¿Qué es la Metodología 8S y cómo aplicarla en su organización?

La metodología 8S es una evolución del programa 5S que tiene como objetivo ampliar las cualidades del popular método de organización y limpieza del espacio de trabajo. Adopta los mismos cinco sentidos del programa original, pero viene con tres nuevos elementos para mejorar el trabajo en equipo, reducir los desperdicios y aumentar la capacitación de los colaboradores.

Según el doctor en Ingeniería de Producción, José Abrantes, la metodología 8S es un programa de cambios de hábitos y comportamientos, algo que en inglés se llama Behaviour-Keeping. Con los tres nuevos sentidos, el programa se actualizó para la realidad social brasileña y para los comportamientos de los trabajadores del país.

A pesar de esto, la filosofía es bastante versátil, permitiendo su aplicación en industrias y empresas de cualquier sector o región del mundo. Al final, el programa 8S promueve entrenamientos para mejorar el comportamiento y los hábitos de los colaboradores, resultando en menor desperdicio, gastos menos variables y mayores ganancias.

Continúe leyendo este artículo para aprender más sobre la metodología 8S, sus beneficios y sus evoluciones en comparación con el programa 5S.

Beneficios de la metodología 8S

Al aplicar el 5S, las organizaciones ya tenían acceso a una serie de beneficios. Al final, el método fue diseñado para ofrecer un mayor sentido de utilización, organización, limpieza, estandarización y autodisciplina.

A través de los entrenamientos, los trabajadores pueden alcanzar mayor productividad, más seguridad, mejor calidad de los productos, menores costos y un ambiente de trabajo mejorado. En el programa 8S, todos estos beneficios se repiten, pero ahora con nuevas oportunidades como:

• Mayor colaboración. Al tener un sentido específicamente enfocado en la unión y la determinación, la metodología 8S permite la promoción de un ambiente de trabajo más enfocado y colaborativo.
• Trabajadores mejor capacitados. El programa tiene como principio enfatizar la necesidad de capacitación continua para desarrollar las habilidades de los colaboradores. Con esto, pueden mantenerse siempre actualizados para el desempeño de sus funciones.
• Menos desperdicio. La tercera gran novedad del 8S es la mejor optimización del uso de recursos. Esto permitirá que su empresa tenga finanzas más sostenibles, reduzca costos innecesarios y mejore la eficiencia operativa.

¿Qué significa cada uno de los 8 sentidos?

Los ocho sentidos de la metodología 8S incluyen cinco principios derivados del programa 5S. Son ellos:

• Seiri (Sentido de utilización). La filosofía de eliminar de su entorno de trabajo cualquier cosa que no sea necesaria para su ocupación. Para esto, se separan las herramientas, piezas e instrucciones necesarias de aquellas que no tienen utilidad.
• Seiton (Sentido de organización). Tome los objetos que quedaron y organícelos según su flujo de trabajo. Asegúrese de identificar las piezas y herramientas para facilitar su uso.
• Seiso (Sentido de limpieza). Este principio promueve una campaña de limpieza para mantener el área de trabajo libre de suciedad e impurezas.
• Seiketsu (Sentido de estandarización). La siguiente parte del proceso es implementar un ciclo de mejora continua en su organización. A partir de aquí, el Seiri, Seiton y Seiso deben convertirse en hábitos diarios.
• Shitsuke (Sentido de autodisciplina). El gestor debe trabajar para que todos los trabajadores de su equipo conquisten la autodisciplina de continuar el ciclo del 5S en sus rutinas. Los colaboradores deben esforzarse por aplicarlo regularmente.

 

Basado en estos cinco sentidos, se propusieron tres nuevos principios para adaptar mejor la metodología a las empresas brasileñas. Vea a continuación qué más compone el programa de la metodología 8S:

• Shikari Yaro (Sentido de determinación y unión). Promueve la participación de la alta dirección, que deberá cambiar sus actitudes primero para dar el ejemplo. La clave aquí está en acertar en la motivación, el liderazgo y la comunicación.
• Shido (Sentido de capacitación). La idea es incentivar la capacitación profesional y la educación humana. Este principio desarrolla profesionales más calificados y permite la recopilación de información para el resto de las etapas.
• Setsuyaku (Sentido de economía y combate a los desperdicios). Parte más importante del nuevo programa, solo se implementa cuando todos los otros sentidos ya están arraigados. Promueve la creación de un plan de reducción de desperdicios, incentivando la adopción de métodos reconocidos internacionalmente como el control estadístico de procesos (CEP), círculos de control de calidad (CCQ) y la filosofía del mantenimiento.

Cómo implementar el programa 8S

Ahora que ya sabe qué es la metodología 8S y qué significa cada uno de los sentidos, es hora de aplicarlos en su organización. Antes de comenzar a implementarlo, sin embargo, es importante saber el orden de los sentidos que debe seguirse:

1. Shikari Yaro (Sentido de determinación y unión);
2. Shido (Sentido de capacitación);
3. Seiri (Sentido de utilización);
4. Seiton (Sentido de organización);
5. Seiso (Sentido de limpieza);
6. Seiketsu (Sentido de estandarización);
7. Shitsuke (Sentido de autodisciplina);
8. Setsuyaku (Sentido de economía y combate a los desperdicios).

