L’amélioration continue est une philosophie de gestion dans laquelle un effort continu est fait pour améliorer les produits, services ou processus. Elle demande de la flexibilité de la part de la gestion, car elle stipule qu’il est nécessaire de faire des changements chaque fois que quelque chose ne fonctionne pas. Même lorsque tout fonctionne parfaitement, il est encore possible d’apprendre de cela et de mettre en œuvre des améliorations dans le prochain projet.
Ces petits ou grands changements doivent être faits à tout moment dans le cadre d’un processus d’amélioration continue. Il est important de prendre conscience que l’amélioration continue peut provenir à la fois d’optimisations incrémentales au fil du temps et d’une grande découverte ponctuelle.
Nous parlons d’une philosophie large et généralisée pour la gestion des affaires. Par conséquent, il existe une grande variété d’outils et de méthodes que vous pouvez utiliser pour l’appliquer dans votre entreprise.
Cela inclut : le cycle PDCA, Six Sigma, la méthodologie Kaizen, le diagramme d’Ishikawa, 5W2H et la matrice SWOT. Nous parlerons de tous ces termes plus en détail dans cet article.
Comment l’idée d’amélioration continue est apparue
Le concept d’amélioration continue des processus trouve ses racines au Japon après la Seconde Guerre mondiale. Avec la défaite dans le conflit, le pays asiatique a été occupé par les Forces Alliées entre 1945 et 1952 — ce qui a entraîné une grande présence de gestionnaires venus des États-Unis.
Après le conflit, les industries japonaises étaient dévastées, nécessitant un effort conjoint de reconstruction. C’est dans ce contexte qu’est née la méthodologie Kaizen, également connue sous le nom de lean manufacturing (fabrication allégée, dans une traduction libre).
Un des pionniers de ce système fut le statisticien W. Edwards Deming, envoyé au Japon en 1947 pour former des ingénieurs, des gestionnaires et des universitaires aux concepts de qualité en gestion. C’est à partir de cette collaboration qu’a été créé un système où le feedback généré à partir des processus et des clients était évalué en fonction des objectifs de l’organisation.
Grâce à la méthodologie Kaizen, les Japonais ont cherché à éliminer le gaspillage et les redondances dans leurs usines. Peut-être l’exemple le plus notable de son application a été le Système de Production Toyota, appelé le Toyotisme. Cela a permis au constructeur japonais de devenir une force mondiale sur le marché automobile, créant en 1966 ce qui allait devenir la voiture la plus vendue de l’histoire : la Toyota Corolla.
Avantages de l’application de l’amélioration continue
Le concept d’amélioration continue a été créé dans le but d’augmenter l’efficacité des organisations, de réduire le gaspillage et les coûts opérationnels. Voici les principaux avantages que l’adoption de cette philosophie apporte à votre entreprise :
Efficacité opérationnelle
L’un des principaux objectifs de l’amélioration continue est d’optimiser les processus pour augmenter la productivité. Autrement dit, vous pouvez faire plus de choses en moins de temps. Lorsque votre équipe a beaucoup de tâches à accomplir dans un même sprint, ces petites économies font une grande différence.
L’idée est d’adopter une mentalité de flexibilité et d’adaptation. Grâce à cela, vous pouvez répondre rapidement aux changements sur le marché ou dans votre industrie, en maintenant la compétitivité.
Réduction des déchets
En particulier dans des méthodes telles que le lean manufacturing, la réduction des déchets apparaît comme un point clé. Dans le système Toyota, par exemple, il existe sept types de gaspillage à éviter à tout prix :
- Inventaire superflu des matières premières et des produits finis
- Surproduction (produire plus que nécessaire)
- Sur-traitement (fabriquer des pièces au-delà des attentes des clients)
- Transport (transporter des personnes ou des marchandises sans nécessité)
- Mouvement excessif (mécaniser ou automatiser avant que la méthode ne soit améliorée)
- Attente (périodes d’inactivité causées par des files d’attente)
- Fabrication de produits défectueux
Qualité supérieure des processus
Comme le nom l’indique, votre organisation travaillera constamment à améliorer de petits processus qui élèveront votre produit ou service. Pour cela, il sera nécessaire d’analyser et de peaufiner vos procédures opérationnelles de manière continue.
Ces efforts tendent à augmenter la satisfaction des clients et à réduire le besoin de refaire ou de corriger des erreurs.
Moindres coûts opérationnels
En éliminant vos inefficacités et en optimisant vos processus, le résultat ne peut être qu’une économie financière. En appliquant des principes tels que la méthodologie Kaizen, un fabricant industriel peut économiser du temps et des ressources tout au long du processus de fabrication.
