Solución permitió que la empresa estuviese en conformidad con requisitos de la certificación ISO 9001 y optimizar el trabajo de los colaboradores.

Randon Consórcios integra el brazo de servicios de las Empresas Randon, uno de los mayores grupos privados de Brasil. Hoy, la empresa, que opera en seis segmentos de mercado, es una de las líderes de consorcios de pesados y está entre las mayores administradoras de consorcios de inmuebles. En 29 años, la empresa acumula más de 170 mil cuotas comercializadas e cerca de 80 mil cuotas contempladas, lo que representa aproximadamente R$ 7,5 mil millones en créditos distribuidos a millares de consorciados.

El Desafío

Randon Consórcios precisaba una solución para agilizar la comunicación y facilitar el acceso y la gestión de las informaciones, evitando la necesidad de impresión de distribución de documentos por los puestos de trabajo, mientras atendía los requisitos de la certificación ISO 9001.

La Solución

Después de proceso de evaluación, considerando los rigurosos requisitos reglamentarios de la ISO, Randon Consórcios adoptó SE Action Plan y SE Document, módulos de SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), una plataforma de soluciones corporativas para la excelencia en la gestión, mejora de procesos y conformidad reglamentaria.

SE Action Plan ayuda a las organizaciones a optimizar el ciclo de vida de todo el Plan de Acción, desde su registro inicial hasta su aprobación, manteniendo la comunicación del equipo y mejorando la colaboración a través del control centralizado de la planificación, ejecución y monitorización de tareas.

SE Document es una solución para la gestión electrónica de documentos que hace toda la gestión del ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta su archivado o descarte.

Los Resultados

Con SoftExpert Excellence Suite (SE Suite 2.0) Randon aumentó la eficiencia de los procesos y el control de las operaciones. La compañía mejoró las prácticas organizacionales con la herramienta, agilizando la comunicación, la gestión de las informaciones, atendiendo los requisitos de la certificación ISO 9001.

Gabriela Ricardo dos Reis, del sector de Calidad de la compañía, relata que las facilidades del control y la gestión de las tareas a ser ejecutadas permiten controlar plazos y acompañar la ejecución de los procesos.

“Todos los funcionarios tienen acceso electrónico a los documentos y procedimientos, con eso facilitamos el acceso a las informaciones, evitamos la necesidad de impresión y distribución de los documentos por los puestos de trabajo y a cada revisión el sistema emite notificaciones para los usuarios, lo que permite agilidad en la comunicación de las alteraciones y diseminación de las modificaciones realizadas”, afirma Gabriela.

Con la herramienta, el sector de Calidad consigue rápidamente verificar el status de las acciones a través de informes. Cuanto a la gestión de documentos, SE Suite permite el control sobre cualesquiera alteraciones, evitando retrabajos y aumentando la eficiencia del proceso.

“Sería mucho más complejo si no utilizásemos el sistema. El tiempo gastado para eso se haría mucho mayor y, por consecuencia, sería una actividad más cara y, cuanto más el sistema pueda apoyar y agilizar nuestro trabajo, más tiempo tendremos para dedicarnos a actividades de mejora e innovación que pueden traer grandes beneficios a la empresa”, cuenta Gabriela.

Según Gabriela, los módulos SE Action Plan y SE Document están alineados a los requisitos de la certificación ISO 9001, permitiendo que los funcionarios de Randon Consórcios usen el sistema sin necesidad de controles paralelos.

“Como todos los funcionarios tienen acceso electrónico al sistema, ellos pueden fácilmente acceder a documentos, procedimientos e informaciones sobre los procesos. La facilidad de control y generación de informes permite rapidez y agilidad para acceder a dados, planes de acción y documentos, con un dashboard amigable que facilita la presentación a los auditores”.

La solución fue implantada por ITSX, aliada comercial de SoftExpert y, según Gabriela, atendió con eficiencia las demandas del equipo para adecuación a los procesos existentes en Randon. “El equipo de consultores de ITSX se mostró bastante capacitado y dispuesto a ayudar en la resolución de problemas con rapidez y eficacia”, complementa Gabriela.

Próximos Pasos

Randon Consorcios pretende ampliar el alcance del proyecto e implantar en más áreas de su operación. El objetivo es integrar otras áreas de la gestión para el uso del sistema, viendo la oportunidad de ampliar el uso de la herramienta para tratamiento de reclamos de clientes del SAC y oidoría. Además van a adoptar SE Action Pack para mapeo de los procesos. Ya han evaluado también el uso del módulo de gestión de riesgos e indicadores.

Sepa más:

Usted puede saber más sobre la certificación ISO 9001 visitando el sitio web de la International Organization for Standardization (ISO).

Para conocer la solución de SoftExpert que administra, acompaña y reporta fácilmente todos los indicadores de calidad en tiempo real, garantizando conformidad con la ISO, visite el sitio web de SoftExpert Excellence Suite.

Allí, usted también encontrará un repositorio de conocimiento con diversos eBooks, Webinars y White Papers sobre los más diversos temas sobre gestión.

Rodrigo Brum

Autor

Rodrigo Brum

Gestor de comunicación en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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