Criar e lidar com a transformação digital de documentos é um desafio recorrente em todas as organizações. Porém, muitas vezes não damos a atenção devida a estas atividades que possuem milhares de processos, documentos e aplicativos envolvidos. Normalmente esta é uma iniciativa da gerência para implementar transformações digitais em processos críticos e ineficientes, então por onde começar?

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Há muitos problemas envolvendo a transformação digital e não há atalhos para concluir esse desafio. Na verdade, é um esforço recorrente que motiva a cultura de melhoria entre os colaboradores, onde você precisa realmente adotar e liderar as mudanças.

Algumas pessoas definem a transformação digital como a otimização digital de processos, produtos e ativos aperfeiçoando os valores entregues aos clientes, inovando no gerenciamento de riscos ou até o descobrimento novas oportunidades. Por outro lado, alguns podem dizer que é a profunda transformação das atividades e competências empresariais e organizacionais para alavancar oportunidades e tecnologias de uma forma estratégica e priorizada, levando em consideração cenários atuais e futuros. Dependendo do contexto da organização esta definição é adequada às percepções do cliente em relação aos produtos e serviços disponíveis.

Transformação Digital que Ecoa

Como as gerências ou as equipes estão trabalhando? Identificar as áreas para melhoria e avaliar o tempo que novos processos levam versos processos antigos, convertendo os resultados em informações de melhoria e incluir as experiências daqueles que participaram do processo, se torna crucial para a prática de melhorias.
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Compreender as dores dos papéis que utilizam as novas automações é fundamental para prever sucessos posteriores, antecipar expectativas em outros departamentos e estabelecer uma atmosfera de segurança e tranquilidade em qualquer transformação digital.

Processos Baseados em Documentos

O objetivo é simples, consiste em tornar informações disponíveis, acessíveis e utilizáveis ​​- em qualquer lugar, a qualquer hora, em qualquer dispositivo com elementos simples que oferecem oportunidades de reinventar processos e tecnologias. Pequenas atividades que impulsionam a eficiência e agilidade criam melhores experiências, alavancando o volume de processos e faturamentos.

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Com relação aos procedimentos baseados em registros, eles não estão ligados à digitalização ou mecanização de um certo procedimento, apesar de que fazer isso produz resultados benéficos. Essas transformações estão vinculadas à inclusão de flexibilidades em seus procedimentos, com ênfase na proficiência e na experiência humana. Atualizações nos processos de trabalho ou estruturas podem ser necessárias também para melhorar a capacidade e qualidade, dependendo do momento em que organização se encontra.

Melhorar o processo de documentação é mais sobre adotar estratégias que podem se adaptar às mudança constantes de tecnologias/informações do negócio e também entender de onde virão novos conteúdos no futuro e preparar-se para lidar com eles. Isso pode incluir organização, arquivamento e consultas de registros, documentações de suporte, solicitações de documentos, entre outros. Os sistemas e tecnologias usados na transformação digital de documentos, devem fornecer acesso fácil a informações, recursos de pesquisa simplificados, adequação com a cultura organizacional, redução na duração dos ciclos do processo e aprimorar a proteção dos dados atendendo às conformidades, leis e regulamentos.

Construir um plano que esclareça as lacunas entre o presente e futuro em um mundo em constante mudança é um desafio problemático, porém benéfico. Garantir que os arquivos e registros estão sendo alocados em uma estrutura simplificada, traz segurança e conforto para todos envolvidos na transformação digital.

Fluxo de Trabalho Manual

Um fluxo de trabalho pode ser o de obter uma informação ou documento e percorrê-lo através de aprovações, passar para um determinado departamento, confrontar com documentações de suporte, por exemplo, um pedido solicitado que precisa confirmar a disponibilidade de um produto em estoque.

