A gestão de um projeto não é tarefa fácil. Se você já foi gestor ou fez parte da equipe de um projeto sabe disso. Situações como atrasos, conflitos, escopo mal definido, falta de recurso, orçamento subestimado, falta de interesse são alguns dos aspectos que ajudam a empurrar projetos ladeira abaixo. Mas antes de atacar esses aspectos, você já parou para pensar como é feita a comunicação do seu projeto? Melhor ainda, seu projeto tem um plano de comunicação?
Para formular um plano de comunicação de qualquer projeto, algumas perguntas devem ser respondidas:
Quem vai receber os comunicados e informações do seu projeto?
O seu público alvo são diretores, gestores, equipe do projeto? Existem partes interessadas que não fazem parte da sua organização?
Que tipo de informação eles devem receber?
Enquanto algumas pessoas adoram e-mails cheios de planilhas anexas, outros querem um texto simples que vai direto ao ponto.
Com qual frequência eles querem ou devem receber essas informações?
Essa é uma etapa crítica que não deve ser ignorada. Nessa etapa, também devemos levar em consideração o nosso público alvo.
Qual é o método que cada stakeholder quer receber essas informações?
Hoje temos uma grande variedade de métodos de comunicação como e-mail, aplicativos de mensagens, telefonemas, conferencias eletrônicas, reuniões presenciais, etc. É importante saber qual o método preferido dos stakeholders.
No White Paper “Plano de Comunicação: por que gestores de projetos devem priorizá-lo?”, falo sobre a importância de um plano de comunicação em um projeto, seu impacto, benefícios, e por que os gestores de projeto precisam priorizá-lo se quiserem obter êxito.
