Projetos de ECM estão entre as prioridades de organizações que buscam elevar a segurança e simplificar o acesso às informações, atender demandas regulatórias, otimizar processos e reduzir custos. Atualmente, o mercado disponibiliza diversas metodologias, ferramentas e técnicas para gerenciamento de projetos. No entanto, será que isso é suficiente para garantir o sucesso em Projetos de ECM?
Recentemente o Forrester apresentou os resultados de um estudo sobre projetos que envolvem a gestão da informação. Uma das estatísticas que mais chamou a atenção mostrou que 66% dos projetos são encerrados com algum tipo de falha. Além disso, o estudo mostrou que esse número vem se mantendo estável nos últimos anos.
As principais falhas em Projetos de ECM
Destacamos abaixo três situações que podem comprometer o sucesso de um projeto:
1. Gerenciamento inadequado das mudanças
Muitas vezes, na ansiedade de se resolver um problema, o planejamento da mudança acaba sendo negligenciado. Com isso, algumas questões importantes deixam de ser definidas:
- Quem será afetado?
- Quais os recursos requeridos?
- Qual o tempo necessário?
- Quanto vai custar?
Os projetos alteram a rotina da organização, por isso é fundamental que as atividades sejam planejadas. Também é crucial definir claramente os objetivos e metas, comunicar e prover suporte aos envolvidos, selecionar estratégias adequadas e definir meios para acompanhar os resultados.
2. Ausência do patrocinador
Todo projeto de ECM requer comprometimento e engajamento do patrocinador. Para que os objetivos sejam alcançados, não basta carregar o título e acompanhar o projeto a distância. É preciso que o patrocinador se envolva, participe das reuniões de trabalho, mostre os benefícios para os que serão impactados, esclareça dúvidas e tome decisões. Quando isso não acontece, a iniciativa perde a força e o alcance dos resultados fica comprometido.
3. Dificuldades no levantamento dos requisitos do projeto
Não entender ou não especificar corretamente os requisitos de um projeto ainda é bastante comum. Os projetos muitas vezes surgem para tratar um problema pontual. No entanto, a real necessidade pode ser mais ampla, envolvendo outras áreas ou processos de negócio.
Por exemplo, um projeto para automatizar a digitalização de documentos pode contemplar uma área. No entanto, outras áreas podem precisar reutilizar esse conteúdo. Ou seja, a demanda na verdade é maior. Por isso, é necessário compreender detalhadamente o escopo do projeto. Para evitar problemas dessa natureza, podem ser aplicadas técnicas como entrevistas, questionários, workshops, protótipos, entre outros.
Em resumo, existem algumas precauções que precisam ser levadas em consideração para evitar atrasos nos projetos, estouro de orçamento e o não atingimento dos objetivos esperados. Neste artigo foram citadas apenas três, mas certamente existem muitas outras.
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