A gestão de processos reúne diversos métodos usados para analisar, melhorar e automatizar processos de negócios. Essas ações têm como meta permitir que a organização atinja seus objetivos estratégicos a longo prazo, garantindo que ela se mantenha no caminho certo.
Essa modalidade foca principalmente nos resultados dos procedimentos, ao invés de olhar para as tarefas em si. Ela determina que as equipes e organizações devem procurar constantemente por maneiras de se tornarem mais eficientes e efetivas através da melhoria dos seus processos.
Os principais objetivos da gestão de processos costumam incluir:
- Padronizar os processos para facilitar o treinamento e a gestão da qualidade
- Pesquisar novas tecnologias
- Alinhar os procedimentos com a visão e os valores da empresa
- Fazer análises de risco para mitigar vulnerabilidades
- Acompanhar as métricas dos processos para medir a eficiência
- Automatizar tarefas repetitivas ou simples
Leia nosso artigo para aprender mais sobre o que é Business Process Management (BPM), a importância da gestão de processos e como usar esse framework para solucionar problemas da sua companhia.
O que é Business Process Management
Business Process Management (BPM) é uma versão estruturada e mais abrangente da gestão de processos, mas que tem os mesmos objetivos e técnicas. A BPM determina que você deve observar o processo inteiro de ponta a ponta, diferenciando-o de uma simples gestão de tarefas.
Outro ponto a se atentar é que a Business Process Management foca especificamente em processos que podem ser repetidos. As organizações podem usar o método para fazer uma reengenharia contínua dos seus procedimentos em busca de maior eficiência e menores gastos.
Esse não é um conceito exatamente novo, pois técnicas como Six Sigma e Lean Manufacturing são exemplos de metodologias de BPM. Ou seja, sua empresa pode incorporar análise avançada de dados, monitoramento de atividades e avaliações de gestores para criar uma suite de gestão de processos. Através dela, dá para coordenar colaboradores, sistemas e informações para alcançar seus objetivos.
Existem três principais tipos de BPM:
- BPM centrada em integração. Foca em processos que não exijam grande envolvimento humano. São dependentes de APIs ou de mecanismos que integram dados através de diferentes sistemas, como gestão de recursos humanos (HRM) ou gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
- BPM centrada em humanos. Foca em procedimentos que precisem de envolvimento humano, geralmente na forma de aprovação. Permite que as equipes atribuam tarefas para colaboradores de diferentes funções, fazendo com que seja mais fácil de definir responsáveis.
- BPM centrada em documentos. Trata de um documento específico, como por exemplo um contrato. Pense no caso de uma empresa que adquire um produto serviço: essa transação precisa passar por diferentes formulários e rodadas de aprovação antes de se chegar a um acordo.
Importância da gestão de processos
Toda organização precisa de processos para operar. Isso vale tanto para algo simples como a compra da mesma matéria-prima de sempre ou quanto para algo complexo como o desenvolvimento de um novo produto que vai estrear no mercado.
Sem um sistema eficiente para geri-los, seu negócio pode acabar sofrendo com perda de eficiência e até uma queda nos lucros. É a gestão de processos que permite que todas as suas operações continuem funcionando no ritmo desejado.
Uma implementação sistemática dos seus procedimentos corporativos vai garantir que seus colaboradores gastem menos tempo em tarefas repetitivas e cometam menos erros por causa da ineficiência humana.
Ter uma boa gestão de processos também reduz a probabilidade de uma perda de dados ou de que uma tarefa não seja executada durante um procedimento operacional padrão. Uma boa BPM garante o uso correto dos recursos da sua organização, garantindo que ela seja mais eficiente.
Como solucionar problemas na gestão de processos
A gestão de processos é frequentemente mal compreendida ou excessivamente focada no operacional. Muitas iniciativas se limitam a documentar fluxos ou automatizar tarefas. Isso resulta em problemas contínuos que afetam sua organização e seus clientes.
Por isso, vamos falar sobre os principais problemas na gestão de processos e como resolvê-los. O objetivo é criar valor, estimular a colaboração multifuncional, melhorar resultados e proporcionar uma experiência satisfatória aos clientes.
1. Falta de controle na gestão de processos
Um processo sem responsável gera problemas para a empresa. Afinal, não haverá a quem recorrer em caso de falhas.
É crucial mapear corretamente os candidatos, definindo um responsável que conheça e domine o processo. Essa pessoa deve acompanhar o andamento do procedimento, ter poder de decisão, rever prazos, realocar atividades e propor alterações no fluxo quando necessário.
2. Ausência de troca de conhecimento
Aplicar a gestão do conhecimento aos problemas diários é essencial para melhorar a eficiência dos processos. Sem ela, resolver problemas se torna mais complexo.
