La gestion des ressources est la pratique consistant à planifier, planifier et allouer ce qui est nécessaire pour réaliser un projet ou un programme. Ces éléments peuvent être des personnes, de l’argent ou des technologies sans lesquels une initiative donnée ne progressera pas.
Une bonne gestion des ressources garantira que les bons outils sont disponibles lorsqu’ils sont nécessaires pour que les employés puissent fonctionner de manière optimale. Si cela est fait correctement, cela vous permet d’allouer des ressources pour atteindre la valeur organisationnelle la plus élevée possible.
Les ressources sont des éléments essentiels pour que votre organisation atteigne ses objectifs. Sans eux, il n’est pas possible de mener à bien vos tâches et projets, ni d’analyser quels outils seront nécessaires pour mener à bien ces actions.
Dans cet article, nous expliquerons l’importance d’une bonne gestion des ressources, ainsi que prodiguerons des conseils pour améliorer cette gestion au sein de votre entreprise. Allons-y ?
Avantages d’un plan de gestion des ressources
Une gestion correcte des ressources offre à votre organisation la stabilité dont elle a besoin pour tirer le meilleur parti de son potentiel. Vous devez surveiller quelles ressources sont utilisées dans vos opérations quotidiennes pour éviter de les surutiliser ou de les sous-utiliser.
Grâce à cet équilibre, votre entreprise bénéficiera d’un plus grand contrôle, d’une plus grande rentabilité et d’une plus grande efficacité dans son fonctionnement. Les autres avantages d’avoir un bon plan de gestion des ressources comprennent :
- Des relations plus harmonieuses entre les équipes et les services
- Il est plus facile de détecter les problèmes avant qu’ils ne surviennent (ou de les éviter complètement)
- Une plus grande agilité, avec une capacité accrue à changer de direction rapidement en cas de changements inattendus
- Utilisation efficace des employés, des finances, de la technologie et de l’espace physique
D’un autre côté, l’absence d’un bon plan de gestion des ressources peut s’avérer coûteuse. Selon une étude réalisée par le Project Management Institute, 21 % des projets échouent en raison de ressources limitées ou surchargées.
Voici les principaux points négatifs causés par le manque de gestion correcte des ressources :
- Des équipes surchargées de charges de travail plus lourdes et qui doivent travailler plus d’heures que d’habitude pour atteindre leurs objectifs
- Des flux de travail perturbés et l’émergence de tensions financières pouvant entraîner de graves problèmes financiers
- Les équipes, les individus et l’organisation peuvent être confrontés à des complications et à des revers sur plusieurs fronts de leurs opérations
- Baisse des performances de l’équipe, du service voire de l’entreprise dans son ensemble
Comment améliorer la gestion des ressources du projet
Une bonne gestion des ressources est cruciale pour la réussite des projets. Les initiatives qui ne disposent pas des ressources nécessaires au bon moment risquent fort de se heurter à des problèmes de délais, de qualité et de budget.
Dans cette section, nous examinerons les six processus essentiels pour garantir que votre projet dispose des outils dont il a besoin au bon moment et au bon endroit.
1. Planifier la gestion des ressources
Il est essentiel de définir comment estimer, acquérir, gérer et utiliser les ressources physiques et des équipes. Le plan de gestion des ressources doit préciser qui embauchera ou affectera les personnes nécessaires et qui autorisera l’achat ou la location d’équipements et d’espaces.
Ce processus doit garantir des ressources suffisantes tout au long de l’exécution du projet, en tenant compte d’éventuelles pénuries ou concurrence avec d’autres projets.
PMBOK, un guide du Project Management Institute (PMI), recommande de créer une durée de rendez-vous en équipe à ce stade. Ce document doit inclure les valeurs de l’équipe, les directives de communication, les critères et les processus de prise de décision, de résolution des conflits, les directives de réunion et les accords d’équipe.
2. Estimer les ressources de l’activité
Au cours de cette étape, vous identifierez quelles ressources seront nécessaires pour chaque activité – et en quelle quantité. Préciser le type, la quantité et les caractéristiques des ressources humaines, des matériaux, des équipements et des fournitures requis pour le projet.
C’est quelque chose qui peut être fait périodiquement tout au long du projet, selon les besoins. Pour réaliser cette tâche, il est essentiel que la liste des activités et leurs attributs soient disponibles.