Este processo pode inicialmente compreender a localização do produto, como armazém, bloco, local, caixa e pode incluir o nome do fabricante e também a quantidade do disponível no estoque. Em seguida algum procedimento ou automação pode informar os responsáveis ​​por autorizar o despacho do produto, filtrando departamentos e funções para encontrar aqueles que estão relacionados ao produto. E por fim, um funcionário deve examinar o pacote para encontrar danos ou inconsistências e confirmar se o produto está pronto. Nesse ponto, o procedimento é registrado como “OK” ou senão uma nota com erros é feita e o produto encaminhado para outros processos corretivos e depois entregue ao cliente.

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Todos os processos devem ser mapeados aos mínimos detalhes para uma transformação digital de documentos e avaliados em relação aos retrabalhos, ineficiências, seguranças, integridades e transparências para certificar que processos manuais estão nos locais corretos.

Processos Tradicionais

Um processo comum de captura de documentos pode iniciar com uma captura de informações de pedido ou fatura por e-mail ou digitalização e em seguida armazenadas em uma tecnologia. Todos sabemos que tecnologias não são impecáveis, portanto, uma revisão manual precisaria acontecer antes que a informação seja considerada verdadeira e válida.

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Nesse ponto, as tarefas associadas à auditoria seriam iniciadas, mas em vez de localizar fisicamente documentações de suporte e validar as informações, o exame é automatizado por meio da verificação linha por linha dos dados. Mas esse procedimento é apenas uma versão mecanizada do processo manual, e não um processo de transformação digital. É importante entender como os processos realmente são caracterizados considerando seus conceitos, métodos ou tecnologias e analisar quais permitem um transformação que prioriza as percepções, necessidades e expectativas tanto de clientes como de colaboradores, fornecedores e parceiros.

Entradas do Processo

O processo de transformação digital de documentos poderia começar com os procedimentos na interface de captura. Por que passar pela inconveniência e o custo de realizar a entrada de dados da fatura ou das informações do produto? No fluxo de trabalho de hoje não há motivo convincente para realizar a entrada de dados, a menos que haja um revisor que basicamente confirme informações nos registros do sistema. Além disso, a tecnologia usada para realizar a verificação pode ser incorporada ao processo, e não aos procedimentos posteriores.

As faturas e os pedidos, por exemplo, podem ser examinados primeiro por meio de um processo de classificação automatizado que organiza os registros ausentes. Em seguida, uma etapa de confirmação pode escolher uma modelo padrão e comparar os dados submetidos a esse modelo. Esse procedimento poderia inicialmente utilizar o número da fatura ou o número do pedido para encontrar as informações corretas. Em seguida, em vez de apenas encontrar e extrair informações dos relatórios encontrados, ele realizaria uma verificação de correspondência. Se os dados exatos não estiverem presentes, os melhores resultados serão encontrados para registrar a diferença na quantidade de itens ou no valor total. A verificação poderia ser realizada através de um relatório específico para ser inspecionado pelos auditores.

Em um projeto de transformação digital de documentos, o processo pode ser recriado para que os responsáveis apenas reconciliem entradas incoerentes e erros, em vez de executar toda a verificação de dados exaustivamente. Infelizmente a tecnologia tradicional de entrada de dados é fraca e difícil de integrar-se com inovações, o que resulta em um grande retrabalho para se adaptar com a constante mudanças de conteúdos.

Inovação Simplificada

Um processo de transformação digital de documentos é mais do que idéias para eliminar papéis ou mecanização de um processo manual. É sobre progressivamente raciocinar em direção a procedimentos que podem ser ajustados e melhorados para antecipar os resultados de atividades, produtos e tecnologias.

Os conceitos de renovação devem refletir em procedimentos eficazes, incluindo a utilização de espaços físicos, armazenamento digital, desempenho de tarefas e procedimentos, bem como a necessidade de manutenções recorrentes. Por fim, garantir que informações de treinamento e suporte sejam disponibilizados para todos os envolvidos, simplificando o acesso e distribuição de conteúdos com uma estrutura de segurança coesa, permitindo que as partes interessadas sejam comunicadas quando necessário.

Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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