Los proyectos de ECM están entre las prioridades de organizaciones que buscan elevar la seguridad y simplificar el acceso a las informaciones, atender demandas regulatorias, optimizar procesos y reducir costos. Actualmente, el mercado tiene a disposición diversas metodologías, herramientas y técnicas para gestión de proyectos. Sin embargo, ¿será que eso es suficiente para garantizar el éxito en Proyectos de ECM?
Recientemente Forrester presentó los resultados de un estudio sobre proyectos que vinculan la gestión de la información. Una de las estadísticas que más llamó la atención mostró que 66% de los proyectos son finalizados con algún tipo de falla. Además, el estudio mostró que ese número viene manteniéndose estable los últimos años.
Las principales fallas en Proyectos de ECM
Destacamos abajo tres situaciones que pueden comprometer el éxito de un proyecto:
- Gestión inadecuada de los cambios
Muchas veces, en la ansiedad de que se resuelva un problema, la planificación del cambio acaba siendo dejada de lado. Con eso, algunas cuestiones importantes dejan de ser definidas:
- ¿Quién será afectado?
- ¿Cuáles son los recursos requeridos?
- ¿Cuál es el tiempo necesario?
- ¿Cuánto va a costar?
Los proyectos alteran la rutina de la organización, por eso es fundamental que las actividades sean planificadas. También es crucial definir claramente los objetivos y metas, comunicar y proveer soporte a los involucrados, seleccionar estrategias adecuadas y definir medios para acompañar los resultados.
- Ausencia del patrocinador
Todo proyecto de ECM requiere compromiso y participación del patrocinador. Para que los objetivos sean alcanzados, no basta cargar el título y acompañar el proyecto a distancia. Es preciso que el patrocinador se involucre, participe en las reuniones de trabajo, muestre los beneficios para los que serán impactados, esclarezca dudas y tome decisiones. Cuando eso no sucede, la iniciativa pierde la fuerza y el alcance de los resultados queda comprometido.
- Dificultades en el levantamiento de los requisitos del proyecto
No entender o no especificar correctamente los requisitos de un proyecto aún es bastante común. Los proyectos muchas veces surgen para tratar un problema puntual. Sin embargo, la real necesidad puede ser más amplia, involucrando otras áreas o procesos de negocio.
Por ejemplo, un proyecto para automatizar la digitalización de documentos puede contemplar un área. Sin embargo, otras áreas pueden precisar reutilizar ese contenido. O sea, la demanda en realidad es mayor. Por eso, es necesario comprender detalladamente el alcance del proyecto. Para evitar problemas de esa naturaleza, pueden ser aplicadas técnicas como entrevistas, cuestionarios, workshops, prototipos, entre otros.
Resumiendo, existen algunas precauciones que precisan ser llevadas en consideración para evitar atrasos en los proyectos, desborde de presupuesto y el no alcance de los objetivos esperados. En este artículo fueron citadas sólo tres, pero ciertamente existen muchas otras.
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