En d’autres termes, le WBS (Project Breakdown Structure) doit être prêt, ce qui permet de mieux comprendre le projet et de déterminer ses besoins. L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme SoftExpert Projeto permet de consulter le WBS et de réaliser des devis plus facilement et plus précisément.
Lors de l’établissement d’estimations, il est important de prendre en compte les facteurs environnementaux de l’entreprise, l’emplacement et la disponibilité des ressources, les compétences de l’équipe, la culture organisationnelle, les données d’estimation précédentes et les conditions du marché.
3. Acquérir les ressources nécessaires
Obtenez les membres de l’équipe, les installations, l’équipement, le matériel, les fournitures et autres ressources nécessaires au projet. Ceux qui appartiennent déjà à l’entreprise ou à l’équipe des ressources humaines constituent le groupe des ressources internes.
Il est crucial de négocier et de planifier avec les zones concernées pour éviter les conflits. Le chef de projet peut ne pas avoir de contrôle direct sur les ressources, même internes. Ce qui n’est pas disponible dans l’organisation doit passer par l’identification des fournisseurs, la tarification et la formalisation des contrats (ou acquisition définitive).
Pour une exécution réussie de l’acquisition de ressources, il est essentiel de disposer d’informations sur les ressources existantes. Cela inclut la disponibilité, les niveaux de compétence et l’expérience.
L’utilisation d’un outil intégré tel que SoftExpert Competência facilite la sélection précise des ressources humaines. Vous devez également tenir compte de la structure organisationnelle et de la situation géographique. Selon l’activité, il peut être nécessaire de constituer des équipes virtuelles.
4. Développer l’équipe
La gestion des ressources consiste à évaluer les lacunes en matière de compétences au sein de l’équipe et à travailler pour les éliminer. La sous-traitance peut répondre à des besoins spécifiques, mais il est important de prendre en compte les demandes futures et l’applicabilité à des projets simultanés.
Ne vous concentrez pas uniquement sur les objectifs du projet. Les équipes possédant des compétences développées et des employés motivés ont tendance à avoir des taux de turnover plus faibles. Cela préserve les connaissances et l’expérience accumulées.
5. Gérer l’équipe
Le chef de projet doit garder l’équipe motivée dans un environnement collaboratif et inspirant. Surveiller constamment le développement de l’équipe, fournir des commentaires et apporter des modifications pour optimiser les performances.
La résolution des conflits nécessite une attention particulière, car elle peut affecter l’environnement et le climat de l’équipe. Célébrez et récompensez les bons résultats ou réalisations tout au long du projet.
La sous-performance nécessite davantage d’aide. Proposez des défis aux membres performants pour les garder motivés et leur servir d’exemple.
6. Contrôler les ressources
Les ressources nécessaires au projet doivent être disponibles au bon moment, en quantité et au bon endroit. Ils doivent être libérés dès qu’ils ne sont plus utilisés.
Le contrôle des ressources doit avoir lieu tout au long du cycle de vie du projet, garantissant que la pratique correspond au plan. S’il y a des écarts dans l’utilisation des outils, des actions correctives doivent être prises rapidement pour éviter des impacts sur l’avancement du projet. Les rapports générés par des solutions telles que SoftExpert Projeto aident de manière significative dans le contrôle et la gestion des ressources.
Conclusion
L’efficacité de la gestion des ressources est essentielle au succès de tout projet ou organisation. Une bonne gestion des ressources optimise non seulement l’utilisation du capital, du temps et des personnes, mais favorise également un fonctionnement plus agile et adaptable.
Les entreprises qui investissent dans la mise en œuvre d’une gestion bien structurée des ressources garantissent un meilleur contrôle sur leurs opérations et, par conséquent, de meilleurs résultats. En appliquant les stratégies discutées, votre entreprise sera en mesure d’identifier les lacunes, d’ajuster l’allocation des ressources selon les besoins et, surtout, de créer une culture organisationnelle qui valorise la planification et la prévention des imprévus.
En fin de compte, la gestion des ressources est un élément fondamental pour soutenir la croissance durable de l’entreprise et garantir sa compétitivité sur le marché. Le succès est entre vos mains : investissez dans les outils, les processus et la qualification des équipes afin que toutes les ressources soient toujours au service des meilleurs résultats possibles.
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