Y a-t-il quelque chose de plus important que de maintenir en fonction les processus d’affaires au meilleur de leur forme ?
Ce qui motive les entreprises au quotidien, ce sont les processus. C’est le travail effectué dans tous les départements de l’organisation. C’est la relation avec les clients. C’est ce qui génère des revenus et aussi ce qui réduit les coûts. C’est la croissance.
L’amélioration des processus devient un aspect crucial pour la création de valeur, la collaboration multifonctionnelle, de meilleurs résultats et la fourniture d’une expérience client de haute qualité.
En outre, l’amélioration des processus permet aux entreprises de démarrer plus rapidement, de travailler plus intelligemment et de répondre rapidement aux nouvelles demandes du marché.
Mais savez-vous ce qu’est un processus d’affaires ?
Un processus est simplement un ensemble d’activités et de transactions qu’une organisation effectue régulièrement pour atteindre un objectif.
Qu’il soit structuré ou non structuré, il y a toujours un processus suivi. Peu importe dans quel département vous travaillez, dans quel secteur l’entreprise opère et si votre travail vise ou non à générer des bénéfices. Chaque activité suit un processus.
Les processus peuvent être :
- Simple (Comment répondre à une demande)
- Complexes (Comment développer des produits)
- À court terme (comme la révision d’une politique)
- Permanent (comme assurance qualité)
- Spécifique à une fonction (tels que la gestion des contrats)
- Spécifique à un secteur (tels que l’acquisition de fournitures médicales)
Ils peuvent également couvrir un seul département (comme le paiement des factures), envisager l’ensemble de l’entreprise (comme dans la planification stratégique) et même s’étendre aux partenaires commerciaux (comme dans la gestion des revendeurs).
Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, elles subissent des changements qui les rendent de plus en plus complexes. Chacun de ces changements ajoute des coûts et des risques à l’entreprise, et la gestion des processus peut être cruciale pour la survie de l’entreprise.
Dans cet esprit, voici comment améliorer la gestion des processus métier pour de meilleurs résultats dans votre entreprise.
Comment améliorer la gestion des processus d’affaires en 6 étapes
1. Cartographier vos processus d’affaires
Mener des affaires sans processus bien définis, c’est comme piloter un avion dans l’obscurité, sans le soutien des instruments de vol appropriés.
Par conséquent, l’une des premières étapes pour comprendre et améliorer un processus consiste à effectuer sa cartographie.
Documentez le processus à l’aide d’outils visuels tels qu’organigramme, diagramme de tortue ou SIPOC peut faciliter l’identification des étapes du processus qui doivent être améliorées, ainsi que des risques, des défaillances et des goulots d’étranglement.
Plus le processus est clair et simple, plus il sera facile pour les gens d’effectuer leurs activités, les aidant ainsi à atteindre leurs objectifs.
Il est important de ne pas s’inquiéter d’embrasser tous les processus de l’entreprise, en essayant de résoudre tous les problèmes à la fois.
Pour commencer, choisissez un processus ni simple, ni complexe, mais un qui a un impact. Cela donnera à l’équipe l’occasion d’apprendre. Avec plus d’expérience, ils peuvent entreprendre quelque chose avec un peu plus de complexité.
2. Analyser ce qui doit être amélioré dans le processus
Il est essentiel que les employés qui interagissent avec le processus en question soient toujours consultés dans cette analyse. Il n’y a personne de mieux placé pour suggérer des améliorations que ceux qui participe au processus tous les jours. Ils peuvent suggérer des solutions pratiques et rentables.
Après avoir identifié les défaillances et les goulots d’étranglement possibles à l’étape précédente, il est temps d’utiliser les Outils d’analyse des causes profondes pour découvrir la source de ces problèmes et comment vous pouvez travailler pour les éliminer.
Avec les problèmes et les opportunités d’amélioration identifiés, vous avez déjà votre objectif et pouvez commencer à créer un Plan d’action pour mettre en œuvre le changement et éliminer les failles possibles dans votre processus.
Lorsque vous travaillez sur des initiatives d’amélioration, il est également important de penser à un plan de gestion du risque pour le processus.
