Um processo de negócio nada mais é do que um conjunto de atividades que uma organização realiza regularmente para atingir um objetivo. Não importa quão estruturado ele esteja, em qual departamento você trabalha. Sempre existe um processo sendo seguido, afinal, eles são a engrenagem que impulsionam as empresas todos os dias.
A gestão de processos muitas vezes não é compreendida adequadamente ou tem um foco operacional intenso. Com isso, muitas iniciativas acabam se concentrando em somente um aspecto, como a documentação dos fluxos ou a automatização. Ao aplicar apenas parte dos conceitos da gestão de processos, muitos deles continuam sendo fonte de problemas que afetam os clientes e a própria organização.
Neste artigo, você vai conhecer os principais problemas relacionados à gestão de processos e vai entender como é possível solucioná-los para criar valor, estimular a colaboração multifuncional, obter melhores resultados e promover a entrega de uma experiência satisfatória aos clientes.
1. Falta de controle na gestão de processos
Um processo sem um responsável, certamente será fonte de dor de cabeça para a empresa. Em caso de problemas, a quem as pessoas envolvidas poderão recorrer?
Por isso, além de mapear corretamente, é importante definir alguém que conheça do processo e que tenha domínio sobre ele. Esse responsável precisa fazer o acompanhamento e é importante que tenha poder de tomada de decisão. Assim ele poderá rever prazos de determinados processos em andamento, realocar atividades ou mesmo propor alterações no fluxo quando necessário.
2. Falta de disseminação do conhecimento
Aplicar a gestão do conhecimento aos problemas do dia a dia é fundamental para melhorar a eficiência dos processos. Quando a gestão do conhecimento não está presente, solucionar os problemas tende a ser uma atividade mais complexa. A presença deste elemento pode resultar no aumento da capacidade de solucionar problemas e estimular a melhoria contínua, contribuindo para o alcance da excelência nos processos de negócio da organização.
Para isso, é importante padronizar um processo para compartilhamento de conhecimento e incentivar os colaboradores a seguirem este processo. Investir em tecnologia que ofereça ambas as ferramentas para Gestão de Processos e Gestão do Conhecimento em uma única plataforma integrada certamente facilita todo o processo.
3. Falta de engajamento dos colaboradores
Quanto maior o nível de engajamento dos colaboradores, maior o sucesso de uma organização. Quando sentem que seu esforço contribui com os resultados da empresa, os colaboradores fazem seu trabalho com maior dedicação e qualidade. Isso reduz a ocorrência de problemas e gastos desnecessários, além de impactar positivamente na satisfação dos clientes. A falta de engajamento compromete toda essa atmosfera positiva.
Para superar este problema, é importante que haja um alinhamento entre lideranças x colaboradores. Eles precisam conhecer as estratégias de negócio e saber para onde a organização está caminhando. É importante que eles tenham clareza sobre suas metas e quais atividades precisam ser realizadas para que os resultados possam ser alcançados. Eles precisam receber feedbacks e apoio para resolver problemas. A empresa precisa investir em treinamento, para que os colaboradores possam aprimorar e até mesmo desenvolver novas habilidades.
As pressões por processos mais eficientes são cada vez maiores. Promover as mudanças que tragam resultados melhores é um grande desafio. Um software de BPM proporciona mais tranquilidade para sua empresa em relação aos processos, garantindo maior controle, segurança e agilidade na condução dos trabalhos.
Para saber mais sobre as vantagens e benefícios que uma solução de BPM pode proporcionar para sua empresa, entre em contato com os especialistas da SoftExpert. Eles buscarão entender seu cenário e propor uma maneira de implementar a tecnologia que melhor atenda as suas necessidades.
