação, publicação e entrega de diferentes tipos de conteúdo.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos, por outro lado, apresentam limitação em alguns aspectos. Por exemplo: versionamento, uso de meta-dados, aprovação, segurança e consulta de documentos.

Isso torna o processo mais complexo e vulnerável à medida que o volume de documentos e pessoas envolvidas aumenta. Muitas empresas não têm ideia de quanto tempo seus colaboradores gastam buscando informações entre as pastas do Dropbox. Em diversas situações utilizam documentos obsoletos, simplesmente por não saber que o documento está desatualizado.

O Google Drive e o Dropbox possuem méritos. Porém, todo cuidado é necessário para definir se serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos são vantajosos diante da gama de recursos oferecidas por soluções de ECM tradicionais.

Os prejuízos causados pelas limitações técnicas podem ser maiores que os benefícios do baixo custo e da facilidade de implementação. Eles podem se tornar um fardo para empresas que precisam adequar rapidamente seus processos para atender as dinâmicas do mercado.