El presupuesto del proyecto es el costo total estimado para completar un proyecto durante un período estipulado y con el objetivo de lograr resultados específicos. Es la estimación detallada de todos los recursos necesarios para completar las tareas del proyecto, ya sean financieros o de recursos físicos y humanos. El presupuesto tiene en cuenta la idealización, ejecución y entrega del proyecto.
Crear un presupuesto de proyecto es una de las tareas más desafiantes en su proceso de planificación, especialmente para los gerentes novatos. La buena noticia es que se puede crear fácilmente un presupuesto eficiente cuando se sabe lo que se debe incluir. ¡Sigue leyendo y descubre cómo presupuestar un proyecto!
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La importancia de controlar el presupuesto del proyecto
La presupuestación de los proyectos es una tarea crucial para garantizar que se completen dentro de los límites financieros establecidos, sin dejar de lado el compromiso de lograr los resultados que buscan.
De esta manera, tu empresa logra no solo eficiencia operativa, sino que también cuenta con seguridad financiera y mayor transparencia de los recursos utilizados en cada proyecto.
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Consejos sobre cómo presupuestar un proyecto
Este trabajo de creación y gestión del presupuesto suele implicar no solo al director del proyecto, sino a todo el equipo implicado en él. Es fundamental que todos conozcan la importancia de controlar el presupuesto con precisión, así como cuáles son las buenas prácticas y acciones necesarias para esta gestión.
En la mayoría de los casos, el presupuesto de un proyecto requiere detallar todos los costos involucrados en él. Esto puede incluir equipos, herramientas, software, contratación, proveedores, alquiler de espacios y contratación de empleados.
A continuación, conoce los principales elementos que deben estar en el presupuesto de su proyecto para garantizar la efectividad financiera y los objetivos estratégicos del proyecto.
Costos directos
Los costos directos son aquellos gastos que están directamente relacionados con el proyecto y que pueden ser identificados, medidos y controlados con precisión. Se refieren a materiales y mano de obra que se aplican directa y exclusivamente en la ejecución del proyecto de que se trate.
Un ejemplo de costo directo es la contratación de mano de obra tercerizada específica para la ejecución de una actividad del proyecto.
En lo alto
Los costos indirectos son aquellos costos que ayudan a la empresa a llevar a cabo sus actividades diarias, pero que no se pueden rastrear fácilmente. Es decir, estos costes no pueden estar vinculados a un proyecto o servicio concreto.
Algunos ejemplos de gastos generales son:
- Alquilar;
- Agua, luz, teléfono, internet;
- Servicio de seguridad y limpieza de propiedades;
- Mantenimiento de máquinas.
Costes fijos y variables
Los costos fijos son aquellos que no tienen su valor cambiado, independientemente de la duración del proyecto.
Por ejemplo: imagina que tu empresa está realizando un proyecto en una vía pública y le gustaría realizar una campaña publicitaria dando a conocer los beneficios de la obra. Su gasto con esta campaña publicitaria es un costo fijo, ya que no se cambiaría si hay un retraso en la entrega de la obra.
Los costos variables, por su parte, fluctúan según las unidades utilizadas durante el proyecto.
Utilizando el mismo ejemplo de la obra en una vía pública, si su empresa necesitó alquilar una máquina para realizar parte de la obra y hubo un retraso, el gasto de alquilar esta máquina aumentará. Asimismo, si el trabajo finaliza antes del plazo previsto, el gasto de alquiler de la máquina disminuirá.
Mano de obra y materiales
El costo de la mano de obra es la suma de todos los salarios pagados a los empleados involucrados en el proyecto, además de los beneficios e impuestos pagados por la empresa. Estos costos también se pueden dividir y clasificar en directos e indirectos.
Los costos de materiales, por su parte, se refieren a la cantidad total invertida en materias primas para la ejecución del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de un edificio, esto puede incluir: cemento, ladrillos, materiales de plomería, materiales eléctricos etc.
El costo de los materiales más el costo de la mano de obra te ayudarán a determinar el costo total de ejecución del proyecto.
Gastos de viaje
Si está planeando un proyecto que requiere algún tipo de viaje, esto también debe incluirse en su planificación presupuestaria. Estos gastos son aquellos asociados a desplazamientos cuyo objetivo está directamente vinculado a las actividades del proyecto.
Ejemplos de costos de viaje incluyen: viajes aéreos y transporte local, alquiler de automóviles, alojamiento y comida (durante el viaje).
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Conclusión
Ahora ya sabes lo que no puede faltar en el presupuesto de tu proyecto. Además, comprendió la importancia de este control y el papel que desempeña en la transparencia y eficacia del presupuesto de su empresa.
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