Qu’est-ce que la gestion du changement, à quoi sert-elle et quelles sont les méthodologies

La gestion du changement est une approche systématique pour gérer la transition ou la transformation des objectifs, des processus ou des technologies d’une organisation. Elle implique la préparation et le soutien des employés, des dirigeants et des équipes pendant le processus de changement au sein de l’organisation.

L’objectif principal de la gestion du changement est de mettre en œuvre des stratégies pour contrôler les transformations et aider les personnes à s’y adapter. Pour y parvenir, les entreprises doivent planifier comment mettre en œuvre, surveiller et suivre le succès des changements planifiés.

Les activités de gestion du changement peuvent concerner des projets individuels ou des programmes plus ambitieux, comme la transformation numérique d’une organisation. Les efforts de transformation impliquent les équipes de gestion et d’autres parties prenantes, avec l’engagement des employés étant essentiel à leur succès.

Si vous voulez gérer le changement correctement, faites défiler vers le bas et continuez à lire notre article. Nous parlerons également de l’utilité de cette approche et de ses différentes méthodologies.

À quoi sert la gestion du changement

L’approche sert à préparer, soutenir et équiper les employés pour faire face aux transformations au sein d’une organisation. Ce besoin est de plus en plus important à mesure que les entreprises subissent des changements de plus en plus rapides et complexes.

La gestion du changement fonctionne de manière complémentaire à la gestion de projet. Alors que la gestion des initiatives se concentre sur le côté technique de la transformation, l’autre approche met l’accent sur les personnes de l’organisation.

Dans ce contexte, la gestion du changement permet à votre organisation d’adopter les transformations plus rapidement, plus complètement et plus efficacement. L’approche facilite l’engagement de vos parties prenantes même pendant les changements les plus perturbateurs.

De plus, elle aide vos employés à comprendre pourquoi les changements se produisent. Les employés ont alors le temps et les outils pour s’engager dans les transformations, se sentant écoutés et soutenus.

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Méthodologies de gestion du changement

Dans des processus difficiles comme les changements organisationnels, il est très important d’avoir un point de départ. Pour relever un tel défi, vous pouvez compter sur différentes méthodologies qui vous guideront dans ce processus.

Découvrez ci-dessous les meilleurs modèles de gestion du changement pour votre entreprise :

1. Modèle 7S de McKinsey

Ce cadre a été développé par des consultants de la société de conseil en gestion américaine McKinsey & Company. Il vous invite à diviser votre programme de changement en sept composants, en commençant par la stratégie et en terminant par l’équipe impliquée.

Le modèle 7S de McKinsey est plus adapté aux grandes entreprises, en particulier celles qui subissent des transformations stratégiques ou en processus de fusion. Il peut aider les dirigeants de votre entreprise à réaligner divers composants organisationnels pour soutenir les changements souhaités.

Voici les 7S de McKinsey et ce qu’ils signifient :

1. Stratégie : Ce que votre entreprise essaie de faire pour obtenir un avantage concurrentiel. Cela se manifeste généralement sous la forme d’un plan d’affaires développé par une équipe compétente.
2. Systèmes : Où sont décrits les processus formels et les outils utilisés dans les actions quotidiennes d’une entreprise. Cela inclut les systèmes technologiques, les processus d’évaluation des performances et les contrôles budgétaires.
3. Structure : Comment votre entreprise est organisée, y compris la répartition des tâches, qui est dans quelle équipe et qui sont les leaders de ces équipes.
4. Style : Décrivez l’approche de leadership et de gestion au sein de votre entreprise. Essayez de résumer la culture de l’organisation dans le code de conduite informel établi par la manière dont les gens communiquent et prennent des décisions.
5. Compétences : L’ensemble des capacités et des compétences des employés d’une entreprise. Les compétences permettront à l’organisation d’atteindre ses objectifs.
6. Valeurs partagées : Notez les croyances et les principes qui guident la prise de décision dans votre entreprise. Profitez-en pour revoir les valeurs, la mission et l’objectif de votre entreprise.
7. Équipe : Implique la gestion des employés et de toutes les ressources humaines de l’entreprise. Cela inclut le recrutement, la formation et les systèmes de récompense.

