5 Pourquoi : Qu'est-ce que c'est et comment l'appliquer

La méthodologie des 5 pourquoi est une forme d’analyse simple mais puissante qui aide à identifier la cause profonde d’un problème. Il a été créé par Taiichi Ohno, ingénieur en mécanique chez Toyota. Bientôt, les 5 pourquoi sont devenus très populaires dans l’industrie automobile.

Pour que vous appreniez à utiliser cette méthode efficace qui vous aidera à résoudre les problèmes qui se posent au quotidien, continuez à lire et dissipez tous vos doutes sur la méthode des 5 pourquoi.

En savoir plus : en savoir plus sur la méthodologie 5s

Qu’est-ce que la méthode des 5 pourquoi ?

Lorsque nous sommes confrontés à un problème, il est très courant d’essayer de le résoudre en regardant ses symptômes. C’est quelque chose qui vient de l’instinct humain. Cependant, ce type d’approche a un effet partiel ou temporaire. De plus, si l’on ne traite pas sa cause profonde, il est possible que le problème se reproduise – ce qu’on appelle la récidive.

C’est pour y faire face que Taiichi Ohno a créé la méthodologie dans les années 70, détaillée dans son livre Toyota System Production (TPS). En plus des 5 pourquoi, Taiichi a également inventé la pensée lean  et  le kanban.

Dans son approche, Taiichi a créé un moyen de résoudre les problèmes internes de manière efficace et simple. Ces caractéristiques ont rendu les 5 pourquoi si populaires. C’est pourquoi beaucoup de gens croient encore qu’il s’agit d’un outil unique à l’industrie automobile.

Cependant, cette stratégie fonctionne dans les entreprises de toutes tailles ou de tous segments. L’important est qu’il soit nécessaire de résoudre les problèmes et de mettre en œuvre des actions correctives rapidement et facilement.

Comment appliquer l’utilisation des 5 pourquoi ?

L’application des 5 pourquoi est assez simple : lorsque vous identifiez un problème, vous vous demandez « pourquoi » cinq fois, jusqu’à ce que vous arriviez à la cause du problème. Il est important de préciser que « cinq » n’est qu’un nombre suggéré par la méthode.

Il y aura des cas où il sera nécessaire d’aller au-delà des cinq questions, tout comme il y aura aussi des situations où la cause profonde du problème émergera avant le cinquième pourquoi. Le grand avantage de cette méthode est justement d’aller au-delà de ce qui est évident, en s’attaquant aux causes qui ne sont pas visibles au départ.

C’est cette simplicité qui fait de cette méthodologie l’un des outils les plus utilisés lorsqu’il s’agit de rechercher les raisons qui génèrent un problème.

Lors de l’utilisation des 5 pourquoi, il est important d’être conscient de certains points :

• Une seule personne ne peut pas tout résoudre. Comptez sur une équipe qui connaît le processus et les détails du problème à corriger. Il doit avoir un animateur, qui guidera les autres participants et les aidera à rester concentré sur l’identification des causes du sujet analysé.

• Décrivez le problème afin que tout le monde comprenne clairement ce qui se passe. Pour ce faire, utilisez des documents, des enregistrements, des e-mails et d’autres éléments utiles, en observant tout ce qui se passe. Ainsi, tout le monde aura le même objectif et les détails ne passeront pas inaperçus.

• Demandez-vous « pourquoi ce problème s’est-il produit ? » et évitez de répondre à cette question par des suppositions ou des hypothèses. Assurez-vous que chaque réponse est basée sur des preuves concrètes et sur des faits ou des données.

• Répétez la question « pourquoi ? » jusqu’à ce que vous arriviez à la cause profonde du problème. Et rappelez-vous que cinq n’est qu’une référence. Dans certains problèmes, vous devrez répéter la question plusieurs fois, tandis que dans d’autres, vous serez en mesure de déterminer la cause profonde avant cela.

• Un autre point qui prête généralement à confusion est de connaître le bon moment pour clore les questions et terminer l’analyse. Cela se produit généralement lorsque la question est posée et qu’aucune réponse n’est obtenue avec des preuves.

• Une fois la cause profonde du problème identifiée, l’équipe doit définir les actions qui seront prises pour le corriger, afin d’éviter qu’il ne se reproduise.

Exemple d’application des 5 pourquoi

Vous connaissez déjà le concept derrière le fonctionnement des 5 Pourquoi. Pour vous aider à mettre cela en pratique, nous avons préparé un exemple illustratif de l’application de cet outil. Vérifier!

