Independentemente do segmento de atuação da empresa, contar com um ambiente mais organizado e mais produtivo melhora o clima organizacional e a forma de trabalhar,  permitindo que as atividades sejam realizadas de forma mais rápida. Um ambiente organizado, limpo e padronizado, por diversas vezes faz com que os resultados da empresa sejam melhores. É por isso que tantas empresas aplicam hoje o famoso programa 5S com o objetivo de ganhar produtividade, agilidade e visibilidade do ambiente de trabalho.
Mas como iniciar o programa na sua empresa? Como mantê-lo em funcionamento? O que são os cinco sensos? Essas e outras dúvidas serão esclarecidas a seguir.

Origem de Programa 5S

O programa 5S teve seu início na década de 1970 com a Toyota Motor Company no Japão. Os líderes da época buscavam reduzir o desperdício de fabricação e ineficiência. Sendo assim, o 5S foi identificado como um dos diferentes sistemas que permitiria a fabricação ‘Just in Time’. Foram estabelecidos os cinco pilares de um conceito central do local de trabalho visual, que com o tempo foi popularizada na metodologia 5S como a conhecemos hoje.

Qual é o Objetivo do 5S?

O objetivo do programa 5S é tornar o local de trabalho melhor, padronizando processos aumentando a eficiência, a satisfação dos colaboradores e a produtividade da organização.

O programa ajuda a criar a cultura da disciplina para identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias.

A iniciativa deve vir de cima!

A implementação do programa 5S envolve mais do que uma iniciativa individual ou de um único departamento. Ela exige uma força maior principalmente da força da alta direção! A mudança deve ser cultural e deve acontecer em todas as partes da empresa e não simplesmente na área operacional ou na ponta da prestação do serviço. É de extrema importância o envolvimento e a participação da alta direção durante a implementação e a manutenção do programa, que, por sua vez, deve compartilhar a importância aos gerentes, que sucessivamente vai inspirando e treinando seus subordinados.

Treine, treine e treine!

É necessário que todos os colaboradores da empresa sejam treinados em relação ao uso da ferramenta 5S. É importante que o treinamento traga dados de quanto a empresa perde sem a implementação do programa e o quanto poderia ganhar. É interessante também que seja compartilhado nomes de grandes empresas que aplicam o programa e os resultados que elas possuem devido à existência do 5S. Pode ser feito um benchmarking com outras empresas para obter essas informações.

Gestão frequente

Para que o programa seja eficaz, é fundamental que haja uma gestão frequente, se possível diária, em relação aos 5 sensos. Portanto, uma pessoa ou uma equipe responsável deve ser estabelecida que checará em uma frequência determinada se o ambiente está limpo e organizado, com suas ferramentas e insumos guardados em seus devidos lugares, conforme determinado em um padrão visual ou gabarito. É interessante que haja um check list de verificação elaborado por meio de um formulário.

Como começar?

Já entendemos a origem, o objetivo e já temos toda equipe treinada e uma alta direção engajada. Então como começar o programa? A seguir, com a explicação de cada um dos 5 Sensos, vou detalhar os passos que podem ser seguidos pela sua organização para começar a implantação dessa ferramenta.

1. Passo 1 – Seiri (Senso de utilização)

Este primeiro passo é responsável por separar o que você usa do que você não usa. O que você não usa pode atrapalhar e ocupa espaço e, hoje, em qualquer organização, espaço é dinheiro. Começando de uma forma simples: Como está a área de trabalho do seu computador? Está bem organizada e somente com os documentos e programas que você utiliza com frequência ou está repleto de itens que não são mais utilizadas, ou nunca nem foram?

Agora indo mais além, vamos para o seu ambiente de trabalho. Desenvolva critérios para descarte de itens não necessários e, junto aos seus colegas, identifique itens usados e não usados no dia a dia. DICA: Sempre tire fotos do “antes”. A reação das pessoas ao observar o antes e o depois é fantástica!

