Un plan de gestion de la qualité est un document qui réduit les coûts et élimine le gaspillage dans la gestion de la qualité. Il doit avoir mis en place les critères et les processus nécessaires pour s’assurer que le projet répond aux normes souhaitées. Ainsi, le plan montre comment planifier, gérer et contrôler le niveau de qualité tout au long du projet.
En raison de sa nature et de sa présence centrale dans la gestion de la qualité, les entreprises doivent accorder de plus en plus d’attention à ce document. Après tout, le coût des affaires ne cesse d’augmenter, il est donc essentiel d’assurer la qualité des produits et d’éviter le gaspillage.
Pour vous aider à atteindre cet objectif, nous avons séparé les principaux sujets qui assureront le succès de votre plan de gestion de la qualité.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion de la qualité ?
Le plan de gestion de la qualité est utilisé pour surveiller les processus, en veillant à ce que les améliorations et les normes soient appliquées de manière cohérente tout au long du cycle de vie d’une entreprise.
De plus, il doit détecter les problèmes de non-conformités et aider à planifier des actions correctives ou des améliorations pour y remédier.
Le plan qualité est élaboré pour décrire les pratiques, les caractéristiques ou les paramètres nécessaires pour assurer la qualité d’un système. En d’autres termes, il s’assure que les employés disposent des bonnes informations pour exécuter les processus selon les normes de qualité, qu’elles soient internes ou externes.
Enfin, le plan doit également inclure des procédures qui indiquent comment agir en cas de non-conformité. Vous trouverez ci-dessous d’en savoir plus sur les principaux sujets que le plan de contrôle de la qualité doit aborder.
- Assurance de la qualité : Détailler les processus et les procédures qui fournissent une preuve de qualité aux produits et services exécutés.
- Contrôle de la qualité : Description des techniques et des activités opérationnelles effectuées par les employés afin de répondre aux exigences de qualité.
- Système de gestion de la qualité : L’ensemble des processus, des procédures et des règles d’un domaine ou d’un projet afin de répondre aux attentes des clients et aux exigences réglementaires.
Exemple de plan de gestion de la qualité
Comme vous l’avez vu, les plans de contrôle de la qualité doivent inclure des instructions et des méthodes pour obtenir des résultats acceptables. Ainsi, sa constitution variera en fonction du secteur de l’entreprise et de ses spécificités internes.
L’important est de s’assurer que tout ce qui concerne le contrôle de la qualité et la promotion est inclus dans votre plan. Pour vous aider dans cette tâche, nous avons séparé ci-dessous quelques-uns des principaux aspects qui constituent un bon exemple de plan de gestion de la qualité.
Aperçu
Dans un premier temps, créez une introduction avec le contexte et la portée de ce qui est attendu du plan. Recueillir de l’information sur ce qui a déjà été fait dans le passé et sur les objectifs attendus de cette nouvelle version du plan directeur.
Structure organisationnelle
Ensuite, décrivez qui sera impliqué dans la création, la mise en œuvre et la maintenance du plan. Pour ce faire, indiquez quelles équipes sont responsables, les secteurs concernés et d’autres domaines qui seront liés au projet. L’utilisation d’organigrammes peut être un grand allié dans le but de transmettre ces informations de manière claire et rapide.
Recherche et retour d’expérience
Prévoyez dans votre planification quels seront les moyens de recueillir des commentaires, tant internes qu’externes, sur les actions d’assurance qualité. En outre, gardez également à l’esprit la nécessité de présenter des moyens de mener des recherches sur le marché et au sein de l’entreprise elle-même pour évaluer les processus et les activités énumérés, ainsi que l’efficacité de tout cela.
Définition des responsabilités
Précisez qui sera responsable de la gestion de la qualité et quelles seront ses responsabilités et son autorité. Parallèlement à cela, définissez qui sera responsable de certaines tâches et processus, en clarifiant les responsabilités, les devoirs et les objectifs de chaque personne impliquée.
Liste des ressources
Après avoir énuméré les zones impliquées dans le projet et les responsables des activités, il est temps de faire de même en ce qui concerne les équipements et les ressources utilisés. À cet égard, incluez des éléments tels que les logiciels de gestion de la qualité, les listes de contrôle, les méthodes statistiques, entre autres.
Normes de rendement et documentation
Définir la documentation requise pour la gestion de la qualité. Cela inclut souvent comment et où les dossiers de qualité seront conservés et gérés, ainsi qu’une normalisation dans le stockage et le traitement de ces données.
Procédures de contrôle de la qualité
C’est l’une des principales parties du plan. Vous devez décrire ici les processus et les méthodologies qui seront adoptés pour surveiller et contrôler la qualité. Parmi les plus utilisés, on retrouve les inspections, les audits (externes et/ou internes) et les essais.