À partir de ces notes, identifiez les domaines qui ne sont pas alignés de manière efficace et définissez une structure idéale pour votre organisation. Ensuite, vous devez décider quels changements doivent être apportés et passer à l’action pour les exécuter réellement.

2. Les huit étapes de Kotter

Sept étapes ne suffisent pas pour vous ? Alors nous vous invitons à essayer les huit étapes de Kotter ! Développées par le professeur de gestion de Harvard, John Kotter, elles se concentrent sur l’aspect psychologique des personnes impliquées dans le processus de changement.

Cette méthode est indiquée pour les entreprises de toutes tailles qui sont sur le point de subir des changements dans leurs initiatives. Cela peut inclure des transformations numériques ou des révisions de leur culture.

Voici toutes les étapes décrites par le professeur de Harvard :

1. Créer un sentiment d’urgence. Cherchez à créer un mouvement interne qui enthousiasme les membres de votre organisation. Offrez-leur une vision claire et attrayante de l’avenir, les inspirant à agir avec passion et un sens du but.
2. Former une coalition puissante. Convainquez vos subordonnés que le changement est nécessaire. Unissez-vous à des personnes influentes au sein de l’organisation pour créer une coalition pour le changement — le pouvoir de ces collègues vient de différentes sources, telles que le poste, l’expertise, le statut et l’importance politique.
3. Former une vision stratégique. Reliez les concepts les plus abstraits qui émergent de votre brainstorming à une vision globale avec laquelle les gens peuvent dialoguer. Cela aidera les gens à comprendre pourquoi vous leur demandez quelque chose.
4. Communiquer votre vision. Expliquez bien comment l’avenir sera différent du passé. Gagnez les collaborateurs en expliquant comment vous comptez, à travers des initiatives, transformer la réalité en l’avenir que vous avez projeté pour eux.
5. Supprimer les obstacles. Identifiez les processus ou structures qui entravent le changement et travaillez avec les dirigeants pour les modifier ou les éliminer. Reconnaissez et récompensez les personnes qui font en sorte que la transformation se produise, tout en montrant la nécessité de l’évolution à ceux qui sont plus résistants.
6. Créer des victoires à court terme. En plus de votre grand objectif à long terme, il est également conseillé de créer des objectifs avec des délais plus immédiats. Ainsi, vous évitez que les critiques ou les personnes ayant une vision négative du processus n’affectent le progrès de l’opération.
7. Consolider la transformation. Selon John Kotter, de nombreux projets échouent parce qu’ils déclarent la victoire trop tôt. Après chaque victoire à court terme, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. Définissez des objectifs pour tirer parti de l’élan des évolutions déjà réalisées.
8. Créer le changement. Assurez-vous que les changements apportés soient profondément intégrés dans la culture de l’organisation. Renforcez les nouveaux comportements, évaluez les processus et collaborez avec les dirigeants pour maintenir la transformation.

À la fin des huit étapes de Kotter, vous devriez avoir une feuille de route qui vous aidera à naviguer dans le processus complexe qu’est le changement organisationnel.

3. Modèle de Lewin

Développé par le psychologue allemand Kurt Lewin dans les années 1940, cette méthode comporte trois étapes : décongélation, mouvement et recongélation. Elle fonctionne à partir d’une analogie avec un cube de glace.

Supposons que vous vouliez le transformer en cône de glace. Pour cela, vous devez faire fondre le cube pour vous assurer qu’il soit susceptible de changer. C’est la phase de décongélation.

Ce n’est qu’après cela que vous pouvez mouler l’eau résultante de ce processus dans la forme souhaitée — le mouvement. Enfin, vous pouvez recongeler cette eau, formant le cône de glace dans un processus de recongélation.