Elenque na sua empresa um local para descarte, doação ou até venda do item em desuso caso haja a possibilidade. Defina um dia D em que a empresa toda se mobilizará para realizar o programa.

2. Passo 2 – Seiton (Senso de organização)

De todos os itens que foram escolhidos como “necessário”, esse é o momento de fazer a organização dos mesmos por meio de uma separação. Levando em consideração o fluxo do seu trabalho, decida quais coisas colocar e onde.

• Caso o item é utilizado com muita frequência, deixe próximo a você ou próximo de onde você usa.
• Caso seja um item utilizado com um pouco menos de frequência como, por exemplo, um documento que você costuma consultar uma vez por semana, guarde-o em um armário, mas que também esteja próximo a você em que a consulta posso ser feita de forma rápida.
• Em itens que você utiliza com uma periodicidade ainda maior, pode ser guardado em armários/locais mais distantes, sem a necessidade de um acesso imediato e rápido.

É possível usar a metodologia dos 5 porquês para ajudar a decidir o local que cada item pertence.

3. Passo 3 – Seiso (Senso de limpeza)

Esse é o momento da limpeza. Um ambiente sujo impede que você encontre oportunidades de melhoria. Portanto, faça com que seu ambiente de trabalho fique limpo e visível para encontrar anomalias. Adote a limpeza como uma atividade diária e como parte da inspeção. Limpe seu local de trabalho antes de iniciar o trabalho e antes de encerrá-lo.

4. Passo 4 – Seiketsu (Senso de padronização)

Essa etapa é responsável pela criação de controles visuais e diretrizes para manter o local de trabalho organizado, ordenado e limpo. Antes de iniciar essa fase, certifique-se que todos os passos anteriores foram realizados corretamente. Crie procedimentos e formulários para avaliar regularmente o status dos três primeiros S’s.

Geralmente é atribuído a cada funcionário alguma função específica que contribua para a limpeza do ambiente de trabalho. São definidas rotinas programadas com periodicidades fixas como semanais, quinzenais ou mensais, e os supervisores são responsáveis por acompanhar se as tarefas estão realmente sendo praticadas.

5. Passo 5 – Shitsuke (Senso de autodisciplina)

Essa etapa envolve a disciplina para garantir que todos os colaboradores sigam os padrões do programa 5S e pratiquem os primeiros quatro Sensos de forma espontânea e voluntária como um modo de vida. Dessa forma, torna-se o 5S uma ferramenta integrante da cultura da organização.

Cada um dos sensos deve possuir uma auditoria associada a ele onde serão verificados se cada um dos pontos que foram implantados está sendo mantido.

Reconhecimento

O reconhecimento é fundamental para a manutenção dos resultados. Quando àqueles colaborados que de fato se importam com a conservação do programa, estes podem ter algum tipo de reconhecimento diferenciado frente aos que não deram o mesmo valor. Dessa forma, a dedicação poderá ser cada vez mais engajada e cultivada na empresa. Este reconhecimento pode ser realizado de diversas formas, como por exemplo premiações ou motivações adicionais. Defina uma gestão mensal de resultados com indicadores pré-selecionados em que a alta direção possa avaliar os resultados obtidos durante um determinado período. O ideal são premiar equipes, turnos ou áreas e não apenas colaboradores de forma individual. Dessa forma, você irá promover o trabalho em equipe também na sua empresa.

Os prêmios podem ser objetos simbólicos como troféus ou medalhas. Outras formas de reconhecer podem ser por meio de pequenos brindes decorativos ou ainda vales como cinema, restaurante ou parque de diversões. Em caso de escritório, podem ser utilizadas algumas placas para colocar na mesa de trabalho reconhecendo o funcionário. Já para os colaboradores de fábrica, adesivos, insígnias ou distintivos podem ser utilizados para colocar no capacete ou nos uniformes destacando as premiações.