O relatório de auditoria é um documento formal que comunica a avaliação de um auditor sobre determinado aspecto de uma organização, seja ele financeiro, de controles internos ou de compliance. Ele vai concluir se a entidade está em conformidade ou não com a legislação vigente ou a certificação desejada.
Dependendo de quem fizer a auditoria, ela deve estar de acordo com as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) ou com recomendações do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (IBRACON).
Se feito de maneira correta, o relatório permite que os principais stakeholders entendam melhor a situação atual da organização, assim como os desafios que ela enfrenta no momento e encontrará no futuro. Uma auditoria bem feita vai se destacar, capturando o interesse de todos e promovendo as mudanças necessárias para a melhoria da sua companhia.
Qual a importância de um relatório de auditoria?
O relatório de auditoria tem um papel importante no processo de transformação de uma organização. Afinal, ele traz a garantia de um ente independente de que os processos de uma empresa estão operando de maneira correta.
Além disso, o documento do auditor pode apontar pontos de não conformidade, permitindo que o setor responsável lide com os problemas vigentes. Ao final do processo, quando tudo estiver em compliance com o padrão desejado, a organização pode buscar uma certificação como a ISO 9001.
No caso de relatórios de auditorias financeiras, sua relevância é ainda mais crítica. Isso porque o auditor vai confirmar que as informações financeiras da sua companhia são confiáveis. O resultado pode afetar a confiança que os stakeholders terão na organização, seja na hora de firmar parcerias ou até para investir dinheiro nela.
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Qual a diferença entre auditoria interna e externa?
Apesar de muita gente confundir as duas modalidades, auditorias internas e externas servem a propósitos diferentes. As internas vão avaliar as operações e os processos de uma empresa, enquanto as externas envolvem avaliações independentes dos seus registros e informações financeiras.
Ambas são importantes para garantir a integridade e a precisão das operações de uma organização, assim como a idoneidade de suas informações financeiras.
Apesar disso, elas possuem diferenças de escopo e de nível de detalhe das suas análises. A auditoria interna vai cuidar das seguintes áreas:
- Relatório financeiro;
- Conformidade;
- Segurança da informação;
- Operações;
- Gestão de risco.
Já a auditoria externa vai olhar apenas para as demonstrações de finanças, garantido que elas são precisas e estão em conformidade com a legislação.
Além das diferenças mencionadas, é importante destacar que as auditorias internas são realizadas por profissionais da própria organização, enquanto as auditorias externas são conduzidas por auditores independentes, geralmente de firmas especializadas.
Essa independência é crucial para garantir a neutralidade e a credibilidade do relatório de auditoria externa. Nas duas modalidades, a transparência e a comunicação clara dos resultados são fundamentais para que as recomendações sejam implementadas de modo efetivo e contribuam para a melhoria contínua da organização.
Confira abaixo alguns termos relevantes para entender melhor o processo:
Conformidade
Conformidade refere-se ao cumprimento de leis, normas e políticas internas aplicáveis a uma organização. É o alicerce para garantir que processos e controles estejam alinhados com requisitos regulatórios e padrões internacionais.
Auditoria de Conformidade
Auditoria de conformidade é o exame sistemático de processos e registros para verificar aderência a normas específicas, como ISO 19011 ou regulamentos setoriais. Seu objetivo é identificar lacunas e orientar a organização quanto às ações corretivas necessárias.
Controle Interno
Controle interno engloba políticas, procedimentos e atividades implementados para mitigar riscos e assegurar a integridade das operações. Ele fornece uma estrutura para monitorar transações, proteger ativos e garantir a confiabilidade das informações.
Não Conformidade
Não conformidade ocorre quando um processo ou resultado não atende aos critérios estabelecidos em normas, legislações ou requisitos internos. Identificar não conformidades permite à organização tomar ações corretivas e prevenir recorrências.
Análise de Risco
Análise de risco é a avaliação sistemática de eventos potenciais que podem afetar a organização, considerando probabilidade e impacto. Serve como base para priorizar procedimentos de auditoria e fortalecer controles preventivos.
Leia mais: Relatório de não conformidade: para que serve e como fazer
Como elaborar um relatório de auditoria interna?
Agora que você já sabe qual é a diferença entre uma auditoria interna e uma externa, chegou a hora de descobrir como conferir se está tudo certo com os processos da sua organização.
Siga nossas dicas passo a passo para elaborar o relatório ideal de auditoria interna:
1. Prepare uma capa
Você já ouviu o ditado que diz que a primeira impressão é a que fica?
O trabalho do auditor deve causar boa impressão. Por isso, é fundamental começar com uma capa de qualidade. Ela será o primeiro ponto de contato da alta direção com os resultados da auditoria. Portanto, é importante que apresente informações como:
- Título do relatório;
- Nome do auditor responsável;
- Data de conclusão da auditoria;
- Nome da empresa ou unidade de negócio auditada.
2. Elabore uma introdução
Nesta seção, o auditor deve fornecer uma visão geral com informações sobre a área e processos auditados, quais normas estão dando suporte para a realização do trabalho (ex.: ISO 14001), além de informar sobre qualquer histórico que possa ser necessário antes da leitura do relatório completo. Assim, qualquer pessoa que leia o relatório poderá entender as razões que levaram a auditoria a ser realizada.
Por exemplo, o relatório pode tratar do surgimento de uma nova legislação que impacta nas operações da empresa. A introdução pode descrever quais leis eram aplicáveis até então, onde elas falhavam e como a nova legislação se propõe a tratar estas questões.
3. Elabore um resumo executivo
O resumo executivo deve apresentar as conclusões dos trabalhos realizados de forma compacta. Ele deve ser estruturado da seguinte forma:
- Uma breve descrição do que foi auditado, objetivos, escopo e data de início e conclusão.