Définition des livrables et de leurs critères d’acceptation
Établit quels livrables seront liés au projet de gestion de la qualité. C’est-à-dire : ce qui sera fait concrètement à la fin de tout cela. Ces livrables peuvent être les résultats des rapports, le pourcentage d’occurrences évitées/corrigées, le score de satisfaction dans les avis, entre autres.
De plus, stipulez quels critères doivent être respectés pour que les livrables du projet soient acceptés comme terminés et conformes aux normes de qualité.
Notifications et alertes requises
Précisez quels déclencheurs seront nécessaires pour qu’il y ait une alerte de non-conformité, ainsi que qui sera informé de cet événement et de quelle manière et par quel système.
Actions correctives et préventives
Bien sûr, il ne suffit pas d’identifier les problèmes, il faut savoir les résoudre. Par conséquent, incluez dans votre plan de gestion de la qualité toutes les actions correctives pour corriger les non-conformités. De plus, énumérez également les mesures qui visent à prévenir ces situations.
Formations et cours
Parallèlement aux actions préventives, vous devez également prévoir la manière dont la formation et la qualification des employés seront menées afin de promouvoir la qualité. Cela permet de s’assurer que chacun sait comment agir dans cet aspect et renforce la notion d’ amélioration continue dans l’ensemble de l’entreprise.
En pratique, la structure de votre Plan de Gestion de la Qualité peut suivre la structure ci-dessous :
- Objectifs : spécifications, efficacité, délais, coûts, ressources, utilisation, etc ;
- Étapes du processus : Pratique, procédures, responsabilités et pouvoirs ;
- Documentation : normes requises et instructions spécifiques ;
- Essais de procédure : Inspection et évaluation ;
- Suivi des modifications : données historiques et informations sur les changements et modifications ;
- Formation : Formation et mise à jour des employés sur tous les processus précédents et les nouvelles bonnes pratiques de gestion de la qualité.
3 avantages d’avoir un plan de gestion de la qualité
Une fois que vous avez compris comment créer un plan de gestion de la qualité, vous devez également comprendre pourquoi vous devriez le faire. En d’autres termes : ce que cette planification ajoute à votre travail et à votre entreprise.
Le principal point positif est précisément d’avoir une manière structurée et fiable de gérer toutes les activités liées au contrôle de la qualité – telles que la planification, la documentation, les révisions, les formations, les audits, etc.
Cela garantit standardisation et efficacité, en plus d’apporter d’autres avantages que vous connaissez plus en détail ci-dessous !
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Promouvoir la surveillance et les tests
Un plan de management de la qualité vous permet de cartographier et d’évaluer les problèmes ou les non-conformités avant qu’ils n’impactent le déroulement des activités. Par exemple, si votre entreprise fournit des services d’assistance, vos tickets peuvent inclure des informations sur les processus, les procédures et les ressources qui peuvent être suivis systématiquement. Cela vous donne des moyens d’améliorer la gestion des tickets.
Par conséquent, un bon plan de gestion encourage des tests récurrents pour détecter d’éventuels problèmes de non-conformité, optimisant ainsi le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble.
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Renforcer l’état d’esprit de prévention
Le secret de la conformité est de miser sur des activités préventives. Avec un plan de gestion, vous pouvez mettre en œuvre ces activités avec la formation, le matériel et la documentation du processus.
Et même en cas de non-conformité, le fait de disposer d’un plan facilite la réévaluation et/ou la restructuration de toutes les pratiques qui y sont liées. Cela facilite la correction et la reprise de la conformité.
Pour maximiser cet avantage, mettre en place des mécanismes qui permettent aux employés de participer à l’élaboration d’actions de prévention, en renforçant leur diffusion dans toute l’entreprise.
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Faciliter l’amélioration continue
Enfin, l’utilisation d’un plan de management de la qualité permet à votre entreprise d’être plus facilement dans une démarche d’amélioration perpétuelle. En effet, il permet de créer un cycle constant de changements afin d’améliorer les livraisons et les résultats.
Qu’il s’agisse de changements incrémentiels effectués à petites doses ou de projets entiers qui cherchent à identifier et à initier des changements dans les processus, cette pratique garantit que votre entreprise ne s’arrête pas dans le temps et est toujours à jour sur les bonnes pratiques, les nouvelles réglementations et les outils de gestion de la qualité.
Conseil supplémentaire : la façon la plus simple de faire de la gestion de la qualité
Les stratégies de qualité sont essentielles pour l’amélioration continue. Atteindre l’excellence dans cette gestion passe par l’utilisation de solutions qui apportent un maximum d’efficacité.
Donc, si vous voulez plus d’efficacité et de conformité dans vos opérations, voyez comment nos experts peuvent vous aider à identifier les meilleures stratégies pour votre entreprise avec les solutions SoftExpert. Contactez-nous dès aujourd’hui !