• Problème à analyser : Les pièces sont incomplètement peintes.

• Tout d’abord, pourquoi ? La cabine de peinture s’est éteinte au milieu du processus.

• Deuxièmement, pourquoi ? Il y avait un manque d’électricité.

• Troisièmement, pourquoi ? Le disjoncteur a fini par se déclencher.

• Quatrièmement, pourquoi ? Le câblage du disjoncteur a fondu et il a court-circuité.

• Cinquièmement, pourquoi ? Le câblage installé dans le disjoncteur était inadéquat et de mauvaise qualité. C’est la cause profonde !

Ensuite, faites le raisonnement inverse pour valider votre hypothèse :

1. Le câblage électrique était insuffisant ;
2. Cela a provoqué une surchauffe ;
3. La surchauffe a fait fondre et court-circuiter le couvercle en plastique ;
4. Le court-circuit a déclenché le disjoncteur et interrompu le fonctionnement de la cabine ;
5. Cela signifie que le processus de peinture n’a pas été terminé.

Avec l’identification de la cause profonde, l’équipe doit discuter et définir quelles actions seront mises en œuvre pour éviter que le problème ne se reproduise. En suivant notre exemple ci-dessus, une mesure appropriée serait de remplacer le câblage d’alimentation par un autre qui répond aux recommandations du fabricant de la cabine de peinture.

L’équipe responsable de l’entretien de l’équipement devrait surveiller la mise en œuvre de ces mesures correctives et évaluer si elles ont été efficaces et ont effectivement éliminé la cause du problème.

Si la cause profonde persiste même après l’analyse et la mise en œuvre de mesures correctives, répétez la méthode des 5 pourquoi. Cette persistance est un indicateur que la véritable raison du problème n’a pas encore été identifiée et résolue correctement – et que cela doit être fait.

5 conseils pour utiliser au mieux les 5 pourquoi 

En plus de comprendre le processus d’application des 5 pourquoi, il est également nécessaire de suivre les bonnes pratiques pour s’assurer que la méthodologie est utilisée de la meilleure façon. En suivant les conseils ci-dessous, vous maximiserez les avantages de la technique et éviterez certaines erreurs courantes.

1. Décrivez clairement le problème

Tout d’abord, réunissez l’équipe chargée d’identifier la cause du problème et décrivez-la le plus précisément possible. Soyez aussi objectif et concis que possible pour augmenter la clarté, l’efficacité et la simplicité du processus.

2. Documentez soigneusement l’ensemble du processus

Comme vous l’avez déjà vu, il est essentiel d’enregistrer les étapes et de noter les décisions et les tâches. Cela permet d’éviter les pannes, d’apporter de la transparence et de rationaliser l’ensemble du processus. Cela permet également d’optimiser la communication pour toutes les personnes concernées, en particulier lorsqu’il s’agit d’un logiciel de gestion de la qualité.

3. Planifier les solutions et les mettre en œuvre correctement

N’oubliez pas : il ne suffit pas de trouver la cause d’un problème, il est essentiel de définir des solutions pour y remédier. Avec toute l’équipe, comprenez ce qui corrigera le problème et évitera qu’il ne se reproduise. Notez également tout cela et définissez les responsables de chaque action.

La  méthodologie 5W2H et  les modèles de plans d’action peuvent être de grands alliés pour faciliter l’ensemble de ce processus.

4. Créer des moyens de suivre les résultats et d’examiner les mesures adoptées

Les processus et les activités d’une entreprise sont en constante évolution. De même, tous les problèmes (et leurs causes profondes) peuvent également changer. Par conséquent, créez des moyens de mesurer l’efficacité des solutions adoptées et examinez tout cela chaque fois qu’un élément lié à celle-ci est modifié.

5. Sachez quand vous arrêter

Enfin, quelque chose qui peut sembler simple, mais qui est très important : savoir quand s’arrêter. Les activités complexes comportent plusieurs éléments qui sont liés. Ainsi, un problème qui semblait simple au départ peut en fait être le symptôme de quelque chose de plus profond.

Par conséquent, restez concentré et essayez toujours de comprendre ce qui, objectivement, est à l’origine de cette situation – et ce qui peut en fait être un nouveau problème.

Conclusion

Vous savez maintenant comment la méthodologie des 5 pourquoi apporte simplicité et efficacité à la résolution de problèmes. En combinant une équipe qualifiée qui connaît la méthode et avec ses processus clairs et organisés, vous disposez d’un outil puissant pour identifier et résoudre les défaillances.

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