Riscos de projeto são eventos ou condições incertas que, caso ocorram, terão um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto. Essa é a definição oficial do Project Management Institute (PMI), uma instituição internacional sem fins lucrativos gerida por profissionais da área de gestão de projetos.
As causas dos riscos variam dependendo do tipo, da complexidade e da duração do seu projeto. Os objetivos de uma gestão de riscos de projeto incluem a identificação de ameaças em potencial e a avaliação das consequências. Outra parte fundamental dessa análise e o planejamento de medidas de mitigação.
Existem diversos métodos de identificação e análise de risco à disposição de gerentes de projeto para a análise e a mitigação de ameaças. Vamos falar sobre eles neste artigo, além de falar sobre a importância da análise de riscos, trazer exemplos e explicar como resolver essas ameaças.
Importância da análise de riscos de projeto
A avaliação de ameaças de projeto é essencial para ajudar gerentes de projeto a encontrarem fraquezas, forças e oportunidades antes, durante e depois da execução de uma iniciativa. Para fazer uma análise efetiva, o profissional precisa se familiarizar com problemas em potencial e com ameaças de alto risco que possam afetar negativamente o cronograma de um projeto.
A principal razão para se avaliar projetos é minimizar o impacto de riscos internos e externos. A pessoa responsável por gerenciar os projetos deve adotar uma abordagem proativa, assegurando os stakeholders de que os objetivos daquela iniciativa serão atingidos.
É importante listar todos os eventos inesperados que possam atrapalhar os processos, os recursos e a tecnologia de um projeto em execução. Através disso, é possível gerenciar ou minimizar as perdas, especialmente se você contar com a ajuda de um plano de preparação.
A gestão da organização deve oferecer uma plataforma para lidar com as brechas e aproveitar as oportunidades que resultam desses riscos. O ideal é que a análise de riscos seja feita por um gerente de processos qualificado, que seja apoiado por uma equipe técnica competente na expertise daquele projeto.
Ferramentas de análise de riscos de projeto
A análise de riscos funciona muito melhor quando as ferramentas certas são usadas. Afinal, só assim que é possível realmente avaliar e priorizar os riscos a serem mitigados ou aproveitados. O uso do software correto pode ajudar sua equipe a desenvolver habilidades de planejamento mais fortes, por exemplo.
Essas são as melhores ferramentas de análise de riscos de projeto:
Análise SWOT
A análise SWOT tem em seu nome um acrônimo que significa “Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades), Threats (Ameaças)”. Ela pode ser usada para ir além dos riscos negativos de um projeto, ajudando você a identificar também os pontos-fortes da sua iniciativa. Ao trabalhar para maximizá-los, você pode ter uma vantagem sobre seus concorrentes.
Para fazer uma análise SWOT completa, você precisa estudar seu projeto sob a ótica de cada letra da sigla. Busque avaliar novas maneiras de melhorar o seu planejamento e de melhorar preparar a sua equipe. Para isso, faça perguntas como as seguintes:
- Forças: o que nós fazemos bem?
- Fraquezas: o que pode ser melhorado?
- Oportunidades: quais são nossos objetivos para este trimestre?
- Ameaças: onde nossos competidores estão se dando melhor?
A partir dessa avaliação, você terá um melhor entendimento de onde a sua empresa e o seu projeto estão em relação aos concorrentes. Ao avaliar suas forças e fraquezas, você pode desenvolver melhor seus projetos futuros e mitigar os seus riscos.
Brainstorming
O brainstorming geralmente funciona como um ótimo primeiro passo para identificar riscos. Estude técnicas de tempestade de ideias e aplique a técnica para ajudar sua equipe a identificar riscos, manter a agilidade e mitigar dificuldades.
Apesar do brainstorming ter uma boa fama como um método de gerar novas ideias, ele nem sempre é visto como o mais eficaz. Para garantir que a técnica será aplicada da maneira mais efetiva, é necessário ter uma equipe que ofereça perspectivas diferentes, com visões variadas e habilidades complementares.
