Crear y lidiar con la transformación digital de documentos es un desafío recurrente en todas las organizaciones. Sin embargo, muchas veces no damos la debida atención a estas actividades que poseen millares de procesos, documentos y aplicaciones involucradas. Normalmente esta es una iniciativa de la gerencia para implementar transformaciones digitales en procesos críticos e ineficientes, entonces, ¿por dónde comenzar?

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Hay muchos problemas involucrando a la transformación digital y no hay accesos rápidos para concluir ese desafío. En realidad, es un esfuerzo recurrente que motiva la cultura de mejora entre los colaboradores, en donde usted precisa realmente adoptar y liderar los cambios.

Algunas personas definen la transformación digital como la optimización digital de procesos, productos y activos perfeccionando los valores entregados a los clientes, innovando en la gestión de riesgos o hasta el descubrimiento de nuevas oportunidades. Por otro lado, algunos pueden decir que es la profunda transformación de las actividades y competencias empresariales y organizacionales para estimular oportunidades y tecnologías de una forma estratégica y priorizada, llevando en consideración escenarios actuales y futuros. Dependiendo del contexto de la organización, esta definición es adecuada para las percepciones del cliente con relación a los productos y servicios disponibles.

Transformación Digital que Hace Eco

¿Cómo las gerencias o los equipos están trabajando? Identificar las áreas para mejora y evaluar el tiempo que nuevos procesos llevan versus procesos antiguos, convirtiendo los resultados en informaciones de mejora e incluir las experiencias de aquellos que participaron en el proceso, se hace crucial para la práctica de mejoras.

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Comprender los dolores de los papeles que utilizan las nuevas automaciones es fundamental para prever éxitos posteriores, anticipar expectativas en otros departamentos y establecer una atmósfera de seguridad y tranquilidad en cualquier transformación digital.

Procesos Basados en Documentos

El objetivo es simple, consiste en hacer que las informaciones estén disponibles, accesibles y utilizables – en cualquier lugar, a cualquier hora, en cualquier dispositivo con elementos simples que ofrecen oportunidades de reinventar procesos y tecnologías. Las pequeñas actividades que impulsan la eficiencia y agilidad crean mejores experiencias, estimulando el volumen de procesos y facturaciones.

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Con relación a los procedimientos basados en registros, ellos no están conectados a la digitalización o mecanización de un cierto procedimiento, a pesar de que hacer eso produce resultados benéficos. Esas transformaciones están vinculadas a la inclusión de flexibilidades en sus procedimientos, con énfasis en la competencia y en la experiencia humana. Pueden ser necesarias actualizaciones en los procesos de trabajo o estructuras también para mejorar la capacidad y calidad, dependiendo del momento en que la organización se encuentra.

Mejorar el proceso de documentación es más sobre adoptar estrategias que pueden adaptarse a los cambios constantes de tecnologías/informaciones del negocio y también entender de dónde vendrán nuevos contenidos en el futuro y prepararse para lidiar con ellos. Eso puede incluir organización, archivado y consultas de registros, documentaciones de soporte, solicitudes de documentos, entre otros. Los sistemas y tecnologías utilizados en la transformación digital de documentos deben proveer acceso fácil a informaciones, recursos de búsqueda simplificados, adecuación con la cultura organizacional, reducción en la duración de los ciclos del proceso y mejorar la protección de los datos atendiendo las conformidades, leyes y reglamentos.

Construir un plan que esclarezca los vacíos entre el presente y el futuro en un mundo en constante cambio es un desafío problemático, aunque benéfico. Garantizar que los archivos y registros estén siendo asignados en una estructura simplificada, trae seguridad y comodidad para todos los involucrados en la transformación digital.

Flujo de Trabajo Manual

Un flujo de trabajo puede ser el de obtener una información o documento y recorrerlo a través de aprobaciones, pasar para un determinado departamento, confrontar con documentaciones de soporte, por ejemplo, un pedido solicitado que precisa confirmar la disponibilidad de un producto en stock.

