A execução de projetos é a fase que vem depois da iniciação e do planejamento dentro do ciclo de determinada iniciativa. Durante essa etapa, a equipe cria os seus entregáveis e os apresenta para os clientes e principais stakeholders.
Também conhecida como implementação de projetos, essa terceira fase é a mais longa e mais complicada de todas. Nela, sua equipe vai utilizar como base todo o trabalho que foi feito durante as etapas anteriores, colocando em ação o que foi planejado.
Não há um momento certo para iniciar a execução de projetos, pois isso vai depender da data que foi combinada entre a equipe e sua liderança. Mas a implementação deve ocorrer junto da fase de monitoramento e controle, acabando quando o último entregável tiver sido concluído.
Neste artigo, vamos falar sobre os principais desafios da execução de projetos e como superá-los, além de trazer um framework para você implementar sua iniciativa com sucesso.
Desafios para executar um projeto
Por ser a etapa mais difícil de todas, a execução de projetos costuma ser o momento em que mais aparecem problemas. Por isso, é importante se preparar para os principais desafios que você pode encontrar na fase de implementação.
Para isso, vamos falar sobre as dificuldades mais comuns de se encontrar na execução de projetos e como sua equipe pode superá-los.
1. Falhas de comunicação
Ter uma boa linha de comunicação é fundamental para que seu projeto seja bem-sucedido. Se as pessoas envolvidas não estiverem conseguindo se entender, sua iniciativa corre o risco de não ser entregue no prazo — vítima de erros e mal-entendidos.
Um estudo do Project Management Institute (PMI) indica que, em 56% dos casos, problemas na comunicação são a principal causa para a falha de um projeto. Barreiras de idioma, informações desatualizadas e até fusos horários muito diferentes podem causar dificuldades de entendimento.
Qual a solução? A melhor forma de resolver esse problema parte do gerente ou da gerente de projetos: essa pessoa deve criar um plano de comunicação que defina uma cadeia de troca de mensagens clara. Também é essencial dar diferentes meios de contato para os membros da equipe, facilitando o intercâmbio de informações entre eles.
2. Erros na gestão de tempo
Outro ponto que demanda muita atenção é o gerenciamento de prazos. Aqui, os maiores vilões que impedem as coisas de serem feitas no tempo certo são mudanças repentinas de prioridade e aumentos inesperados de escopo.
Um problema que também costuma atrapalhar bastante muitos projetos são deadlines completamente irreais, que resultam em atrasos ou perda de qualidade. Bons gerentes de projeto sabem da capacidade do seu time e negociam com a alta diretoria para terem uma linha do tempo razoável para execução de projeto.
Qual a solução? Preste bastante atenção na gestão do seu tempo de trabalho. Planeje de maneira correta quantos dias ou semanas são necessárias para terminar cada tarefa, com um tempo de sobra para potenciais imprevistos. Uma técnica que também pode ajudar é bloquear horários na agenda da equipe inteira para trabalhar apenas naquele projeto.
3. Aumento de escopo
Mudanças no tamanho do projeto não afetam apenas a gestão de tempo, mas também atrapalham sua equipe de muitas outras maneiras. O aumento de escopo acontece quando o projeto se expande além do plano original, fazendo com que seu time tenha que trabalhar em mais tarefas e concluir mais entregáveis.
Como é de se esperar, essa prática costuma resultar em atrasos nos prazos e em gastos que estouram o orçamento. Outra pesquisa do PMI registrou que 52% dos gerentes de projeto tiveram que lidar com aumento de escopo só em 2017.
Qual a solução? Como diz o ditado: é melhor prevenir do que remediar. A hora ideal para lidar com o aumento de escopo é durante a fase de planejamento do projeto. Nessa hora, defina de maneira bem clara o tamanho da iniciativa e firme acordos com a diretoria para garantir que seu escopo não será aumentado.
Caso isso não seja possível, o jeito é lidar com as mudanças através de uma comunicação clara e frequente. Criar um plano de gestão de mudanças também ajuda bastante nessas horas.
4. Gestão incorreta de recursos
Uma habilidade de grande importância para gerentes de projeto é o gerenciamento de recursos. Afinal, uma pedra no sapato de muitos projetos é a falta de meios para executar as tarefas em momentos cruciais.
Outra questão de tira o sono de muitas equipes é a dificuldade para identificar quais são os recursos certos para cada projetos. Afinal, nem sempre são escolhidas as pessoas com as habilidades mais adequadas para executar determinada tarefa.
Isso tudo fica ainda mais desafiador quando um gerente tem diversos projetos diferentes com prioridades que competem entre si. Também podem acontecerem imprevistos que exijam o remanejamento de pessoas ou ferramentas de uma iniciativa para outra.
Qual a solução? Aprenda qual é a capacidade de execução de tarefas da sua equipe e defina quanto tempo na semana cada membro pode dedicar para aquele projeto. Não se esqueça que seus funcionários também vão passar tempo lidando com tarefas administrativas, solicitações inesperadas, outras iniciativas e, eventualmente, afastamentos por problemas de saúde.
