Les risques de projet sont des événements ou des conditions incertains qui auront un effet positif ou négatif sur les objectifs d’un projet s’ils se produisent. C’est la définition officielle du Project Management Institute (PMI), une institution internationale à but non lucratif dirigée par des professionnels de la gestion de projet.
Les causes des risques varient en fonction du type, de la complexité et de la durée de votre projet. Les objectifs de la gestion des risques de projet incluent l’identification des menaces potentielles et l’évaluation des conséquences. Une autre partie fondamentale de cette analyse est la planification des mesures d’atténuation.
Il existe diverses méthodes d’identification et d’analyse des risques à la disposition des chefs de projet pour analyser et atténuer les menaces. Nous allons en parler dans cet article, ainsi que de l’importance de l’analyse des risques, en donnant des exemples et en expliquant comment résoudre ces menaces.
Importance de l’analyse des risques de projet
L’évaluation des menaces de projet est essentielle pour aider les chefs de projet à identifier les faiblesses, les forces et les opportunités avant, pendant et après l’exécution d’une initiative. Pour effectuer une analyse efficace, le professionnel doit se familiariser avec les problèmes potentiels et les menaces à haut risque qui pourraient affecter négativement le calendrier d’un projet.
La principale raison d’évaluer les projets est de minimiser l’impact des risques internes et externes. La personne responsable de la gestion des projets doit adopter une approche proactive, en assurant aux parties prenantes que les objectifs de cette initiative seront atteints.
Il est important de répertorier tous les événements inattendus qui pourraient perturber les processus, les ressources et la technologie d’un projet en cours. Grâce à cela, il est possible de gérer ou de minimiser les pertes, surtout si vous disposez d’un plan de préparation.
La gestion de l’organisation doit offrir une plateforme pour traiter les lacunes et tirer parti des opportunités résultant de ces risques. Idéalement, l’analyse des risques doit être effectuée par un gestionnaire de processus qualifié, soutenu par une équipe technique compétente dans l’expertise de ce projet.
Outils d’analyse des risques de projet
L’analyse des risques fonctionne beaucoup mieux lorsque les bons outils sont utilisés. En effet, c’est le seul moyen d’évaluer et de prioriser réellement les risques à atténuer ou à exploiter. L’utilisation du bon logiciel peut aider votre équipe à développer des compétences de planification plus solides, par exemple.
Voici les meilleurs outils d’analyse des risques de projet :
Analyse SWOT
L’analyse SWOT tire son nom d’un acronyme qui signifie “Strengths (Forces), Weaknesses (Faiblesses), Opportunities (Opportunités), Threats (Menaces)”. Elle peut être utilisée pour aller au-delà des risques négatifs d’un projet, vous aidant également à identifier les points forts de votre initiative. En travaillant pour les maximiser, vous pouvez avoir un avantage sur vos concurrents.
Pour effectuer une analyse SWOT complète, vous devez étudier votre projet sous l’angle de chaque lettre de l’acronyme. Cherchez à évaluer de nouvelles façons d’améliorer votre planification et de mieux préparer votre équipe. Pour cela, posez des questions telles que les suivantes :
- Forces : qu’est-ce que nous faisons bien ?
- Faiblesses : qu’est-ce qui peut être amélioré ?
- Opportunités : quels sont nos objectifs pour ce trimestre ?
- Menaces : où nos concurrents réussissent-ils mieux ?
À partir de cette évaluation, vous aurez une meilleure compréhension de la position de votre entreprise et de votre projet par rapport aux concurrents. En évaluant vos forces et vos faiblesses, vous pouvez mieux développer vos projets futurs et atténuer vos risques.
Brainstorming
Le brainstorming fonctionne généralement comme une excellente première étape pour identifier les risques. Étudiez les techniques de brainstorming et appliquez-les pour aider votre équipe à identifier les risques, à rester agile et à atténuer les difficultés.
Bien que le brainstorming ait une bonne réputation en tant que méthode de génération de nouvelles idées, il n’est pas toujours considéré comme le plus efficace. Pour garantir que la technique sera appliquée de manière la plus efficace, il est nécessaire d’avoir une équipe offrant des perspectives différentes, avec des visions variées et des compétences complémentaires.
