Crear el presupuesto de un proyecto es una de las tareas más desafiantes que el gestor de proyecto enfrentará durante el proceso de planificación. La habilidad de crear un presupuesto de proyecto eficiente, es una de las aptitudes esenciales para cualquier gestor de proyecto, pero eso puede ser una tarea horrible, principalmente para gestores iniciantes.

El presupuesto de proyecto es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período específico para obtener resultados específicos. Es la estimativa detallada de todos los costos necesarios para completar las tareas del proyecto.

La buena noticia es que un buen y eficiente presupuesto puede ser fácilmente creado, principalmente, cuando usted sabe lo que debe ser incluido. Entonces, ¿qué debe ser incluido en el presupuesto?

Costos directos

Los costos directos son aquellos gastos que son directamente relacionados al proyecto y pueden ser identificados, mensurados y controlados con precisión. En un proyecto, los costos directos son referentes a materiales y mano de obra que son aplicados directamente y exclusivamente en la ejecución del proyecto en cuestión.

Un ejemplo de costo directo sería la subcontratación de mano de obra específica para la ejecución de una actividad de un proyecto.

Costos indirectos

Los costos indirectos son aquellos costos que ayudan a la empresa a realizar sus actividades diarias, pero no pueden ser fácilmente rastreadas. Siendo así, esos costos no pueden ser vinculados a un proyecto o servicio específico.

Ejemplos de costos indirectos incluyen:

  • Alquiler
  • Agua, luz, teléfono, internet
  • Servicio de seguridad y limpieza patrimonial
  • Mantenimiento de máquinas

Costos fijos y variables

Los costos fijos son aquellos que no alteran el valor, independientemente de la duración del proyecto. Vamos a imaginar que su empresa está haciendo un proyecto en una vía pública y le gustaría hacer una campaña publicitaria divulgando los beneficios de la obra.

Su gasto con esa campaña publicitaria es un costo fijo, ya que no va a alterar si hubiere atraso en la entrega de la obra.

Ya los costos variables variarán relativamente a unidades utilizadas durante el proyecto. Usando el mismo ejemplo de la obra en una vía pública, si su empresa precisó alquilar una máquina para ejecutar parte de la obra, y hubiere un atraso, los gastos con el alquiler de esa máquina aumentarán.

De la misma forma, si la obra acaba antes del plazo previsto, sus gastos con el alquiler de la máquina disminuirán.

Mano de obra y materiales

El costo de mano de obra es la suma de todos los salarios abonados a los funcionarios involucrados en el proyecto, además de beneficios e impuestos abonados por el empleador. Esos costos también pueden ser divididos y clasificados como costo directo e indirecto.

Ya los costos de materiales se refieren a todo valor invertido en materia prima para la ejecución del proyecto. En un proyecto de construcción de un predio, eso puede incluir; cemento, ladrillos, materiales hidráulicos, materiales eléctricos, etc.

El costo de materiales sumado al costo de mano de obra le ayudará a determinar el costo total de ejecución del proyecto.

Costos de viajes

Si usted está planificando un proyecto que exige algún tipo de viaje, eso también debe ser incluido en su planificación presupuestaria. Esos gastos son aquellos asociados con el viaje en el que el objetivo está directamente vinculado a actividades directas del proyecto.

Ejemplos de costos de viajes incluyen: viajes aéreos y transportes locales, alquiler de vehículos, hospedaje y alimentación (durante el viaje). ¡Pero esté atento! Los gastos extravagantes, lujosos y de uso personal no deben ser incluidos.

En ese caso, es siempre bueno imponer un límite diario que puede ser gastado.

Sepa más:

Para saber más sobre los presupuestos, lea este artículo y conozca las 6 ventajas de elaborar un presupuesto para tu emprendimiento.

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Gus Oliveira

Autor

Gus Oliveira

Gustavo Oliveira es graduado en Administración de Empresas y en Economía por la Universidad de Massachusetts - Dartmouth (EE.UU.). Tiene experiencia en la industria de software para excelencia empresarial, en el área financiera y de desarrollo de negocios, actuando en grandes empresas en Estados Unidos y en Brasil como: analista financiero, consultor de estrategia de negocios y consultor senior de proyectos.

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