Avez-vous déjà eu l’impression de ne pas savoir exactement comment se passe le projet auquel vous participez? Est-il sur le point d’être achevé? Les objectifs sont-ils atteints? Pourquoi travaillons-nous sur une nouvelle exigence qui n’existait pas au début du projet? La plupart de ces incertitudes proviennent d’une gestion inefficace de la portée. C’est un sujet si pertinent que PMBOK a toute une session qui lui est consacrée.
Dans cet article, nous expliquerons les principes qui impliquent ce sujet principal pour la bonne gestion des projets.
Quelle est la portée du projet?
Il décrit en détail les livraisons du projet et ce qu’il sera nécessaire de faire pour arriver à ces livraisons. On y trouve aussi les spécifications du produit à livrer, les critères d’acceptation et surtout: il définit ce qui ne fait pas partie de son champ d’application.
Par où commencer ?
Chaque chef de projet qui se respecte consacre une attention particulière au développement de la charte de projet. En plus d’officialiser le début du projet, il contient des informations de base, mais importantes et cruciales :
- Quel problème faut-il résoudre?
- Quel produit ou objectif faut-il atteindre?
- Que faut-il faire pour atteindre les objectifs?
- Quelles sont les prérequis et les risques?
La charte peut contenir également :
- Les membres de l’équipe et leurs responsabilités;
- La liste des exigences auxquelles répondre;
- Le calendrier et le budget prévisionnel.
La procédure de gestion de la portée
Comme nous l’avons déjà fait remarquer, PMBOK a une session complète consacrée à la gestion de la portée. Il suggère 6 étapes allant de sa planification à son contrôle :
1 – Planification de la gestion de la portée
Dans cette étape sont définis les principes qui régiront la portée du projet, c’est-à-dire les lignes directrices pour sa création, qui seront surveillés et validés. La base de la création de ce plan est la durée de l’ouverture du projet et sert de guide pour l’élaboration d’autres processus.
2 – Collecte des exigences
L’exigence d’un projet est quelque chose qu’un ou plusieurs intervenants jugent nécessaire pour que le projet atteigne son objectif. Il peut se référer à des pièces ou des fonctionnalités du produit, être liée à la qualité ou même à la conformité.
Le point de départ de la collecte des besoins devrait être une analyse de la charte du projet et de tout document répondant aux besoins des parties intéressées. Il est important de déterminer les critères d’acceptation des exigences.
Les processus de collecte des exigences devraient prévoir un niveau de détail suffisant pour être compris et consigné. Leur déroulement donnera lieu à la structure analytique du projet (PAE), objet de l’étape 4.
3 – Définition de la portée
À ce stade, vous devez faire une description détaillée du projet et de ce qu’il devrait produire. Dans ces processus sont également identifiés, les ressources nécessaires selon la portée définie, les restrictions et les risques possibles identifiés devraient également être enregistrés. Les plans d’atténuation peuvent être appliqués à l’aide d’outils tels que SoftExpert ERM, solution de gestion des risques en entreprise.
La définition de la portée est importante, entre autres choses, parce qu’elle identifie clairement ce qui est inséré dans le projet, ce qui ne l’est pas et les moyens de contrôler les entrées et les sorties des exigences.
4 – Création de la structure analytique du projet (PAE) ou de l’organigramme des tâches du projet (WBS)
Le concept vient à l’origine de la politique, mais ici aussi, diviser pour mieux régner s’adapte parfaitement. En divisant les exigences ou les produits du projet en composants plus petits, la gestion devient plus facile. Le PAE est extrêmement important pour le projet, car il fournit un point de vue détaillé et hiérarchique, facilitant la compréhension des personnes impliquées sur ce qui est en cours d’élaboration dans le projet. Vous pouvez assembler votre PAE manuellement, mais avec l’utilisation d’une solution axée sur la gestion de projet comme SoftExpert PPM, solution de gestion de projets, tout sera intégré et permettra la génération automatique du calendrier. Au cours de l’exécution des activités, les notes de temps indiqueront progressivement l’avancement du projet et aideront à sa gestion. D’une manière ou d’une autre, c’est dans le PAE que les efforts et les coûts estimatifs des activités sont enregistrés.
5 – Valider la portée
Ce processus est déclenché chaque fois qu’une livraison du projet est effectuée dans le but d’enregistrer l’acceptation formelle par le client. La base de vérification du degré d’achèvement de la livraison devrait être la spécification des exigences connexes.
6 – Contrôler la portée
Au fur et à mesure que le projet se déroule, les progrès de la portée devraient être surveillés et comparés à ce qui était prévu. Un autre aspect à considérer est que les changements de portée sont très susceptibles de se produire. Un projet ne commence et se termine guère sans que cela ne se produise à plusieurs reprises. Les demandes de changement doivent suivre des processus bien définis de consensus, d’autorisation et de communication. Toute l’équipe et les intervenants devraient comprendre les changements qui se sont produits et comment cela influe sur l’issue du projet.
Maintenant que vous en savez un peu plus sur la gestion de la portée, profitez-en et faites la lumière SoftExpert PPM. Il s’agit d’un logiciel qui permet aux organisations de gérer facilement des projets, des programmes, des personnes, des services et des finances grâce à un ensemble complet de fonctionnalités qui simplifient les meilleures pratiques de gestion de projet à un faible coût total de propriété.
