Qu’est-ce que la Méthodologie 8S et comment l’appliquer dans votre organisation

La méthodologie 8S est une évolution du programme 5S qui vise à améliorer les qualités du populaire méthode d’organisation et de nettoyage de l’espace de travail. Elle adopte les mêmes cinq sens du programme original, mais ajoute trois nouveaux éléments pour améliorer le travail d’équipe, réduire les gaspillages et augmenter la formation des collaborateurs.

Selon le docteur en ingénierie de la production, José Abrantes, la méthodologie 8S est un programme de changement d’habitudes et de comportements — ce que l’on appelle en anglais “Behaviour-Keeping”. Avec les trois nouveaux sens, le programme a été mis à jour pour s’adapter à la réalité sociale brésilienne et aux comportements des travailleurs du pays.

Cependant, la philosophie est très polyvalente, permettant son application dans les industries et les entreprises de tous secteurs ou régions du monde. En effet, le programme 8S propose des formations pour améliorer le comportement et les habitudes des collaborateurs, entraînant moins de gaspillage, des dépenses moins variables et des profits plus élevés.

Continuez à lire cet article pour en savoir plus sur la méthodologie 8S, ses avantages et ses évolutions par rapport au programme 5S.

Avantages de la méthodologie 8S

En appliquant le 5S, les organisations avaient déjà accès à une série d’avantages. En effet, la méthode a été conçue pour offrir un plus grand sens de l’utilisation, de l’organisation, de la propreté, de la standardisation et de l’autodiscipline.

Grâce aux formations, les travailleurs peuvent atteindre une plus grande productivité, plus de sécurité, une meilleure qualité des produits, des coûts réduits et un environnement de travail amélioré. Dans le programme 8S, tous ces avantages se répètent, mais avec de nouvelles opportunités telles que :

• Plus de collaboration. En ayant un sens spécifiquement axé sur l’union et la détermination, la méthodologie 8S permet de promouvoir un environnement de travail plus concentré et collaboratif.
• Travailleurs mieux formés. Le programme met l’accent sur la nécessité d’une formation continue pour développer les compétences des collaborateurs. Ainsi, ils peuvent rester toujours à jour pour l’exercice de leurs fonctions.
• Moins de gaspillage. La troisième grande nouveauté du 8S est la meilleure optimisation de l’utilisation des ressources. Cela permettra à votre entreprise d’avoir des finances plus durables, de réduire les coûts inutiles et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Que signifie chacun des 8 sens

Les huit sens de la méthodologie 8S incluent cinq principes dérivés du programme 5S. Ce sont :

• Seiri (Sens de l’utilisation). La philosophie d’éliminer de votre environnement de travail tout ce qui n’est pas nécessaire à votre occupation. Pour cela, vous séparez les outils, pièces et instructions nécessaires de ceux qui ne sont pas utiles.
• Seiton (Sens de l’organisation). Prenez les objets restants et organisez-les en fonction de votre flux de travail. Assurez-vous d’identifier les pièces et les outils pour faciliter leur utilisation.
• Seiso (Sens de la propreté). Ce principe promeut une campagne de nettoyage pour maintenir la zone de travail exempte de saletés et d’impuretés.
• Seiketsu (Sens de la standardisation). La prochaine étape du processus est de mettre en œuvre un cycle d’amélioration continue dans votre organisation. À partir de là, le Seiri, le Seiton et le Seiso doivent devenir des habitudes quotidiennes.
• Shitsuke (Sens de l’autodiscipline). Le gestionnaire doit travailler pour que tous les travailleurs de son équipe acquièrent l’autodiscipline nécessaire pour continuer le cycle du 5S dans leurs routines. Les collaborateurs doivent s’efforcer de l’appliquer régulièrement.

 

Sur la base de ces cinq sens, trois nouveaux principes ont été proposés pour mieux adapter la méthodologie aux entreprises brésiliennes. Voici ce qui compose le programme de la méthodologie 8S :

• Shikari Yaro (Sens de la détermination et de l’union). Promeut la participation de la haute direction, qui doit changer ses attitudes en premier pour donner l’exemple. La clé ici est de réussir la motivation, le leadership et la communication.
• Shido (Sens de la formation). L’idée est d’encourager la formation professionnelle et l’éducation humaine. Ce principe développe des professionnels plus qualifiés et permet la collecte d’informations pour les autres étapes.
• Setsuyaku (Sens de l’économie et de la lutte contre le gaspillage). Partie la plus importante du nouveau programme, elle n’est mise en œuvre que lorsque tous les autres sens sont déjà enracinés. Elle promeut la création d’un plan de réduction des gaspillages, encourageant l’adoption de méthodes reconnues internationalement telles que le contrôle statistique des processus (CEP), les cercles de contrôle de la qualité (CCQ) et la philosophie de la maintenance.

Comment mettre en œuvre le programme 8S

Maintenant que vous savez ce qu’est la méthodologie 8S et ce que signifie chacun des sens, il est temps de les appliquer dans votre organisation. Avant de commencer à la mettre en œuvre, cependant, il est important de connaître l’ordre des sens à suivre :

1. Shikari Yaro (Sens de la détermination et de l’union)
2. Shido (Sens de la formation)
3. Seiri (Sens de l’utilisation)
4. Seiton (Sens de l’organisation)
5. Seiso (Sens de la propreté)
6. Seiketsu (Sens de la standardisation)
7. Shitsuke (Sens de l’autodiscipline)
8. Setsuyaku (Sens de l’économie et de la lutte contre le gaspillage)

Découvrez ci-dessous les étapes pour mettre en œuvre le programme 8S dans votre entreprise :

1. Planifiez votre plan d’action

Pour commencer, vous devez utiliser le sens de la détermination et de la direction (Shikari Yaro) pour organiser la mise en œuvre du programme et motiver vos travailleurs à aller dans la même direction.