A gestão do conhecimento aumenta a capacidade de solução e promove a melhoria contínua, contribuindo para a excelência nos processos de negócio.
É crucial padronizar um processo de compartilhamento de conhecimento e incentivar os colaboradores a segui-lo. Investir em tecnologia que combine ferramentas de gestão de processos e gestão do conhecimento em uma plataforma integrada facilita todo o processo.
3. Falta de engajamento dos colaboradores
O sucesso de uma organização depende do engajamento dos colaboradores. Quando eles percebem que seu esforço contribui para os resultados da empresa, acabam trabalhando com mais dedicação e qualidade.
Isso reduz problemas, gastos desnecessários e aumenta a satisfação dos clientes. A falta de engajamento compromete essa atmosfera positiva.
Para resolver isso, é crucial alinhar lideranças e colaboradores. Eles devem conhecer as estratégias de negócio e entender a direção da organização.
Os membros da equipe precisam ter clareza sobre suas metas e as atividades necessárias para alcançar os resultados. Devem receber feedbacks e apoio para resolver problemas. A empresa deve investir em treinamento para aprimorar e desenvolver novas habilidades nos colaboradores.
Como criar uma gestão de processos eficiente
Essa metodologia exige que você use diferentes ferramentas e técnicas para identificar, analisar e melhorar os procedimentos atuais da sua organização. Isso significa que você precisará analisar o fluxo de trabalho atual e identificar áreas onde podem ser feitas melhorias.
Depois disso, é preciso promover essas mudanças, garantindo uma constante otimização desse processo. Você também precisa criar a documentação para registras esse procedimento e garantir que todos os seus colegas vão entender quais são os passos necessários para executá-lo.
Feita essa introdução, vamos falar sobre o que é preciso para criar uma gestão de processos eficiente:
1. Avalie os objetivos da sua empresa
Comece analisando os principais objetivos da sua companhia em larga escala. Depois, pense em como você pode alinhar os processos com essas metas.
Ao traçar uma direção clara, você pode criar uma gestão de recursos melhor e mais eficiente. Este primeiro passo também permite que você converse com seus colaboradores para ajudá-los a entender suas expectativas e o lugar onde a sua empresa deve chegar.
Isso aumenta o engajamento da sua equipe e o aproveitamento das suas iniciativas.
2. Projete a gestão do seu processo
Agora que você já analisou os objetivos de larga escala, o próximo passo é criar o projeto de um modelo de gestão para seu processo. Para isso, considere como seu procedimento pode ser monitorado e avaliado de modo que continue a operar de maneira suave e eficiente.
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Neste momento, você deve buscar ter um melhor entendimento do que é preciso para completar determinado processo e quais os recursos que ele exige. Portanto, essa é a hora de determinar os papéis das pessoas envolvidas, as ferramentas que serão usadas e os sistemas necessários para a tarefa.
Também crie um roadmap para a execução do processo e mapeie onde estão os gargalos e ineficiências.
3. Implemente o processo
Com o planejamento feito, você pode executar o processo de maneira mais eficaz. Crie a documentação para que todos envolvidos tenham ciência de qual é o procedimento padrão.
É importante deixar claro o que é esperado de cada pessoa e como cada uma pode executar as tarefas de sua responsabilidade. Para isso, você precisa treinar sua equipe na execução desse projeto.
Também é importante fazer testes para garantir que o processo funciona como esperado, assim como se certificar de que é viável e prático seguir cada etapa dele.
4. Acompanhe e avalie o processo
Depois que o procedimento estiver implementado, você deve acompanhá-lo e fazer uma avaliação do que está certo e o que está errado. Idealmente, sua equipe fará validações frequentes para se certificar que tudo funciona como esperado.
Dependendo do resultado, você deve fazer mudanças para o fluxo de trabalho atual na busca por otimizar o processo. Isso pode incluir a implementação de novas tecnologias, a mudança de procedimentos ou recursos e até a criação de processos de suporte totalmente novos.
Assim que terminar o período de análise, comunique a mudança para todos os stakeholders. Desse modo, você garante que todos estarão na mesma página em relação aos procedimentos.
Conclusão
A gestão de processos não é apenas uma questão operacional, mas uma ferramenta estratégica essencial para alcançar eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação dos clientes. Empresas que adotam uma abordagem proativa para otimizar seus procedimentos garantem que suas operações sejam ágeis, escaláveis e alinhadas com seus objetivos de longo prazo.
Além disso, ao investir em tecnologias que automatizam tarefas e promover uma cultura de melhoria contínua, as organizações podem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e se destacar dentro de um cenário competitivo.
Portanto, implementar uma gestão de processos eficiente não é mais uma opção, mas sim uma necessidade para qualquer empresa que busca crescer de maneira sustentável e com resultados consistentes.
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