Existen varios factores que determinan el éxito de un sistema de gestión y el mantenimiento de la conformidad en una empresa. Mantener un programa de auditoría interna es uno de ellos. ¿Pero qué garantiza que su programa de auditoría será efectivo? La planificación del programa, las etapas de la auditoría y, especialmente, la estructuración de un equipo de auditores internos son algunos de los puntos decisivos.
¿Pero cuál debe ser el tamaño del equipo de auditores? ¿Cuál será el perfil de los auditores? ¿Cómo ellos serán capacitados? Estas son cuestiones importantes que las empresas deben considerar al estructurar su equipo de auditores internos.
Tamaño del equipo de auditores internos
Las organizaciones altamente dinámicas suelen beneficiarse de auditorías más frecuentes. Las organizaciones estáticas mantendrán un esquema más relajado. El nivel de intensidad y frecuencia de esas auditorías ayudará a determinar el tamaño del equipo de auditores internos.
Las auditorías más frecuentes suelen requerir un grupo mayor de auditores capacitados. Eso minimiza el tiempo total que cada auditor gasta en una auditoría y disminuye el desvío de las actividades diarias del auditor.
Independiente del tamaño del equipo, tener una estrategia de selección de auditores contribuirá bastante para garantizar la eficacia general de las auditorías y, más importante, la eficacia y la mejora del sistema de gestión.
El perfil deseado
Los integrantes del equipo de auditores internos deben tener un perfil bien específico. Conocer las cualidades que componen el perfil de un auditor interno ayuda a evaluar la situación actual de su equipo y, también, a reclutar y a seleccionar a los candidatos a auditores.
Las cualidades de un auditor interno:
- Demuestra integridad.
- Demuestra competencia y cuidado profesional.
- Es objetivo y libre de influencia indebida (independiente).
- Se alinea con las estrategias, objetivos y riesgos de la organización.
- Domina los recursos a su disposición.
- Demuestra cualidad y mejora continua.
- Se comunica efectivamente.
- Es perspicaz, proactivo y enfocado en el futuro.
- Promueve la mejora organizacional.
Pluralidad del equipo
Los auditores no deben tener responsabilidad dentro de las áreas que están auditando. Sin embargo, hay una ventaja estratégica en seleccionar a los auditores cuyos procesos de los departamentos se relacionan con las áreas que están auditando.
Por ejemplo: una persona de compras puede auditar el envío y el recibimiento de materiales, ingeniería puede auditar la manufactura y manufactura puede auditar la calidad o la revisión de contratos.
Auditar un departamento estrechamente conectado permite que los auditores obtengan un conocimiento más profundo de los procesos, lo que puede contribuir más tarde para mejorar y perfeccionar el sistema de gestión.
Capacitación de auditores internos
Para desarrollar un programa de auditoría eficaz y atender los requisitos de las normas, el equipo de auditores internos debe ser capacitado en la conducción de auditorías. La capacitación efectiva de auditores es probablemente una de las únicas oportunidades de mayor valor agregado que las empresas tienen con relación a sus sistemas de gestión.
La capacitación debe considerar la complejidad de las áreas a ser auditadas e incluir:
- La capacitación en los procesos auditados;
- La capacitación en los sistemas de auditoría interna de la empresa.
Los auditores y todos los funcionarios deben entender que las auditorías internas son auditorías del sistema, no auditorías de personas.
Los elementos del sistema de auditoría interna que pueden ser incluidos en la capacitación son listas de verificación específicas, formas de completar registros de auditoría y procedimientos básicos que controlan la función de auditoría interna. El resto de la capacitación debe concentrarse en metodologías de auditoría.
Ser capaz de capacitar internamente y rodar a los auditores internos trae beneficios adicionales. Volverse un auditor interno permite que un funcionario desempeñe un papel importante en el mantenimiento del sistema de gestión de la empresa, creando, así, variedad en el local de trabajo y aumentando potencialmente la satisfacción en el trabajo. Con eso en mente, algunas empresas usan su capacitación para rotar continuamente a los auditores internos.
Consideraciones finales
De todos los elementos que componen los sistemas de gestión de la ISO, la auditoría interna es lo que requiere más tiempo y esfuerzo después que el sistema está implementado. Aprovechar al máximo las auditorías internas creará una mayor participación de los funcionarios, mejorará la satisfacción en el trabajo y proveerá más oportunidades para mejora continua. Y eso sólo es posible con un equipo de auditores internos bien estructurado y capacitado.
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