Voici un résumé de la façon dont ces trois étapes fonctionnent dans un environnement d’entreprise :

1. Décongélation. Préparez votre organisation à accepter que le changement est nécessaire. Développez un message attrayant qui résume pourquoi la manière actuelle de faire les choses ne fonctionne pas et doit être modifiée. Citez des facteurs tangibles tels que la baisse des ventes, les mauvais retours des clients ou des résultats financiers inférieurs aux attentes.
2. Mouvement. Expliquez aux collaborateurs comment le changement va les bénéficier et apporter des transformations positives à l’entreprise dans son ensemble. Donnez-leur le temps nécessaire pour comprendre ce qui se passe et communiquez bien chaque étape du processus avant et pendant sa mise en œuvre.
3. Recongélation. Votre entreprise sera prête à entrer dans cette phase lorsque les gens auront assimilé les nouvelles façons de travailler. Un autre grand signe est que votre entreprise ait une structure organisationnelle stable avec des descriptions de poste cohérentes.

Lorsque vous atteignez l’étape de recongélation, vous devez travailler pour stabiliser les nouveaux modes de fonctionnement de votre organisation. Cela évite que vos collaborateurs restent coincés dans un piège de transition sans fin, où ils n’exécutent les tâches ni de l’ancienne manière ni de la nouvelle.

Une étape importante est de célébrer le succès du changement, ce qui apportera un sentiment de clôture aux personnes. Créez des systèmes de feedback pour comprendre ce qui soutient la transformation après la recongélation et quelles sont les barrières pour la maintenir.

Lire la suite : Qu’est-ce que le contrôle des modifications et comment le mettre en œuvre dans votre entreprise ?

Comment réussir une gestion du changement

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, vous avez probablement choisi la méthodologie qui a le plus de sens pour le moment de votre organisation et pour la transformation souhaitée. Nous allons maintenant donner des conseils plus généraux pour vous aider à réussir une gestion du changement et à amener votre entreprise au niveau supérieur !

1. Définir des structures de gouvernance claires

Une étude de McKinsey & Company — oui, celle du modèle 7S — indique que les programmes avec des structures de gouvernance bien définies ont 6,4 fois plus de chances de réussir. Il est recommandé de mettre en place un comité de changement, généralement appelé Comité Consultatif de Changement (CAB).

Pour que cela fonctionne, il est nécessaire d’avoir le soutien de la direction exécutive, la collaboration des C-levels et des responsables d’initiatives (IO) pour chaque département ou équipe. Le CAB sera responsable de créer des processus pour évaluer et prioriser les transformations, ainsi que de mettre en œuvre les procédures qui rendront tout cela réalité.

2. Recueillir les retours des collaborateurs

Une partie fondamentale de tout processus d’évolution est de parler aux travailleurs de première ligne. Ils seront les plus impactés par toute transformation qui se produira dans votre entreprise.

Leurs commentaires vous aideront à comprendre la situation actuelle de l’entreprise et le soutien dont les employés auront besoin pendant le processus de changement. Ils sauront également mieux expliquer comment le statu quo impacte négativement leurs opérations et quelles modifications pourraient améliorer leur routine de travail .

3. Déterminer comment mettre en œuvre la transformation

Vous devez déterminer le mode de mise en œuvre en fonction de la taille du projet, du nombre de personnes impactées, du risque impliqué et de vos ressources informatiques. À partir de ces informations, vous devez choisir entre les méthodes Linéaire, Géométrique ou Big Bang.

Dans la première, les modifications sont apportées de manière progressive et séquentielle. Dans la seconde, vous mettez en œuvre les transformations par vagues de plus en plus grandes. Enfin, le Big Bang est l’option qui exige le plus de ressources et présente le plus grand risque, car vous apportez tous les changements en une seule fois sur une courte période.

