Quando nos vemos diante de um problema é muito comum tentarmos solucioná-lo olhando para seus sintomas. É algo que vem do instinto humano. No entanto, este tipo de abordagem tem um efeito parcial ou temporário. Sem tratar a causa raiz, é possível que o problema volte a se repetir, o que é conhecido como reincidência.

Este tipo de situação ocorre no meio corporativo frequentemente, exigindo um método eficaz que ajude a resolver os problemas que surgem no dia a dia. É aí que entra em cena os 5 Porquês.

O que é o método dos 5 Porquês?

5 Porquês é um método de análise simples e ao mesmo tempo poderoso, que ajuda a identificar a causa raiz de um problema. Criado por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries, o método foi amplamente aplicado em outra empresa do grupo conhecida mundialmente, a Toyota Motor, o que contribuiu para que se tornasse bastante popular na indústria automotiva como um todo. Por essa razão, muitas pessoas ainda acreditam que esta é uma ferramenta específica para o setor automotivo. A verdade é que empresas de qualquer tamanho ou segmento podem aplicar os 5 Porquês para solucionar problemas e implementar ações corretivas.

Como aplicar os 5 Porquês?

A aplicação dos 5 Porquês é bastante simples: ao identificar um problema, pergunta-se “por que” por cinco vezes, até chegar a causa do problema. É importante esclarecer que “cinco” é apenas um número sugerido pelo método. Existirão casos em que será necessário continuar além das cinco perguntas, assim como também existirão casos em que será possível chegar a causa raiz do problema antes do quinto por que. A grande vantagem desde método é permitir ir além do que é óbvio e chegar as causas que inicialmente não estão visíveis. Essa característica de simplicidade o torna uma das ferramentas mais utilizadas quando se trata de buscar a causa raiz de um problema.

Para que você tenha sucesso aplicando o método 5 Porquês é importante estar atento a alguns pontos:

  • Não tente resolver tudo sozinho. É importante contar com uma equipe que conheça bem o processo e os detalhes do problema que precisa ser corrigido. É importante que esta equipe tenha um facilitador, que possa orientar os demais participantes e ajude a manter o foco na identificação das causas.
  • O segundo ponto é descrever o problema, para que todos entendam com clareza o que está acontecendo. Muitas vezes mediante uma análise de informações (documentos, registros, e-mails) ou se deslocando até o local, a própria equipe pode observar o problema acontecendo. Com vários olhares sobre o mesmo foco, evita-se que detalhes importantes passem despercebidos.
  • Em seguida, a equipe pode começar perguntando “Por que este problema aconteceu?”. Um equívoco que muitas equipes cometem neste momento é responder esta pergunta com suposições ou hipóteses. Isso acontece principalmente com quem está iniciando com o método e pode levar a equipe a perseguir problemas imaginários. Por isso, é importante que cada resposta seja fundamentada em uma evidência.
  • Repita a pergunta “Por que” até chegar à causa raiz do problema. Como dito anteriormente, cinco é apenas uma referência. Em determinados problemas você precisará repetir a pergunta mais de cinco vezes, enquanto em outros, será possível determinar a causa raiz do problema antes disso.
  • Outro ponto que costuma causar confusão para quem está iniciando com o 5 Porquês, é saber o momento correto de encerrar as perguntas e finalizar a análise. Isso geralmente ocorre quando a pergunta é feita e não se chega a uma resposta com evidências.
  • Uma vez identificada a causa raiz do problema, a equipe deve definir quais ações devem ser tomadas para corrigir o problema e evitar que ele volte a se repetir.

Exemplo prático de aplicação dos 5 Porquês

Até o momento vimos todo o conceito por traz do funcionamento dos 5 Porquês. A seguir temos um exemplo prático de aplicação desta ferramenta para facilitar o entendimento:

Problema: Peças com pintura incompleta

  1. Por quê? Cabine de pintura desligou em meio ao processo
  2. Por quê? Faltou energia elétrica
  3. Por quê? Disjuntor desarmando
  4. Por quê? Fiação derreteu e entrou em curto
  5. Por quê? O cabeamento instalado era inadequado (Causa raiz)

Agora fazendo o caminho inverso é possível validar a lógica: O cabeamento de energia era inadequado, o que causou superaquecimento fazendo a proteção plástica derreter e a fiação entrar em curto, desarmando o disjuntor e interrompendo a operação da cabine, fazendo com que o processo de pintura não fosse concluído.

Com a identificação da causa raiz, a equipe deve discutir e definir quais ações serão implementadas para evitar que o problema volte a ocorrer. Neste caso, substituir o cabeamento de energia por outro que atenda às recomendações do fabricante da cabine da pintura. A equipe deverá monitorar a implementação destas ações corretivas e avaliar se elas foram eficazes e realmente eliminaram a causa do problema. Se o problema persistir, o método dos 5 Porquês deve ser repetido.

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Conclusão

Como foi possível observar ao longo do artigo, 5 Porquês é uma ferramenta simples, mas altamente eficaz. A combinação de uma equipe que conheça o método e os processos de uma organização,torna-se um aspecto valioso quando se trata da identificação de causas e resolução de problemas.

Para saber mais sobre este tema, convido você a conhecer o SoftExpert Problema, uma ferramenta que automatiza a aplicação do método 5 Porquês e ajuda a resolver os problemas do dia a dia com maior eficiência!

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Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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