Un bon plan de gestion des risques devrait vous aider à vous préparer aux situations indésirables, en minimisant les risques et les coûts potentiels avant qu’elles ne se produisent.
3. Mettre en œuvre et communiquer sur le changement
La mise en œuvre d’améliorations dans n’importe quel domaine de l’organisation n’est pas une tâche simple à accomplir, et pour que tous les efforts ou les ressources investis en valent la peine, le changement doit apporter des avantages à l’organisation.
Effectuez les tâches décrites à l’étape précédente. Créez des rapports, des enregistrements ou des indicateurs qui peuvent prouver l’efficacité du changement qui a été mis en œuvre.
Les causes profondes identifiées dans une structure devraient être appliquées à toutes les autres installations, ce qui réduit les risques et empêche le problème de se produire ailleurs.
Assurez-vous de tenir toutes les parties prenantes informées des progrès réalisés dans l’identification des problèmes et des solutions d’amélioration mises en œuvre dans les processus.
4. Réviser le processus
Sans évaluer les améliorations mises en œuvre, vous n’avez aucun moyen de vous demander si les résultats sont ceux attendus, n’est-ce pas ?
Pour cela, à ce stade, il est essentiel d’analyser l’efficacité des changements mis en œuvre et de s’assurer que toutes les nouvelles mesures proposées ont été réalisées.
De plus, il est très important de consulter les employés qui travaillent directement avec les processus modifiés pour savoir si tout fonctionne comme prévu.
Vérifiez quel a été l’impact des changements apportés au processus ou si de nouveaux risques sont apparus qui n’ont pas été mesurés dans la planification. Tout résultat imprévu doit être examiné et analysé.
Enfin, prenez des mesures correctives en fonction de ce qui a été vérifié. Les résultats ont-ils été atteints ? Très bien ! Quelque chose s’est mal passé ou peut encore s’améliorer ? Ensuite, revenez à la première étape et étudiez votre processus plus en détail.
5. Amélioration continue
Dans la dernière étape, le cycle commence à se répéter.
Améliorer un processus ne signifie pas trouver une méthode de travail qui fonctionne et la suivre pour toujours, mais plutôt regarder où vous en êtes aujourd’hui, où vous voulez aller et ainsi définir ce qui doit être fait pour y arriver.
Une fois que vous y arrivez, vous recommencez, en cherchant des moyens de vous améliorer encore. C’est l’amélioration continue. Quel que soit le segment de performance de votre entreprise, c’est la formule à suivre pour rester compétitif.
Il existe une grande quantité d’informations disponibles sur l’amélioration continue, ce qui déroute parfois les gens et les empêche de savoir par où commencer.
Il est important de commencer par analyser la situation actuelle. Lorsque vous pouvez comprendre le scénario, vous êtes prêt à commencer à suivre le PDCA.
- PLANIFIER : Planifier les améliorations, y compris l’établissement d’objectifs.
- DÉPLOYER : Mettre en pratique les actions planifiées nécessaires à l’amélioration.
- CONTRÔLER : Analyser les résultats par rapport aux prévisions.
- AGIR : Si tout se passe comme prévu, standardiser. Si quelque chose sort différemment, ajuster.
6. Automatiser et exécuter les processus plus efficacement
Votre équipe passe-t-elle d’innombrables heures à remplir des formulaires et des feuilles de calcul, ou à envoyer des courriels pour suivre les processus et les délais ?
Ce type de tâche rend les processus lents et coûteux. Pire encore, souvent personne ne réalise à quel point les revenus auraient pu être plus élevés si les processus avaient été plus efficaces.
L’élimination des processus manuels est une solution à ces situations et l’un des moyens les plus rapides de réduire les erreurs et les inefficacités.
Grâce à l’automatisation des processus, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les solutions de gestion des processus d’affaires permettent aux personnes de différents départements de travailler ensemble dans le même processus, de manière agile et efficace.
Maintenant que vous savez comment améliorer la gestion des processus d’affaires, connaissez également SoftExpert BPM, la solution la plus complète et innovante pour l’amélioration et l’automatisation des processus, la conformité réglementaire et l’excellence dans la gestion des processus d’affaires.