A continuación, vea el paso a paso para implementar el programa 8S en su empresa:

1. Planifique su curso de acción

Para comenzar, debe usar el sentido de determinación y dirección (Shikari Yaro) para organizar la implementación del programa y motivar a sus trabajadores a seguir en la misma dirección. Defina un equipo responsable del proyecto, la periodicidad de las reuniones y el lugar de estos encuentros. En esta fase, su equipo debe:

• Delimitar el alcance de la iniciativa;
• Definir puntos de contacto;
• Planificar la implementación del programa;
• Definir criterios de evaluación;
• Recopilar información;
• Crear el calendario de capacitaciones;
• Promover el programa dentro de la empresa.

2. Capacite a sus colaboradores

La siguiente etapa se encarga de los esfuerzos de preparación y educación para que su equipo tenga el conocimiento necesario para implementar el 8S con éxito. Este es el momento de garantizar que todos estén alineados con sus objetivos y responsabilidades.

Debe comunicar los objetivos del programa y explicar el plan de acción a todos los miembros de su equipo. Detalle cuáles son los pasos a seguir y los plazos para la implementación.

Conduzca sesiones de capacitación sobre los principios y prácticas de la metodología 8S. Intente variar las capacitaciones, adoptando talleres, seminarios y cursos en línea, de modo que atienda a los diferentes estilos de aprendizaje de sus empleados. 

3. Implemente utilización, organización y limpieza

Llegó la hora de ir a los pasos 3, 4 y 5: Seiri, Seiton y Seiso. En esta parte, volvemos a la planificación tradicional de la metodología 5S. Esta es una parte bastante operativa del proceso, pero también es cuando verá la mayor diferencia visual en el entorno de trabajo.

Cree un inventario detallado de sus piezas y herramientas. Determine qué usa en su trabajo y qué no es necesario para ejecutar sus funciones. Retire o deshágase de los elementos que no son necesarios, están desactualizados o rotos.

Luego, organice los elementos que quedaron de manera lógica y eficiente. Intente siempre minimizar el movimiento y maximizar la accesibilidad. Use etiquetas y herramientas de gestión visual para facilitar la identificación.

Por último, limpie su estación de trabajo. Realice limpiezas regulares, ya sea barriendo, aspirando o pasando un paño en las superficies. Inspeccione los equipos y herramientas para ver qué necesita mantenimiento. Mantenga un nivel riguroso de limpieza en el futuro.

4. Estandarice el sistema y desarrolle la autodisciplina

Llegamos a Seiketsu y Shitsuke, los pasos finales de la metodología 5S. Estos pasos son importantes para mantener las mejoras que alcanzamos a través de las primeras etapas, garantizando el éxito de la organización a largo plazo.

Debe crear estándares para mantener la organización y la limpieza que sus colaboradores han logrado. Desarrolle procesos claros y consistentes para sus tareas. Cree herramientas de gestión visual como listas de verificación, procedimientos operativos estándar (POP) y recursos visuales para garantizar la uniformidad.

Desarrolle una cultura de disciplina y mejora continua para no perder lo que ha conquistado con el 5S. Continúe promoviendo entrenamientos y campañas educativas para reforzar la importancia de los principios de la metodología. Ofrezca recompensas a los trabajadores que aplican y promueven constantemente los conceptos del programa.

5. Implemente un sentido de economía y reducción de desperdicios

Integre el principio de Setsuyaku dentro del proceso de implementación de la metodología 8S. Comience identificando áreas de ineficiencia en los procesos y prácticas actuales: vea dónde está perdiendo tiempo o gastando recursos en exceso.

Después de eso, desarrolle estrategias para minimizar el desperdicio. Puede optimizar flujos de trabajo, reducir etapas innecesarias o reutilizar materiales (cuando sea posible).

Busque crear una cultura de economía entre sus colaboradores, alentándolos a pensar de manera crítica sobre el uso de recursos. Pídales que identifiquen maneras de ser más eficientes en sus actividades diarias.

6. Monitoree y evalúe la efectividad de los entrenamientos

Asegúrese de que los programas de capacitación estén evolucionando de manera consistente para satisfacer las necesidades de su organización y de los colaboradores. Implemente un sistema para monitorear y evaluar la eficacia de los programas de capacitación.

Utilice los comentarios de los participantes para identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios.

Conclusión

La metodología 8S se presenta como una poderosa herramienta de transformación organizacional. No solo es capaz de optimizar los espacios físicos de trabajo, sino también los hábitos y comportamientos de los colaboradores.

Al incorporar los tres nuevos sentidos, el 8S va más allá de la simple organización y limpieza, promoviendo un ambiente de trabajo más colaborativo, capacitado y eficiente. Implementarla requiere un compromiso con la capacitación continua y la mejora constante, pero los resultados pueden ser sustanciales.

Su organización puede alcanzar mayor productividad, reducción de desperdicios y un aumento significativo en la calidad y la rentabilidad de la empresa. Si su compañía busca un cambio profundo y sostenible, la adopción del 8S puede ser el camino ideal para alcanzar esos objetivos.

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