Quando nos vemos diante de um problema é muito comum tentarmos solucioná-lo olhando para seus sintomas. É algo que vem do instinto humano. No entanto, este tipo de abordagem tem um efeito parcial ou temporário. Sem tratar a causa raiz, é possível que o problema volte a se repetir, o que é conhecido como reincidência.
Este tipo de situação ocorre no meio corporativo frequentemente, exigindo um método eficaz que ajude a resolver os problemas que surgem no dia a dia. É aí que entra em cena os 5 Porquês.
O que é o método dos 5 Porquês?
5 Porquês é um método de análise simples e ao mesmo tempo poderoso, que ajuda a identificar a causa raiz de um problema. Criado por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries, o método foi amplamente aplicado em outra empresa do grupo conhecida mundialmente, a Toyota Motor, o que contribuiu para que se tornasse bastante popular na indústria automotiva como um todo. Por essa razão, muitas pessoas ainda acreditam que esta é uma ferramenta específica para o setor automotivo. A verdade é que empresas de qualquer tamanho ou segmento podem aplicar os 5 Porquês para solucionar problemas e implementar ações corretivas.
Como aplicar os 5 Porquês?
A aplicação dos 5 Porquês é bastante simples: ao identificar um problema, pergunta-se “por que” por cinco vezes, até chegar a causa do problema. É importante esclarecer que “cinco” é apenas um número sugerido pelo método. Existirão casos em que será necessário continuar além das cinco perguntas, assim como também existirão casos em que será possível chegar a causa raiz do problema antes do quinto por que. A grande vantagem desde método é permitir ir além do que é óbvio e chegar as causas que inicialmente não estão visíveis. Essa característica de simplicidade o torna uma das ferramentas mais utilizadas quando se trata de buscar a causa raiz de um problema.
Para que você tenha sucesso aplicando o método 5 Porquês é importante estar atento a alguns pontos:
- Não tente resolver tudo sozinho. É importante contar com uma equipe que conheça bem o processo e os detalhes do problema que precisa ser corrigido. É importante que esta equipe tenha um facilitador, que possa orientar os demais participantes e ajude a manter o foco na identificação das causas.
- O segundo ponto é descrever o problema, para que todos entendam com clareza o que está acontecendo. Muitas vezes mediante uma análise de informações (documentos, registros, e-mails) ou se deslocando até o local, a própria equipe pode observar o problema acontecendo. Com vários olhares sobre o mesmo foco, evita-se que detalhes importantes passem despercebidos.
- Em seguida, a equipe pode começar perguntando “Por que este problema aconteceu?”. Um equívoco que muitas equipes cometem neste momento é responder esta pergunta com suposições ou hipóteses. Isso acontece principalmente com quem está iniciando com o método e pode levar a equipe a perseguir problemas imaginários. Por isso, é importante que cada resposta seja fundamentada em uma evidência.
- Repita a pergunta “Por que” até chegar à causa raiz do problema. Como dito anteriormente, cinco é apenas uma referência. Em determinados problemas você precisará repetir a pergunta mais de cinco vezes, enquanto em outros, será possível determinar a causa raiz do problema antes disso.
- Outro ponto que costuma causar confusão para quem está iniciando com o 5 Porquês, é saber o momento correto de encerrar as perguntas e finalizar a análise. Isso geralmente ocorre quando a pergunta é feita e não se chega a uma resposta com evidências.
- Uma vez identificada a causa raiz do problema, a equipe deve definir quais ações devem ser tomadas para corrigir o problema e evitar que ele volte a se repetir.
Exemplo prático de aplicação dos 5 Porquês
Até o momento vimos todo o conceito por traz do funcionamento dos 5 Porquês. A seguir temos um exemplo prático de aplicação desta ferramenta para facilitar o entendimento:
Problema: Peças com pintura incompleta
- Por quê? Cabine de pintura desligou em meio ao processo
- Por quê? Faltou energia elétrica
- Por quê? Disjuntor desarmando
- Por quê? Fiação derreteu e entrou em curto
- Por quê? O cabeamento instalado era inadequado (Causa raiz)
Agora fazendo o caminho inverso é possível validar a lógica: O cabeamento de energia era inadequado, o que causou superaquecimento fazendo a proteção plástica derreter e a fiação entrar em curto, desarmando o disjuntor e interrompendo a operação da cabine, fazendo com que o processo de pintura não fosse concluído.
Com a identificação da causa raiz, a equipe deve discutir e definir quais ações serão implementadas para evitar que o problema volte a ocorrer. Neste caso, substituir o cabeamento de energia por outro que atenda às recomendações do fabricante da cabine da pintura. A equipe deverá monitorar a implementação destas ações corretivas e avaliar se elas foram eficazes e realmente eliminaram a causa do problema. Se o problema persistir, o método dos 5 Porquês deve ser repetido.
Conclusão
Como foi possível observar ao longo do artigo, 5 Porquês é uma ferramenta simples, mas altamente eficaz. A combinação de uma equipe que conheça o método e os processos de uma organização,torna-se um aspecto valioso quando se trata da identificação de causas e resolução de problemas.
Para saber mais sobre este tema, convido você a conhecer o SoftExpert Problema, uma ferramenta que automatiza a aplicação do método 5 Porquês e ajuda a resolver os problemas do dia a dia com maior eficiência!