Définissez une équipe responsable du projet, la périodicité des réunions et le lieu de ces rencontres. À cette étape, votre équipe doit :

• Délimiter le périmètre de l’initiative ;
• Définir les points de contact ;
• Planifier la mise en œuvre du programme ;
• Définir les critères d’évaluation ;
• Collecter des informations ;
• Créer le calendrier des formations ;
• Promouvoir le programme au sein de l’entreprise.

2. Formez vos collaborateurs

La prochaine étape concerne les efforts de préparation et d’éducation pour que votre équipe ait les connaissances nécessaires pour mettre en œuvre le 8S avec succès. C’est le moment de s’assurer que tout le monde est aligné avec vos objectifs et ses responsabilités.

Vous devez communiquer les objectifs du programme et expliquer le plan d’action à tous les membres de votre équipe. Détaillez les étapes à suivre et les délais de mise en œuvre.

Organisez des sessions de formation sur les principes et les pratiques de la méthodologie 8S. Essayez de varier les formations en adoptant des ateliers, des séminaires et des cours en ligne — de cette manière, vous répondez aux différents styles d’apprentissage de vos employés.

3. Mettez en œuvre l’utilisation, l’organisation et la propreté

Il est temps de passer aux étapes 3, 4 et 5 : Seiri, Seiton et Seiso. À ce stade, nous revenons à la planification traditionnelle de la méthodologie 5S. C’est une partie très opérationnelle du processus, mais c’est aussi là que vous verrez la plus grande différence visuelle dans l’environnement de travail.

Créez un inventaire détaillé de vos pièces et outils. Déterminez ce que vous utilisez dans votre travail et ce qui n’est pas nécessaire pour exécuter vos fonctions. Retirez ou débarrassez-vous des éléments qui ne sont pas nécessaires, sont obsolètes ou cassés.

Ensuite, organisez les éléments restants de manière logique et efficace. Essayez toujours de minimiser les mouvements et de maximiser l’accessibilité. Utilisez des étiquettes et des outils de gestion visuelle pour faciliter l’identification.

Enfin, nettoyez votre poste de travail. Effectuez des nettoyages réguliers, que ce soit en balayant, en aspirant ou en essuyant les surfaces. Inspectez les équipements et les outils pour voir ce qui nécessite une maintenance. Maintenez un niveau rigoureux de propreté à l’avenir.

4. Standardisez le système et développez l’autodiscipline

Nous arrivons à Seiketsu et Shitsuke, les étapes finales de la méthodologie 5S. Ces étapes sont importantes pour maintenir les améliorations atteintes grâce aux premières étapes, garantissant le succès de l’organisation à long terme.

Vous devez créer des standards pour maintenir l’organisation et la propreté que vos collaborateurs ont atteintes. Développez des processus clairs et cohérents pour vos tâches. Créez des outils de gestion visuelle tels que des checklists, des procédures opérationnelles standard (POP) et des ressources visuelles pour garantir l’uniformité.

Développez une culture de discipline et d’amélioration continue pour ne pas perdre ce que vous avez accompli avec le 5S. Continuez à promouvoir des formations et des campagnes éducatives pour renforcer l’importance des principes de la méthodologie. Récompensez les travailleurs qui appliquent et promeuvent constamment les concepts du programme.

5. Implémentez un sens de l’économie et de la réduction des gaspillages

Intégrez le principe de Setsuyaku dans le processus de mise en œuvre de la méthodologie 8S. Commencez par identifier les zones d’inefficacité dans les processus et pratiques actuels — voyez où vous perdez du temps ou dépensez des ressources en excès.

Ensuite, développez des stratégies pour minimiser le gaspillage. Vous pouvez optimiser les flux de travail, réduire les étapes inutiles ou réutiliser des matériaux (lorsque c’est possible).

Cherchez à créer une culture de l’économie parmi vos collaborateurs, en les encourageant à réfléchir de manière critique à l’utilisation des ressources. Demandez-leur d’identifier des moyens d’être plus efficaces dans leurs activités quotidiennes.

6. Surveillez et évaluez l’efficacité des formations

Assurez-vous que les programmes de formation évoluent de manière cohérente pour répondre aux besoins de votre organisation et de vos collaborateurs. Mettez en place un système pour surveiller et évaluer l’efficacité des programmes de formation.

Utilisez les retours des participants pour identifier les domaines d’amélioration et apporter les ajustements nécessaires.

Conclusion

La méthodologie 8S se présente comme un puissant outil de transformation organisationnelle. Elle est capable d’optimiser non seulement les espaces physiques de travail, mais aussi les habitudes et comportements des collaborateurs.

En incorporant les trois nouveaux sens, le 8S va au-delà de la simple organisation et propreté, en promouvant un environnement de travail plus collaboratif, compétent et efficace. La mettre en œuvre nécessite un engagement envers la formation continue et l’amélioration constante, mais les résultats peuvent être substantiels.

Votre organisation peut atteindre une plus grande productivité, une réduction des gaspillages et une augmentation significative de la qualité et de la rentabilité de l’entreprise. Si votre entreprise recherche un changement profond et durable, l’adoption du 8S peut être la voie idéale pour atteindre ces objectifs.

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