Solução permitiu à empresa estar em conformidade com requisitos da certificação ISO 9001 e otimizar o trabalho dos colaboradores.

A Randon Consórcios integra o braço de serviços das Empresas Randon, um dos maiores grupos privados do Brasil. Hoje, a empresa, que opera em seis segmentos de mercado, é uma das líderes de consórcios de pesados e está entre as maiores administradoras de consórcios de imóveis. Em 29 anos, a empresa acumula mais de 170 mil cotas comercializadas e cerca de 80 mil cotas contempladas, o que representa aproximadamente R$ 7,5 bilhões em créditos distribuídos a milhares de consorciados.

O Desafio

A Randon Consórcios precisava de uma solução para agilizar a comunicação e facilitar o acesso e o gerenciamento das informações, evitando a necessidade de impressão de distribuição de documentos pelos postos de trabalho, enquanto atendia aos requisitos da certificação ISO 9001.

A Solução

Após processo de avaliação, considerando os rigorosos requisitos regulamentares da ISO, a Randon Consórcios adotou o SE Action Plan e SE Document, módulos do SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), uma plataforma de soluções corporativas para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar.

O SE Action Plan auxilia as organizações a otimizar o ciclo de vida de todo o Plano de Ação, desde seu registro inicial até sua aprovação, mantendo a comunicação da equipe e melhorando a colaboração através do controle centralizado do planejamento, execução e monitoramento de tarefas.

O SE Document é uma solução para a gestão eletrônica de documentos que faz todo o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte.

Os Resultados

Com o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite 2.0) a Randon aumentou a eficiência dos processos e o controle das operações. A companhia melhorou as práticas organizacionais com a ferramenta, agilizando a comunicação, o gerenciamento das informações, atendendo os requisitos da certificação ISO 9001.

Gabriela Ricardo dos Reis, do setor de Qualidade da companhia, relata que as facilidades do controle e gerenciamento das tarefas a serem executadas permitem controlar prazos e acompanhar a execução dos processos.

“Todos os funcionários têm acesso eletrônico aos documentos e procedimentos, com isso facilitamos o acesso às informações, evitamos a necessidade de impressão de distribuição dos documentos pelos postos de trabalho e a cada revisão o sistema emite notificações aos usuários, o que permite agilidade na comunicação das alterações e disseminação das modificações realizadas”, afirma Gabriela.

Com a ferramenta, o setor de Qualidade consegue rapidamente verificar o status das ações através de relatórios. Quanto a gestão de documentos, o SE Suite permite o controle sobre quaisquer alterações, evitando retrabalhos e aumentando a eficiência do processo.

“Seria muito mais complexo se não utilizássemos o sistema. O tempo dispendido para isso se tornaria muito maior e, por consequência, seria uma atividade mais cara e, quanto mais o sistema puder apoiar e agilizar o nosso trabalho, mais tempo teremos para dedicar a atividades de melhoria e inovação que podem trazer grandes benefícios à empresa”, conta Gabriela.

Segundo Gabriela, os módulos SE Action Plan e SE Document estão alinhados aos requisitos da certificação ISO 9001, permitindo que os funcionários da Randon Consórcios utilizem o sistema sem necessidade de controles paralelos.

“Como todos os funcionários têm acesso eletrônico ao sistema, eles podem facilmente acessar documentos, procedimentos e informações sobre os processos. A facilidade de controle e geração de relatórios permite rapidez e agilidade para acessar dados, planos de ação e documentos, com um dashboard amigável que facilita a apresentação aos auditores”.

A solução foi implantada pela ITSX, parceira comercial da SoftExpert e, segundo Gabriela, atendeu com eficiência as demandas da equipe para adequação aos processos existentes na Randon. “A equipe de consultores da ITSX se mostrou bastante capacitada e disposta a auxiliar na resolução de problemas com rapidez e eficácia”, complementa Gabriela.

Próximos Passos

A Randon Consórcios pretende ampliar o escopo do projeto e implantar em mais áreas da sua operação. O objetivo é integrar outras áreas da gestão ao uso do sistema, vemos oportunidade de ampliar o uso da ferramenta para tratamento de reclamações de cliente do SAC e ouvidoria. Além disso vamos passar a adotar o SE Action Pack para mapeamento dos processos. Já avaliamos também o uso do modulo de gestão de riscos e indicadores.

Saiba mais:

Você pode saber mais sobre a certificação ISO 9001 acessando o site da International Organization for Standardization (ISO).

Para conhecer a solução da SoftExpert que gerencia, acompanha e reporta facilmente todos os indicadores da qualidade em tempo real, garantindo conformidade com a ISO, acesse o site do SoftExpert Excellence Suite.

Lá, você também encontra um repositório de conhecimento com diversos eBooks, Webinars e White Papers sobre os mais diversos temas sobre gestão.