Un exemple serait d’améliorer la gestion des matières premières, ce qui peut réduire les coûts de stockage et de transport. En accumulant plusieurs économies de ce genre, l’entreprise en ressort avec un plus grand bénéfice.
Culture de l’innovation et de la transformation
Un environnement où l’amélioration continue est encouragée crée les conditions pour que l’innovation fleurisse. Vous pouvez profiter de cette philosophie pour créer une culture révolutionnaire qui encourage l’expérimentation avec de nouvelles idées et processus.
Ces conditions conduisent à un plus grand engagement des employés. Après tout, le feedback et l’évaluation des efforts des employés sont au cœur de l’amélioration continue. Si cela est fait correctement, cela conduit à une plus grande satisfaction, une meilleure collaboration en équipe et une coopération bien harmonisée.
Outils et méthodologies d’amélioration continue
Avec plus de 70 ans d’histoire, le domaine de l’amélioration continue a vu le développement et la popularisation de diverses techniques et outils. Nous parlerons des plus populaires et expliquerons dans quels contextes chacun s’adapte le mieux.
Cycle PDCA
Le nom du cycle PDCA vient de l’anglais : Plan (Planifier), Do (Faire), Check (Vérifier) et Act (Agir). Comme vous pouvez l’imaginer, il détermine quatre étapes pour exécuter des changements dans vos processus.
Dans la première partie, Planifier, vous devez reconnaître une opportunité et planifier un changement. Déjà dans l’étape Faire, il est temps de tester le changement et de faire une étude de cas à petite échelle. Dans la partie Vérifier, il est nécessaire de revoir le test, d’analyser les résultats et d’identifier les apprentissages.
Pour terminer, dans l’étape Agir, il est nécessaire de prendre des mesures basées sur les apprentissages tirés de l’étude. Si cela a échoué, répétez le cycle avec une planification différente. Si cela a réussi, incorporez vos nouvelles connaissances dans vos processus et commencez à planifier de nouvelles améliorations, en maintenant toujours le cycle PDCA en mouvement.
Méthode 5W2H
Si votre organisation a besoin d’une analyse des causes profondes, la méthode 5W2H est probablement la meilleure option. C’est l’un des outils de gestion les plus simples qui existent, en plus d’être l’un des plus faciles à mettre en œuvre. La méthodologie demande de poser simplement sept questions :
- What? (Quoi?)
- Why? (Pourquoi?)
- Where? (Où?)
- When? (Quand?)
- Who? (Qui?)
- How? (Comment?)
- How much? (Combien?)
Les questions en elles-mêmes peuvent ne pas avoir beaucoup de sens, donc voici un peu plus de contexte sur ce que chacune signifie :
- Quoi : qu’est-ce qui va être fait ? Actions, étapes, description du plan.
- Pourquoi : pourquoi cela sera-t-il fait ? Justification, motifs de la planification.
- Où : où cela sera-t-il fait ? La réponse sera un lieu.
- Quand : quand cela sera-t-il fait ? Horaires, dates, délais.
- Qui : qui va faire cela ? Personne ou personnes responsables de cette action.
- Comment : comment cela sera-t-il fait ? Méthode et processus développés dans ce plan.
- Combien : combien cela coûtera-t-il ? Coût ou dépenses impliqués dans ce projet.
L’analyse des causes profondes est utile pour le processus d’amélioration continue, car elle vous pousse à concentrer vos efforts sur la correction des véritables causes du problème, et non sur ses symptômes. Cette technique fonctionne mieux lorsque vous rassemblez un groupe de parties prenantes impliquées dans un projet donné pour répondre à ces questions en groupe.
Six Sigma
Les pratiques Six Sigma ont été initialement développées au sein de Motorola en 1986. Ces techniques et outils d’amélioration continue visent à améliorer la qualité des processus d’une entreprise en éliminant les défauts et en minimisant la variabilité entre les projets.
Il existe différentes définitions de ce qu’est exactement le Six Sigma. Selon la Société Américaine pour la Qualité (ASQ), il existe certains éléments que toutes ces définitions ont en commun :
- Équipes définies. La méthodologie propose l’utilisation de projets bien délimités qui sont attribués à des équipes spécifiques, ayant un impact sur les objectifs ou les bénéfices nets de l’entreprise.
- Formations. Les collaborateurs à tous les niveaux doivent recevoir une formation en pensée statistique, tandis que les personnes clés reçoivent une formation approfondie en statistiques avancées et en gestion de projets.
