Como fazer a transição para uma nova ferramenta de gestão

Agora que já conhecemos as 10 perguntas a fazer antes de comprar uma nova ferramenta de gestão e os 7 passos para convencer executivos a adotar uma nova ferramenta de gestão, que tal discutirmos como fazer a transição para uma nova ferramenta de gestão?

Se você é um profissional do setor de TI, então está vivendo em dias de glória não é mesmo? Tem a sua disposição uma vasta gama de desenvolvedores de produtos que trabalham incansavelmente para suprir todas suas necessidades.

Todas essas ferramentas prometem ótima usabilidade e, ao mesmo tempo, resultados estratosféricos de sucesso enquanto mantem os gastos tão baixos que o CEO da sua empresa irá transformá-lo em funcionário da década!

E tudo que você tem que fazer para isso acontecer é desembolsar uma grana, solicitar licenças de uso e, depois, relaxar e assistir tudo funcionar como um belo conto de fadas.

Mas todos nós sabemos que as coisas não funcionam dessa maneira.

Um bom processo de transição é importante

A transição bem-sucedida para uma nova ferramenta, não depende somente do fornecedor da nova solução. Ela depende de você. Isso mesmo, depende de VOCÊ.

Você é a ponte entre o sistema velho e o sistema novo. Você precisa ser o “dono” dessa transição e o líder que guiará sua empresa nesse processo de mudança.

Essa evolução não significa apenas aprender onde clicar, significa fazer a nova ferramenta parte da cultura da empresa.

A nova ferramenta deve não só alinhar, mas também melhorar os fluxos de trabalho e processos existentes. Se você falhar, a ferramenta não vai vingar e você pode virar o alvo desse fracasso –  já que a ideia de mudar de ferramenta foi sua.

Não precisa ser dolorido

A transição não precisa ser um processo doloroso, e o medo dessa “dor” não pode lhe impedir de fazer mudanças tão necessárias.

Seguem alguns pontos chave para garantir que você se afaste do velho modo de gestão e desfrute dos benefícios da nova solução.

Saiba o que necessita desde o começo

O processo de transição começa na etapa de consideração. Antes mesmo de você começar a pesquisar novas soluções, você tem que definir claramente quais problemas precisa sanar e os benefícios que espera em troca.

Faça uma lista com todos eles e se possível, coloque um valor aos benefícios. Dessa maneira, você terá algo para comparar contra o custo de implantação e o uso continuo da nova ferramenta.

Se você não tem certeza do que necessita que a ferramenta entregue, então como vai saber se suas expectativas estão sendo atendidas ou não?

É bem simples: saiba quais são suas expectativas, faça uma lista, atribua valores e calcule a diferença. Definindo seus objetivos, você terá benefícios duradouros.

Gerencie a transição como um projeto

A introdução ou remoção de um software deve ser gerenciado como um projeto. Parece extremamente óbvio, mas a maior causa de fracasso em programas de mudança é a falta de planejamento.

A transição para uma nova ferramenta vai demandar recursos como pessoas, tempo (principalmente o seu), dinheiro e, possivelmente, equipamentos.

Se você tratar a gestão de mudança como uma atividade que você agendará em torno de suas outras tarefas quando o tempo permitir, sem dúvida alguma, não obterá êxito.

Tempo é tudo

Também pense quando fará a migração. Equipes com prazos apertados  não serão receptivas a mudança se tentar trocar suas ferramentas aos 45 minutos do 2º tempo.

Você provavelmente está introduzindo a nova ferramenta para ajudar a gerenciar a carga de trabalho intensiva mas, mesmo assim, algumas épocas para fazer essa mudança são melhores que outras.

Não esqueça de planejar tempo suficiente para testes e treinamento. Isso pode parecer caro, mas você imagina o custo de uma implantação mal feita ou com falhas?

Escolha seus capitães

Se o processo de transição não tem responsáveis, ele certamente irá falhar. Também é necessário patrocínio de alguém da alta gerencia da empresa, porque na maioria das vezes, vários departamentos serão impactados.