Este proceso puede inicialmente comprender la localización del producto, como almacén, bloque, local, caja y puede incluir el nombre del fabricante y también la cantidad disponible en el stock. A continuación, algún procedimiento o automación puede informar los responsables por autorizar el despacho del producto, filtrando departamentos y funciones para encontrar a aquellos que están relacionados al producto.

Y finalmente, un funcionario debe examinar el paquete para encontrar daños o inconsistencias y confirmar si el producto está listo. En ese punto, el procedimiento es registrado como “OK” o sino es hecha una nota con errores y el producto encaminado para otros procesos correctivos y después entregado al cliente.

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Todos los procesos deben ser mapeados en los mínimos detalles para una transformación digital de documentos, y evaluados con relación a los retrabajos, ineficiencias, seguridad, integridades y transparencias para certificar que los procesos manuales están en los locales correctos.

Procesos Tradicionales

Un proceso común de captura de documentos puede iniciarse con una captura de informaciones de pedido o factura por e-mail o digitalización y a continuación almacenadas en una tecnología. Todos sabemos que tecnologías no son impecables, por lo tanto, una revisión manual precisaría suceder antes de que la información sea considerada verdadera y válida.

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En ese punto serían iniciadas las tareas asociadas a la auditoría, pero en vez de localizar físicamente documentaciones de soporte y validar las informaciones, el examen es automatizado por medio de la verificación línea por línea de los datos. Pero ese procedimiento es sólo una versión mecanizada del proceso manual, y no un proceso de transformación digital. Es importante entender cómo los procesos realmente son caracterizados considerando sus conceptos, métodos o tecnologías y analizar cuáles permiten una transformación que prioriza las percepciones, necesidades y expectativas tanto de clientes como de colaboradores, proveedores y aliados.

Entradas del Proceso

El proceso de transformación digital de documentos podría comenzar con los procedimientos en la interface de captura. ¿Por qué pasar por la inconveniencia y el costo de realizar la entrada de datos de la factura o de las informaciones del producto? En el flujo de trabajo de hoy no hay motivo convincente para realizar la entrada de datos, a menos que haya un revisor que básicamente confirme informaciones en los registros del sistema. Además, la tecnología usada para realizar la verificación puede ser incorporada al proceso, y no a los procedimientos posteriores.

Las facturas y los pedidos, por ejemplo, pueden ser examinados primero por medio de un proceso de clasificación automatizado que organiza los registros ausentes. A continuación, una etapa de confirmación puede escoger un modelo estándar y comparar los datos sometidos a ese modelo. Ese procedimiento podría inicialmente utilizar el número de la factura o el número del pedido para encontrar las informaciones correctas. A continuación, en vez de sólo encontrar y extraer informaciones de los informes encontrados, él realizaría una verificación de correspondencia. Si los datos exactos no estuvieren presentes, los mejores resultados serán encontrados para registrar la diferencia en la cantidad de ítems o en el valor total. La verificación podría ser realizada a través de un informe específico para que sea inspeccionado por los auditores.

En un proyecto de transformación digital de documentos, el proceso puede ser recreado para que los responsables sólo reconcilien entradas incoherentes y errores, en vez de ejecutar toda la verificación de datos exhaustivamente. Infelizmente la tecnología tradicional de entrada de datos es débil y difícil de integrarse con innovaciones, lo que resulta en un gran retrabajo para adaptarse con el constante cambio de contenidos.

Innovación Simplificada

Un proceso de transformación digital de documentos es más que ideas para eliminar papeles o mecanización de un proceso manual. Es sobre progresivamente raciocinar hacia procedimientos que pueden ser ajustados y mejorados para anticipar los resultados de actividades, productos y tecnologías.

Los conceptos de renovación deben reflejarse en procedimientos eficaces, incluyendo el uso de espacios físicos, almacenamiento digital, desempeño de tareas y procedimientos, bien como la necesidad de mantenimientos recurrentes. Finalmente, garantizar que informaciones de capacitación y soporte sean colocadas a disposición para todos los involucrados, simplificando el acceso y la distribución de contenidos con una estructura de seguridad y de cohesión, permitiendo que las partes interesadas sean comunicadas cuando sea necesario.

Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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