4. Communiquer sur plusieurs canaux

La société spécialisée en gestion du changement, Prosci, a publié une étude indiquant que 58 % des employés préfèrent recevoir des communications sur les impacts personnels du changement directement de leurs superviseurs. Pendant ce temps, 11 % préfèrent entendre ces mises à jour des chefs de leurs départements — moins de 10 % souhaitent être informés par les PDG, les cadres supérieurs ou les responsables des ressources humaines.

Lorsqu’il s’agit de changements organisationnels, la situation s’inverse. 37 % préfèrent que l’annonce vienne du PDG, tandis que 27 % veulent entendre les dirigeants exécutifs. Les cadres supérieurs (10 %) et les chefs de département (10 %) complètent le tableau.

Tenez vos collaborateurs informés des changements par le biais de canaux tels que :

• Annonces dans votre logiciel de gestion d’entreprise, comme SoftExpert Suite
• Plateformes de communication d’entreprise (Microsoft Teams, Slack, etc.)
• Emails
• Réunions générales ou de département (en ligne ou en présentiel)

Lire la suite : Qu’est-ce que la gestion des processus et quels avantages elle apporte à votre entreprise

5. Surveiller les progrès et l’adoption des collaborateurs

Le Comité Consultatif de Changement doit surveiller les progrès des initiatives de transformation et suivre les métriques d’adoption et de succès. Pour cela, il est important de faire une corrélation entre le projet de changement et les métriques commerciales.

Surveillez le temps nécessaire pour accomplir les tâches, l’augmentation des revenus et la réduction des risques, entre autres facteurs. Cela vous permettra de confirmer que les changements ont eu l’effet souhaité, en évitant les conséquences indésirables.

Profitez des informations qui émergeront des suivis pour orienter votre approche du processus de transformation. Apportez des modifications aux projets qui ne fonctionnent pas comme prévu, en travaillant en collaboration avec le CAB et les chefs d’équipe pour remettre tout sur les rails.

6. Promouvoir une culture qui embrasse le changement

Développez des processus bien documentés et des procédures de transfert de responsabilité, éléments essentiels pour garantir la continuité et l’efficacité des opérations. Organisez des formations régulières avec vos collaborateurs et créez des référentiels d’informations faciles d’accès, apportant le contexte nécessaire et étant fréquemment mis à jour.

Créez des canaux de feedback avec vos collègues pour qu’ils puissent partager leurs opinions et suggestions, alignant la transformation avec les besoins et attentes de l’équipe. Maintenez plusieurs formes de communication ouvertes entre les collaborateurs et l’équipe informatique, leur permettant d’accéder à un support en cas de difficultés dans l’utilisation de nouveaux outils et logiciels.

Conclusion

La gestion du changement est l’approche qui aidera votre organisation à s’adapter et à prospérer dans un environnement compétitif et en constante transformation. En utilisant des méthodologies éprouvées, telles que le Modèle 7S de McKinsey, les Huit Étapes de Kotter ou le Modèle de Lewin, les entreprises peuvent garantir une transition plus fluide et réussie.

Les principaux avantages de la gestion du changement incluent :

1. Préparation et soutien aux collaborateurs
2. Contrôle et suivi des changements
3. Adoption facilitée de nouveaux processus, technologies et modes de travail
4. Alignement des éléments de soutien aux transformations

Pour une gestion du changement efficace, il est crucial d’établir des structures de gouvernance claires, de recueillir les retours des collaborateurs et de définir une approche de mise en œuvre appropriée. De plus, promouvoir une culture qui accepte et embrasse le changement est essentiel pour garantir la durabilité des transformations.

La gestion du changement ne concerne pas seulement les processus ou les technologies. Il s’agit avant tout des personnes et de la manière de les aider à naviguer dans les transitions de manière sûre et productive. En promouvant une culture qui valorise l’adaptabilité et l’apprentissage continu, votre organisation sera mieux positionnée pour faire face aux changements d’aujourd’hui et de demain.

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