L’exécution de projets est la phase qui vient après l’initiation et la planification dans le cycle d’une initiative donnée. Pendant cette étape, l’équipe crée ses livrables et les présente aux clients et aux principaux parties prenantes.
Également connue sous le nom de mise en œuvre de projets, cette troisième phase est la plus longue et la plus compliquée de toutes. Votre équipe va utiliser comme base tout le travail effectué lors des étapes précédentes, mettant en action ce qui a été planifié.
Il n’y a pas de moment précis pour commencer l’exécution des projets, car cela dépend de la date convenue entre l’équipe et sa direction. Mais la mise en œuvre doit se dérouler en même temps que la phase de surveillance et de contrôle, se terminant lorsque le dernier livrable est achevé.
Dans cet article, nous allons parler des principaux défis de l’exécution de projets et comment les surmonter, en plus de proposer un cadre pour mettre en œuvre votre initiative avec succès.
Défis pour exécuter un projet
Étant la phase la plus difficile de toutes, l’exécution de projets est souvent le moment où apparaissent le plus de problèmes. Il est donc important de se préparer aux principaux défis que vous pouvez rencontrer lors de la mise en œuvre.
Pour cela, nous allons parler des difficultés les plus courantes rencontrées lors de l’exécution de projets et comment votre équipe peut les surmonter.
1. Défaillances de communication
Avoir une bonne ligne de communication est essentiel pour que votre projet soit réussi. Si les personnes impliquées ne parviennent pas à se comprendre, votre initiative risque de ne pas être livrée à temps, victime d’erreurs et de malentendus.
Une étude du Project Management Institute (PMI) indique que, dans 56 % des cas, les problèmes de communication sont la principale cause de l’échec d’un projet. Les barrières linguistiques, les informations obsolètes et même les fuseaux horaires très différents peuvent causer des difficultés de compréhension.
Quelle est la solution ? La meilleure façon de résoudre ce problème vient du chef de projet : cette personne doit créer un plan de communication qui définit une chaîne de messages claire. Il est également essentiel de fournir différents moyens de contact aux membres de l’équipe, facilitant ainsi l’échange d’informations entre eux.
2. Erreurs dans la gestion du temps
Un autre point qui demande beaucoup d’attention est la gestion des délais. Ici, les plus grands ennemis qui empêchent les choses d’être faites à temps sont les changements soudains de priorité et les augmentations inattendues de la portée.
Un problème qui perturbe également de nombreux projets est les délais complètement irréalistes, qui entraînent des retards ou une perte de qualité. Les bons chefs de projet connaissent la capacité de leur équipe et négocient avec la direction pour obtenir un calendrier raisonnable pour l’exécution du projet.
Quelle est la solution ? Faites très attention à la gestion de votre temps de travail. Planifiez correctement combien de jours ou de semaines sont nécessaires pour terminer chaque tâche, avec un temps supplémentaire pour les imprévus potentiels. Une technique qui peut également aider est de bloquer des créneaux horaires dans l’agenda de toute l’équipe pour travailler uniquement sur ce projet.
3. Augmentation de la portée
Les changements dans la taille du projet n’affectent pas seulement la gestion du temps, mais perturbent également votre équipe de nombreuses autres manières. L’augmentation de la portée se produit lorsque le projet s’étend au-delà du plan initial, obligeant votre équipe à travailler sur plus de tâches et à livrer plus de livrables.
Comme on peut s’y attendre, cette pratique entraîne souvent des retards dans les délais et des dépenses qui dépassent le budget. Une autre étude du PMI a révélé que 52 % des chefs de projet ont dû faire face à une augmentation de la portée rien qu’en 2017.
Quelle est la solution ? Comme dit le proverbe : mieux vaut prévenir que guérir. Le moment idéal pour gérer l’augmentation de la portée est pendant la phase de planification du projet. À ce moment-là, définissez clairement la taille de l’initiative et concluez des accords avec la direction pour garantir que votre portée ne sera pas augmentée.
Si cela n’est pas possible, il faut gérer les changements par une communication claire et fréquente. Créer un plan de gestion des changements aide également beaucoup dans ces moments-là.
4. Mauvaise gestion des ressources
Une compétence de grande importance pour les chefs de projet est la gestion des ressources. Après tout, une pierre d’achoppement pour de nombreux projets est le manque de moyens pour exécuter les tâches à des moments cruciaux.
Une autre question qui empêche de nombreuses équipes de dormir est la difficulté à identifier les bonnes ressources pour chaque projet. Après tout, les personnes choisies ne possèdent pas toujours les compétences les plus appropriées pour exécuter une tâche donnée.
Tout cela devient encore plus difficile lorsqu’un chef de projet a plusieurs projets différents avec des priorités concurrentes. Des imprévus peuvent également survenir, nécessitant le réaffectation de personnes ou d’outils d’une initiative à une autre.
Quelle est la solution ? Apprenez quelle est la capacité d’exécution des tâches de votre équipe et définissez combien de temps chaque membre peut consacrer à ce projet chaque semaine. N’oubliez pas que vos employés passeront également du temps à gérer des tâches administratives, des demandes inattendues, d’autres initiatives et, éventuellement, des absences pour des problèmes de santé.