Use ferramentas como o Controle de Recursos do SoftExpert Suite para ter uma visão mais clara da situação de determinado projeto. Através da plataforma, você pode visualizar as atividades associadas a cada recurso, cuidar da alocação deles e checar um calendário unificado de atividades.
5. Falha no gerenciamento de stakeholders
Outro fator que precisa ser equilibrado nesse malabarismo da gestão são os stakeholders. Um ponto que pode acabar saindo de controle é a expectativa dessas pessoas, que também ficam frustradas se não tiverem acesso a informações do progresso do projeto.
Um ponto de enfrentamento comum que pode aparecer é o conflito de interesses por parte de algum stakeholder. Também fique de olho para o caso de uma falta de engajamento por parte desse grupo.
Qual a solução? A principal tática de gerenciamento de stakeholders é a comunicação, então sempre os mantenha plenamente informados. Pode ser com atualizações diárias ou semanais, no formato de uma mensagem no WhatsApp ou de uma newsletter. O importante é manter o diálogo e sanar as dúvidas.
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Como executar um projeto com sucesso
Você já viu quais são os principais problemas que podem atrapalhar a execução de projetos. Então está na hora de aprender o que é preciso saber para executar uma iniciativa com sucesso.
1. Foque no resultado final
Comece certificando-se que sua estratégia de execução de projetos está alinhada com a meta final da sua iniciativa. Para isso, é necessário que todos os objetivos e marcos do seu projeto sejam claros e tenham sido meticulosamente definidos.
2. Faça sua equipe comprar a ideia
Como já discutimos anteriormente, a comunicação de um projeto é extremamente importante. Ao estabelecer um plano de comunicação claro e direto, você conseguirá fazer com que sua equipe e as partes interessadas comprem muito a ideia com mais facilidade.
Explique claramente a sua estratégia de execução de projeto, proporcionando à equipe uma melhor compreensão de como cada um deles contribuirá para a iniciativa, quais serão suas responsabilidades e o que se espera deles.
3. Construa uma equipe talentosa
Todos estamos familiarizados com a expressão “a corda sempre arrebenta do lado mais fraco”. A mesma coisa vale para a equipe do seu projeto. Certifique-se de reunir um time com membros da mais alta qualidade, que possam ajudá-lo a planejar e implementar suas estratégias.
Os membros da sua equipe também devem ser capazes de questioná-lo e ajudá-lo a ver as coisas de uma perspectiva diferente.
4. Administre o progresso e o desempenho
Como você sabe que sua estratégia de execução de projetos está progredindo e sendo executada como planejada? Definindo métricas para avaliar seu desempenho!
Acompanhar as métricas é a maneira mais eficaz de mostrar que seu plano está funcionando, e comunicar seu progresso é uma forma de manter a equipe e as partes interessadas engajadas. Além disso, você poderá corrigir erros no percurso enquanto ainda há tempo hábil.
5. Assuma a liderança
Lembre-se: nenhuma das práticas acima fará diferença se você não assumir a liderança de seu projeto. Isso é fundamental na hora de implementar a estratégia de execução.
Para liderar a sua equipe, porém, é importante compreender a si mesmo e possuir um certo nível de inteligência emocional. Isso porque você poderá perder a credibilidade diante do grupo se for visto como uma pessoa “imprevisível e descontrolada”, que se deixa levar pelas emoções.
Também trabalhe as suas habilidades de gestão estratégica e corporativa, além da capacidade para gerir projetos técnicos. Isso será um diferencial que pode ajudar muito nesse processo.
6. Faça da tecnologia a sua aliada
Nunca é demais enfatizar o quão importante é ter a ferramenta certa para gestão de projetos. Ela não só ajudará você a executar as atividades, como também a monitorar a disponibilidade dos recursos e realizar toda a gestão financeira, evitando que desvios venham a comprometer a conquista dos resultados.
Conclusão
A execução de projetos é uma fase crucial e desafiadora dentro do ciclo de vida de uma iniciativa. Superar os obstáculos dessa etapa requer planejamento, comunicação eficaz, gerenciamento cuidadoso de recursos e uma liderança firme e consciente.
Para garantir o sucesso, é essencial alinhar a equipe com os objetivos finais, fazer uso inteligente da tecnologia e manter uma visão clara do progresso e do desempenho.
No entanto, a chave para uma execução bem-sucedida não reside apenas em seguir um conjunto de boas práticas, mas também em adaptar essas estratégias à realidade única de cada projeto.
A flexibilidade e a capacidade de resolução de problemas permitirão que sua equipe entregue resultados de alta qualidade, respeitando prazos e mantendo os stakeholders satisfeitos. Assim, com uma execução bem-orquestrada, seu projeto tem tudo para alcançar o sucesso almejado.
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