Se você lidera uma equipe utilizando metodologias ágeis já deve ter se deparado com situações em que teve que improvisar usando o feeling para dar respostas para clientes ou superiores. Eu explico:
Vamos supor que você esteja envolvido com o desenvolvimento de um novo produto, que tem diversas partes a serem desenvolvidas por diferentes equipes. O projeto já está em andamento, os backlogs de cada equipe já foram montados e alguns sprints já foram concluídos. Um belo dia o gerente de uma dessas áreas informa que a sua linha precisará parar por um período de uma semana dentro de um mês e que, por isso, precisa saber quando a parte que a equipe dele está desenvolvendo será necessária.
Como responder a perguntas como esta sem um cronograma?
Você deve estar se perguntando: Cronogramas não são instrumentos de metodologias tradicionais? Utilizá-los não vai contra os princípios ágeis?
O que distingue o remédio do veneno pode ser a dose
Os princípios ágeis incentivam diversas atitudes como foco no cliente, melhoria na comunicação e entregas constantes. Um cronograma que integre todas as partes de um grande projeto certamente ajudará a cumprir estes objetivos. De qualquer forma, nem por isso o seu cronograma precisará ter todas as tarefas e interdependências que haveria em um cronograma tradicional. Os detalhes do que deve ser feito ainda continuarão nos cards que representam o detalhamento das estórias. O seu Gantt precisará ter apenas os grandes marcos do projeto, release, sprints e estórias. Não ceda à vontade de querer “ver” os seus post-its no cronograma, isso só deixará seu projeto mais confuso e frequentemente desatualizado.
Da mesma forma que não teremos um detalhamento até o nível de atividades, não faz sentido tentar atribuir responsáveis para a execução das tarefas. Resolva isso informando o time responsável por aquela entrega e estabeleça prioridades e predecessoras somente se elas de fato existirem. A regra é deixar o cronograma o mais flexível possível, registrando o que for realmente essencial.
Definindo os tempos a partir do número de sprints
Uma vez que seus sprints têm um tamanho pré-definido e fixo (duas semanas, por exemplo), bastará verificar quantos sprints serão necessários para concluir determinada entrega para estimar o término dos grandes marcos e, consequentemente, do projeto. O Release Plan contém as informações necessárias para esta tarefa.
Facilite a comunicação e sincronização entre equipes
Os cronogramas são especialmente úteis em projetos grandes e complexos. Com eles fica muito mais fácil e eficiente comunicar o andamento do projeto e sincronizar os trabalhos que envolvem múltiplos times, como vimos mais acima.
Administrando o projeto com um cronograma fica mais fácil prever quando um recurso externo será necessário ou uma entrega de outra equipe será demandada.
Do macro para o micro
A ideia do cronograma neste tipo de abordagem é fornecer uma “tomada aérea”, que dê uma ideia da figura como um todo. Os detalhes operacionais, o dia a dia das equipes e andamento das estórias continua nos quadros Kanban e relatórios burndown. Desta forma o time não perde a autodeterminação e flexibilidade propostas pelo método ágil e ao final das fases fazem-se os registros no cronograma.
Transparência e credibilidade para stakeholders
As ferramentas ágeis são excelentes para controlar a execução das atividades em nível local, dentro das equipes. Normalmente são focadas em um horizonte relativamente curto, objetivando as próximas entregas, o que está perfeitamente correto. Este é o espírito ágil: entregar valor para o cliente o mais rápido possível e constantemente.
Mas falta uma visão do todo, que mostre o avanço geral do projeto, ajude no controle de custos e na previsibilidade de trabalhos conjuntos. Os cronogramas, com um nível adequado de detalhamento, complementam este ferramental na medida em que fornecem às partes interessadas uma visão ampla do andamento do projeto, transmitindo credibilidade ao time.
Benefícios do uso de cronogramas
1. Foco estratégico
Além dos benefícios mais aparentes e práticos que já elencamos ao longo do artigo, há um menos evidente, porém muito importante. Ao dar ao time uma visão mais ampla do projeto, o cronograma ajuda os membros a entenderem o objetivo do trabalho que estão executando e como ele se insere na estratégia da empresa. Além disso melhora a visibilidade do projeto e do time perante a empresa.
2. Controle de orçamento e custo
Com um projeto tendo seus recursos sendo previstos ao longo do tempo é possível fazer um controle orçamentário e de custos mais aprimorado. E pode ficar ainda mais fácil utilizando-se uma ferramenta especialista em gestão de projetos como o SoftExpert Projeto.
3. Maior previsibilidade para compras e contratações
Sabendo com antecedência quando um determinado recurso será necessário você pode se antecipar para realizar a aquisição ou programar sua reserva, caso seja um recurso compartilhado.
4. Metodologias ágeis melhoram a produtividade
Ao aderir ao uso de cronogramas você automaticamente tem controle de tempos e isso traz uma série de possibilidades para extração de indicadores e melhoria de produtividade. Novamente aqui a dica é não querer bancar o xerife e monitorar tudo. Eleja alguns indicadores relevantes e utilize-os para melhorar a produtividade.
5. Melhora na articulação e sincronização com outras equipes
Outro aspecto relevante a ser destacado é a melhora na articulação entre áreas e equipes. Com a melhora na previsibilidade da necessidade de algum recurso ou parte de produto, diminuem-se os conflitos e as necessidades de entregas urgentes.
Agora que você já viu como tirar melhor proveito das metodologias ágeis com o apoio de ferramentas de gestão de projeto tradicionais, convido você a conhecer o SoftExpert Kanban, um software de gerenciamento Agile que lhe permite planejar, organizar, priorizar e monitorar atividades e fluxos de trabalho em um espaço colaborativo implementando o framework SCRUM. Aproveite e veja a versatilidade do SoftExpert Projeto, um software 100% web que permite gerenciar facilmente projetos, produtos, pessoas, serviços e finanças.