Utilisez des outils comme le Contrôle des Ressources de SoftExpert Suite pour avoir une vision plus claire de la situation d’un projet donné. Grâce à la plateforme, vous pouvez visualiser les activités associées à chaque ressource, gérer leur allocation et vérifier un calendrier unifié des activités.
5. Échec de la gestion des parties prenantes
Un autre facteur qui doit être équilibré dans cette gestion est les parties prenantes. Un point qui peut devenir incontrôlable est les attentes de ces personnes, qui se sentent également frustrées si elles n’ont pas accès aux informations sur l’avancement du projet.
Un point de confrontation courant qui peut apparaître est le conflit d’intérêts de la part d’une partie prenante. Soyez également attentif à un manque d’engagement de la part de ce groupe.
Quelle est la solution ? La principale tactique de gestion des parties prenantes est la communication, alors gardez-les toujours pleinement informées. Cela peut se faire par des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires, sous forme de message WhatsApp ou de newsletter. L’important est de maintenir le dialogue et de répondre aux questions.
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Comment exécuter un projet avec succès
Vous avez déjà vu quels sont les principaux problèmes qui peuvent entraver l’exécution des projets. Il est donc temps d’apprendre ce qu’il faut savoir pour mener à bien une initiative.
1. Concentrez-vous sur le résultat final
Commencez par vous assurer que votre stratégie d’exécution de projet est alignée avec l’objectif final de votre initiative. Pour cela, il est nécessaire que tous les objectifs et jalons de votre projet soient clairs et aient été méticuleusement définis.
2. Faites adhérer votre équipe à l’idé
Comme nous l’avons déjà discuté, la communication d’un projet est extrêmement importante. En établissant un plan de communication clair et direct, vous pourrez faire en sorte que votre équipe et les parties prenantes adhèrent plus facilement à l’idée.
Expliquez clairement votre stratégie d’exécution de projet, offrant à l’équipe une meilleure compréhension de la manière dont chacun d’eux contribuera à l’initiative, quelles seront leurs responsabilités et ce que l’on attend d’eux.
3. Construisez une équipe talentueuse
Nous connaissons tous l’expression “la chaîne se brise toujours du côté le plus faible”. Il en va de même pour l’équipe de votre projet. Assurez-vous de réunir une équipe de membres de la plus haute qualité, capables de vous aider à planifier et à mettre en œuvre vos stratégies.
Les membres de votre équipe doivent également être capables de vous remettre en question et de vous aider à voir les choses sous un angle différent.
4. Gérez le progrès et la performance
Comment savez-vous que votre stratégie d’exécution de projet progresse et est exécutée comme prévu ? En définissant des métriques pour évaluer votre performance !
Suivre les métriques est le moyen le plus efficace de montrer que votre plan fonctionne, et communiquer vos progrès est une façon de maintenir l’engagement de l’équipe et des parties prenantes. De plus, vous pourrez corriger les erreurs en cours de route tant qu’il est encore temps.
5. Prenez les rênes
Rappelez-vous : aucune des pratiques ci-dessus ne fera de différence si vous ne prenez pas les rênes de votre projet. C’est fondamental lors de la mise en œuvre de la stratégie d’exécution.
Pour diriger votre équipe, cependant, il est important de se comprendre soi-même et de posséder un certain niveau d’intelligence émotionnelle. En effet, vous risquez de perdre votre crédibilité auprès du groupe si vous êtes perçu comme une personne “imprévisible et incontrôlable”, qui se laisse emporter par ses émotions.
Travaillez également vos compétences en gestion stratégique et d’entreprise, ainsi que votre capacité à gérer des projets techniques. Cela sera un atout qui peut beaucoup aider dans ce processus.
6. Faites de la technologie votre alliée
Il n’est jamais superflu de souligner l’importance d’avoir le bon outil de gestion de projet. Il vous aidera non seulement à exécuter les activités, mais aussi à surveiller la disponibilité des ressources et à gérer toute la gestion financière, évitant ainsi que des écarts ne compromettent l’atteinte des résultats.
Conclusion
L’exécution de projets est une phase cruciale et difficile dans le cycle de vie d’une initiative. Surmonter les obstacles de cette étape nécessite une planification, une communication efficace, une gestion minutieuse des ressources et un leadership ferme et conscient.
Pour garantir le succès, il est essentiel d’aligner l’équipe sur les objectifs finaux, d’utiliser intelligemment la technologie et de maintenir une vision claire des progrès et des performances.
Cependant, la clé d’une exécution réussie ne réside pas seulement dans le suivi d’un ensemble de bonnes pratiques, mais aussi dans l’adaptation de ces stratégies à la réalité unique de chaque projet.
La flexibilité et la capacité de résolution de problèmes permettront à votre équipe de livrer des résultats de haute qualité, en respectant les délais et en satisfaisant les parties prenantes. Ainsi, avec une exécution bien orchestrée, votre projet a tout pour atteindre le succès souhaité.
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