- Méthodologie DMAIC. La résolution des problèmes suit l’approche DMAIC : Define (Définir), Measure (Mesurer), Analyze (Analyser), Improve (Améliorer) et Control (Contrôler).
- Soutien de la gestion. L’environnement de gestion doit soutenir ces initiatives comme partie intégrante de la stratégie commerciale. La direction doit offrir les ressources nécessaires aux collaborateurs : temps, budget et personnel qualifié.
La méthodologie Six Sigma inclut généralement l’utilisation de techniques ou d’outils d’analyse qualitative et quantitative. Ceux-ci incluent le contrôle statistique des processus (CEP), l’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDE), la cartographie des processus et les graphiques de contrôle.
Diagramme d’Ishikawa
Aussi connu sous le nom de diagramme en arêtes de poisson, le diagramme d’Ishikawa cherche à identifier de multiples causes possibles pour un effet ou un problème. Son nom alternatif vient du fait qu’il ressemble visuellement à la colonne vertébrale d’un poisson.
L’un des principaux usages de ce diagramme est de structurer une session de brainstorming, car il permet d’organiser rapidement des idées en catégories utiles. Il est indiqué pour identifier les causes possibles d’un problème ou lorsque votre équipe a du mal à générer de nouvelles idées.
Pour créer ce diagramme, vous placez le problème que vous souhaitez résoudre à la tête de l’arête du poisson. Ensuite, créez les arêtes en divisant vos causes possibles en catégories. Chaque section de la colonne vertébrale représente un thème différent pour la discussion.
Matrice SWOT
L’analyse SWOT est un cadre utilisé pour évaluer la position concurrentielle d’une entreprise et développer une planification stratégique en se basant sur cela. Le concept de cette matrice est de faciliter une vision réaliste, basée sur des faits et alimentée par des données sur les points forts et faibles d’une organisation.
Comme beaucoup d’autres analyses de qualité, SWOT est également un acronyme qui révèle beaucoup sur la méthode : Strengths (Forces), Weaknesses (Faiblesses), Opportunities (Opportunités) et Threats (Menaces).
Vous devez utiliser des données internes et externes pour guider votre entreprise vers des stratégies ayant plus de chances de succès. Elle peut identifier si une entreprise, une ligne de produits ou même une industrie entière est dans une position forte ou faible — et pourquoi.
Méthodologie Kaizen
Pour compléter, nous avons le Kaizen, cette même méthode dont nous avons parlé au début de cet article. Elle est centrale pour la technique de lean manufacturing et pour le système de production Toyota.
Cette méthodologie peut être appliquée dans n’importe quelle industrie ou domaine d’affaires. Il existe également divers outils et approches qui fonctionnent avec elle : de la cartographie des flux de valeur à la gestion de la qualité totale.
L’un des objectifs de la méthode Kaizen est de responsabiliser les travailleurs, leur permettant de contribuer au contrôle de la qualité de l’organisation. Pour ce faire, il faut suivre un cycle de sept étapes :
- Impliquer les collaborateurs.
- Rassembler une liste de problèmes.
- Encourager la recherche de solutions et choisir une idée.
- Tester la solution.
- Mesurer et analyser les résultats régulièrement.
- Si la solution réussit, l’adopter.
- Répéter continuellement.
Conclusion
L’amélioration continue est une philosophie de gestion puissante qui stimule l’efficacité, la qualité et l’innovation au sein d’une organisation. En adoptant cette approche, les entreprises peuvent non seulement réagir rapidement aux changements du marché, mais aussi les anticiper, garantissant ainsi compétitivité et croissance durable.
L’application de méthodes et d’outils tels que le cycle PDCA, Six Sigma et Kaizen facilite l’identification des problèmes et la mise en œuvre de solutions efficaces. Ces instruments aident à créer une culture d’amélioration continue, où tous les collaborateurs sont impliqués dans le processus de transformation et d’innovation.
En réduisant les gaspillages, en optimisant les processus et en améliorant la qualité, la philosophie d’amélioration continue contribue à la réduction des coûts opérationnels et à l’augmentation de la satisfaction des clients. Pour aller plus loin dans cette culture, il est recommandé de mettre en place un Système de Gestion de la Qualité (SGQ) dans votre organisation.
En adoptant la mentalité d’amélioration continue, les entreprises améliorent non seulement leurs processus internes, mais renforcent également leur position concurrentielle, garantissant ainsi un succès à long terme.
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