Se você realmente não sabe quais são esses departamentos, você precisa descobrir o mais rápido possível e os trazer para o seu lado. E sim, você é o capitão principal, mas não vai conseguir essa transição sozinho.

 Prepare o terreno

Com exceção de pular a etapa de planejamento, a pior coisa que você pode fazer ao introduzir qualquer tipo de mudança é simplesmente informar que haverá uma mudança e esperar que todos reajam favoravelmente.

Até a melhor equipe de futebol do mundo precisa de um tempo para aquecer. Não importa se está introduzindo uma ferramenta que irá melhorar drasticamente a maneira em que todos trabalham. Se você simplesmente introduzir uma nova ferramenta sem nenhum aviso, não espere muitas vantagens ou pessoas felizes.

A transição é uma mudança – e pessoas não gostam de mudanças ainda mais quando elas chegam de surpresa. Converse com todos e explique os motivos.

Explique os benefícios que virão ao usar a nova ferramenta, e como cada um tem o papel importante na motivação dos demais funcionários. Tente fazer uma reunião de kick-off para introduzir a nova ferramenta. Mostre a toda equipe as maneiras em que a nova ferramenta vai melhorar o trabalho de todos.

Transferência de dados

Sua empresa provavelmente tem uma grande quantidade de dados históricos e atuais de grande importância. Sendo assim, devemos pensar nas seguintes questões:

  • Os dados serão facilmente transferidos para a nova solução?
  • Se não transferirem diretamente, irá demandar grande esforço manual para sincronizar?
  • Todos os dados tem que ser transferidos para a nova solução ou a nova solução será usada somente para novos projetos?

Implantação em fases

Pode ser tentador popular a nova ferramenta com todos os seus projetos atuais e forçar todos a usarem a solução.

Isso pode dar certo se todos usuários foram treinados e todos problemas de adaptação foram solucionados durante a etapa de testes. Mas se isso não acontecer, tenha muito cuidado ou a transição pode ir por água abaixo.

Comece com um ou dois projetos ou tarefas administrativas que não são muito críticas. Também, use um grupo seleto de colaboradores que foram devidamente treinados.

Mesmo que a ferramenta tenha a interface mais intuitiva do planeta, usuários novos precisarão de um tempo para se adaptar.

Como fazer a transição para uma nova ferramenta

Escolha o fornecedor que vai fazer parte da sua equipe

Sem dúvida alguma, todos vendedores que conheceu durante o processo de pré-vendas fizeram de tudo para responder suas perguntas e sanar suas dúvidas até o momento em que você entregou a eles o seu dinheiro. Mas e agora?

O fornecedor que você escolheu vai ficar ao seu lado durante a batalha da transição? Se a resposta for “não”, então procure um fornecedor que ficará.

Podem até existir ótimos manuais de ajuda online e um helpdesk automatizado que você pode acionar quando as coisas não funcionam. Mas, o sucesso da transição aumenta exponencialmente quando você tem um expert junto à sua equipe.

Pode ser que você tenha que escolher uma solução com o preço um pouco mais alto para ter esse nível de suporte. Mas, se você acha que isso é um gasto desnecessário, você sabe qual é o preço que uma transição malsucedida?

Siga em frente!

A implementação de uma ferramenta nunca acaba. Haverá (pelo menos deveriam haver) atualizações e novas funcionalidades para as quais sua empresa precisará de tempo para se familiarizar. Considere treinamentos sempre que for necessário.

Mesmo quando todos os membros de sua equipe já tiverem configurado suas contas e tiverem usando a solução, o seu trabalho não está concluído. Na verdade, ele só está começando.

Gus Oliveira

Autor

Gus Oliveira

Gustavo Oliveira é graduado em Administração de Empresas e em Economia pela Universidade de Massachusetts - Dartmouth (EUA). Gustavo possui experiência na indústria de software para excelência empresarial e também na área financeira e de desenvolvimento de negócios, atuando em grandes empresas nos Estados Unidos e no Brasil como analista financeiro, consultor de estratégia de negócios e consultor sênior de projetos.

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