Essa abordagem colaborativa permite que sua equipe identifique uma lista mais abrangente de riscos, destacando diferentes problemas em potencial. Sua equipe ainda pode discutir quais riscos são mais relevantes e precisam ser priorizados com base em seu impacto em potencial e chance de ocorrer.
Registro de riscos
Um registro de risco é uma ferramenta usada para identificar e priorizar um risco. Ele deve incluir a chance de cada ameaça se concretizar, seu impacto para a organização e como evitá-la.
Por isso tudo que o registro de riscos é considerado um importante recurso na gestão de riscos de projeto. A ferramenta permite que você defina qual membro da equipe deve agir caso algum problema se concretize.
Um bom registro de riscos deve ter uma interface gráfica bem organizada, mostrando o tipo de risco, sua chance de acontecer, o nível de impacto ao seu negócio e a pessoa responsável por tomar uma ação — assim como a atitude que deve ser tomada.
Depois de completar seu registro de risco, você terá um documento constantemente atualizado para acompanhar seus projetos. Essa informação pode ser útil conforme você descobre ameaças. Desse modo, é possível reduzir os danos a longo prazo.
Como resolver riscos de projeto
Construída com base em metodologias e frameworks amplamente aceitos como Balanced Scorecard e COSO, a gestão do desempenho baseada em riscos é uma resposta aos modernos desafios relacionados a riscos e desempenho enfrentados nos dias de hoje.
Um elemento central nessa metodologia é a compreensão do termo “apetite de risco” e como a empresa pode operar conforme o seu “apetite aos riscos”. Para simplificar o entendimento, o site RBPM — que agrupa os trabalhos globais relacionados ao tema — propôs o diagrama que você observa abaixo:
Esse diagrama descreve um processo que vai desde a captura dos elementos de negócio fundamentais para um segmento ou organização até a entrega de valor aos acionistas. E entre esses dois pontos são listadas sete disciplinas fundamentais:
- Definição da estratégia;
- Gestão do desempenho;
- Gestão dos riscos;
- Alinhamento entre riscos e estratégia;
- Governança;
- Cultura;
- Comunicação.
No diagrama ainda aparece o elemento “apetite”, que não é considerado uma disciplina, mas é importante. Ele serve como uma cola que mantém as disciplinas unidas, pois influencia e é influenciado por cada uma delas.
Como podemos ver abaixo, podemos dividir o processo em dois grandes círculos. O da esquerda tem foco na definição e na execução da estratégia, enquanto o da direita foca na manutenção dos resultados obtidos e na incorporação dessas práticas na cultura da organização.
Em seu artigo “Perigos e promessas da gestão do desempenho baseada em riscos“, Gary Cokins comenta que tanto a gestão de riscos como a gestão do desempenho apresentam duas premissas em comum:
- Quanto menos incerteza a respeito do futuro, melhor
- Se você não pode medir, então não pode gerenciar
Com essas premissas, a metodologia pode ser desenvolvida com maior qualidade. Tome cuidado para identificar os riscos aplicados ao seu planejamento estratégico, sempre visando minimizar as suas incertezas.
Ao mesmo tempo, defina e monitore indicadores de desempenho para maximizar o controle, buscando ter todas as informações possíveis para possibilitar a tomada correta de decisões.
Conclusão
Em conclusão, a gestão de riscos de projeto é um elemento essencial para o sucesso de qualquer empreendimento. A identificação, análise e mitigação de riscos não só protegem os objetivos do projeto, como também proporcionam uma visão estratégica que permite maximizar oportunidades.
Utilizando ferramentas como a análise SWOT, brainstorming e o registro de riscos, as equipes podem se preparar melhor para enfrentar incertezas e minimizar os impactos negativos. Além disso, a compreensão do “apetite de risco” da organização é crucial para alinhar riscos à estratégia empresarial.
Assim, ao adotar uma abordagem proativa e estruturada na gestão de riscos, sua equipe estará mais bem equipada para navegar pelos desafios e garantir a entrega de valor aos stakeholders.
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