- Apresentar as conclusões do auditor.
4. Apresente a terminologia utilizada
A próxima seção deverá apresentar o termos utilizados na elaboração do relatório para que todos possam compreender as informações apresentadas.
Exemplo: se houver referências à ISO, é importante esclarecer que se trata da Organização Internacional de Normalização.
5. Apresente o plano de auditoria
O plano de auditoria deve apresentar o auditor líder e suas qualificações, assim como demais membros da equipe. Esta seção também deve descrever quais foram os documentos avaliados e quais foram as pessoas entrevistadas.
O auditor deve descrever quais foram as etapas seguidas no decorrer da auditoria — uma ferramenta para mapeamento de processos pode auxiliar — e quais os critérios utilizados para selecionar os documentos avaliados, assim como para a escolha das pessoas entrevistadas.
6. Descreva os fatos constatados e apresente as recomendações
O auditor deve tomar nota quando algo estiver em desacordo com os padrões estabelecidos, descrevendo os fatos e as evidências constatadas.
Ao final de tudo, o auditor deve concluir o relatório com uma seção de “Recomendações” de melhoria para organização. Nesta etapa, ele deve considerar os seguintes aspectos:
- Ser positivo: ele deve se concentrar no que está acontecendo no momento e em como os aspectos positivos da empresa podem ser aplicados nas áreas ou processos ineficazes.
- Ser específico: o auditor deve ser muito claro e específico sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, assim como quais ações devem ser implementadas para garantir a conformidade. Ele deve deixar claro quem precisa agir para remediar essas questões.
- Ser sucinto: o auditor deve ser breve nas recomendações e incluir apenas as informações e detalhes realmente necessários.
A seguir, vamos trazer alguns termos importantes para entender melhor o processo de relatório de auditoria interna:
Rastreabilidade (Audit Trail)
Rastreabilidade, ou audit trail, é o registro cronológico de registros e ações que documentam o histórico de processos e transações. Facilita a investigação de discrepâncias e a verificação da integridade dos dados auditados.
CAPA (Ação Corretiva e Preventiva)
CAPA são iniciativas planejadas para eliminar a causa de não conformidades identificadas (ação corretiva) e prevenir sua ocorrência futura (ação preventiva). Esse ciclo promove a melhoria contínua e fortalece a cultura de qualidade.
Melhoria Contínua
Melhoria contínua é a prática de revisar e aperfeiçoar processos de forma permanente, buscando eficiência, redução de falhas e maior valor para stakeholders. Ferramentas como PDCA e Six Sigma são comumente utilizadas para estruturar esse processo.
Plano de Auditoria
Plano de auditoria descreve o escopo, objetivos, critérios, recursos e cronograma de uma auditoria. Serve como guia para a equipe de auditoria, garantindo que todas as etapas sejam conduzidas de forma padronizada e objetiva.
PDCA (Plan-Do-Check-Act)
PDCA é um ciclo de quatro etapas usado para gerenciar processos e promover melhoria contínua: planejar, executar, verificar e agir. É amplamente adotado em sistemas de gestão para sustentar o progresso e a eficácia dos controles.
Leia mais – Auditorias de qualidade: como fazer em 4 etapas simples e eficazes
Considerações finais
Elaborar um relatório de auditoria eficiente é fundamental para assegurar a transparência, a conformidade e a melhoria contínua dentro de uma organização. Um bom relatório não apenas avalia a situação atual da empresa, mas também oferece recomendações claras e específicas para corrigir eventuais falhas e promover boas práticas.
Tanto na auditoria interna quanto na externa, o foco deve estar na precisão das informações e na clareza da comunicação. Seguindo um processo estruturado e minucioso, é possível produzir um documento que não só atenda aos requisitos legais e normativos, mas que também agregue valor real para os stakeholders. Desse modo, você contribui para o crescimento sustentável e a credibilidade da sua organização.
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FAQ – Perguntas frequentes
O que é um relatório de auditoria?
O relatório de auditoria é um documento formal que comunica a avaliação de um auditor sobre determinado aspecto de uma organização, indicando se ela está em conformidade com a legislação ou com os padrões desejados. Ele apresenta conclusões claras, mostrando os pontos de conformidade e não conformidade identificados durante o processo.
Como montar um relatório de auditoria?
Para montar um relatório de auditoria, comece preparando a capa (com título, nome do auditor, data e unidade auditada) e uma introdução que descreva o escopo, as normas de apoio e o histórico relevante. Em seguida, elabore um resumo executivo, defina a terminologia, apresente o plano de auditoria e descreva os fatos constatados junto às recomendações de melhoria.
O que deve conter no relatório de auditoria?
No relatório devem constar a capa, a introdução, o resumo executivo, a seção de terminologia, o plano de auditoria e a descrição dos fatos constatados. Além disso, encerra-se com recomendações específicas para remediação dos pontos de não conformidade e sugestões de boas práticas.
Quem pode assinar um relatório de auditoria?
O relatório deve ser assinado pelo auditor responsável, que pode ser um profissional interno habilitado ou um auditor independente de firma especializada. Dependendo do tipo de auditoria, esse profissional deve estar registrado no Conselho Federal de Contabilidade (CFC) ou ser associado ao Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (IBRACON).
Qual o roteiro do processo de auditoria?
O roteiro inicia-se com a preparação da capa e a elaboração da introdução, explicando o escopo e as normas aplicáveis. Em seguida, há o resumo executivo, a apresentação da terminologia, o detalhamento do plano de auditoria e, por fim, a descrição dos fatos constatados e as recomendações de melhoria.