Cette approche collaborative permet à votre équipe d’identifier une liste plus complète de risques, en mettant en évidence différents problèmes potentiels. Votre équipe peut également discuter des risques les plus pertinents et qui doivent être priorisés en fonction de leur impact potentiel et de leur probabilité de survenance.
Registre des risques
Un registre des risques est un outil utilisé pour identifier et prioriser un risque. Il doit inclure la probabilité de chaque menace de se concrétiser, son impact sur l’organisation et comment l’éviter.
C’est pourquoi le registre des risques est considéré comme une ressource importante dans la gestion des risques de projet. L’outil permet de définir quel membre de l’équipe doit agir en cas de problème.
Un bon registre des risques doit avoir une interface graphique bien organisée, montrant le type de risque, sa probabilité de survenance, le niveau d’impact sur votre entreprise et la personne responsable de prendre une action – ainsi que l’action à prendre.
Après avoir complété votre registre des risques, vous aurez un document constamment mis à jour pour suivre vos projets. Cette information peut être utile à mesure que vous découvrez des menaces. De cette manière, il est possible de réduire les dommages à long terme.
Comment résoudre les risques de projet
Basée sur des méthodologies et des cadres largement acceptés tels que le Balanced Scorecard et le COSO, la gestion de la performance basée sur les risques est une réponse aux défis modernes liés aux risques et à la performance auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui.
Un élément central de cette méthodologie est la compréhension du terme “appétit pour le risque” et comment l’entreprise peut fonctionner en fonction de son “appétit pour les risques”. Pour simplifier la compréhension, le site RBPM – qui regroupe les travaux mondiaux sur le sujet – a proposé le diagramme que vous voyez ci-dessous :
Ce diagramme décrit un processus allant de la capture des éléments commerciaux fondamentaux pour un segment ou une organisation à la création de valeur pour les actionnaires. Entre ces deux points, sept disciplines fondamentales sont listées :
- Définition de la stratégie ;
- Gestion de la performance ;
- Gestion des risques ;
- Alignement entre les risques et la stratégie ;
- Gouvernance ;
- Culture ;
- Communication.
Le diagramme inclut également l’élément “appétit”, qui n’est pas considéré comme une discipline, mais qui est important. Il sert de colle qui maintient les disciplines ensemble, car il influence et est influencé par chacune d’elles.
Comme nous pouvons le voir ci-dessous, nous pouvons diviser le processus en deux grands cercles. Celui de gauche se concentre sur la définition et l’exécution de la stratégie, tandis que celui de droite se concentre sur le maintien des résultats obtenus et l’incorporation de ces pratiques dans la culture de l’organisation.
Dans son article “Les dangers et les promesses de la gestion de la performance basée sur les risques”, Gary Cokins commente que la gestion des risques et la gestion de la performance présentent deux prémisses communes :
- Moins il y a d’incertitude quant à l’avenir, mieux c’est
- Si vous ne pouvez pas mesurer, vous ne pouvez pas gérer
Avec ces prémisses, la méthodologie peut être développée avec une meilleure qualité. Faites attention à identifier les risques appliqués à votre planification stratégique, en visant toujours à minimiser vos incertitudes.
En même temps, définissez et surveillez les indicateurs de performance pour maximiser le contrôle, en cherchant à avoir toutes les informations possibles pour permettre la prise de décisions correcte.
Conclusion
En conclusion, la gestion des risques de projet est un élément essentiel pour le succès de toute entreprise. L’identification, l’analyse et l’atténuation des risques ne protègent pas seulement les objectifs du projet, mais offrent également une vision stratégique permettant de maximiser les opportunités.
En utilisant des outils tels que l’analyse SWOT, le brainstorming et le registre des risques, les équipes peuvent mieux se préparer à affronter les incertitudes et à minimiser les impacts négatifs. De plus, la compréhension de “l’appétit pour le risque” de l’organisation est cruciale pour aligner les risques à la stratégie d’entreprise.
Ainsi, en adoptant une approche proactive et structurée de la gestion des risques, votre équipe sera mieux équipée pour naviguer à travers les défis et garantir la création de valeur pour les parties prenantes.
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