Toute entreprise est pleine de processus et pour que ses activités circulent efficacement, il est nécessaire de comprendre l’interrelation entre eux, en identifiant les lacunes possibles dans la structure interne. Il existe plusieurs outils qui aident à la gestion des processus, tels que le diagramme de tortue.

Bien que son utilisation soit facile et extrêmement importante, il y a encore peu d’organisations qui choisissent de l’utiliser. Le texte suivant décrit plus d’informations sur le diagramme et apporte certains des nombreux avantages que son utilisation peut apporter.

Qu’est-ce qu’un diagramme de tortue?

Diagramme de tortue est un outil visuel qui peut être utilisé pour décrire tous les éléments de n’importe quel processus au sein d’une organisation d’une manière très précise et détaillée. Il devrait apporter tous les aspects, y compris les entrées et sorties, les paramètres des critères, entre autres informations qui peuvent être pertinentes et aider à l’amélioration des processus organisationnels.

Le diagramme identifie les propriétaires du processus et démontre ses fonctions et ses responsabilités. Il peut également être utilisé pour identifier toutes les clauses applicables des normes pertinentes et détailler les exigences légales et applicables à ce processus.

Le diagramme de la tortue est-il requis dans ISO 9001: 2015?

ISO 9001 favorise l’adoption de l’approche processus dans le développement, la mise en œuvre et l’amélioration de l’efficacité d’un système de gestion de la qualité pour accroître la satisfaction des clients. Le point 4.4.1 de la norme stipule que:

L’organisme doit déterminer les processus requis pour le système de management de la qualité et son application dans l’organisation et doit:

a) déterminer les entrées requis et les sorties attendus de ces processus;

b) déterminer la séquence et l’interaction de ces processus;

Donc non, le diagramme n’est pas obligatoire dans la norme, mais il aide à l’administration et à la gestion des processus. En l’utilisant, il est possible de répondre aux exigences mentionnées ci-dessus, en déterminant et en gérant divers processus liés.

La compréhension et la gestion des processus qui sont liés en tant que système aident l’organisation à atteindre l’efficacité et l’efficience dans les résultats attendus. Pour que la performance globale de l’organisation puisse être élevée, l’approche processus permet aux organisations de contrôler les interrelations et les interdépendances entre les processus du système.

Quels sont les avantages de l’utilisation du diagramme de tortue?

Le diagramme de tortue peut être utilisé conjointement avec des diagrammes de flux, des instructions de travail ou des procédures d’exploitation standard (POP), corrélant l’information en un diagramme simple et facile à lire. Il ya beaucoup d’avantages à utiliser ce diagramme, ci-dessous je décris certains d’entre eux.

1. Document facile à comprendre

Les diagrammes de tortues sont parfaits pour le partage avec les nouveaux employés dans la formation à l’intégration, afin qu’ils comprennent la position de leur rôle au sein de l’organisation ainsi que la valeur ajoutée que leurs tâches apporteront à l’entreprise.

2. Outil facile à utiliser dans les audits

Il peut s’agir d’une vérification individuelle d’un processus ou de l’évaluation de son interaction avec d’autres processus au sein de l’entreprise, lorsque les diagrammes sont utilisés avec des documents justificatifs tels que les IT ou les POP, il est simple d’effectuer une piste de vérification au sein de l’organisation. Vous pouvez identifier rapidement et facilement les domaines qui ont besoin d’améliorations ou de domaines et qui doivent être mieux liés et interagis avec d’autres processus. Les diagrammes turtle peuvent faciliter les vérificateurs et les organisations eux-mêmes dans les vérifications internes et externes en les guidant de différentes façons dont les personnes et les documents doivent être vérifiés dans chaque processus.

3. Alignement des objectifs de l’organisation liés aux processus

Grâce à l’utilisation du diagramme tortue, vous pouvez aligner les performances des processus sur les objectifs de l’organisation et les politiques applicables. Il vous aide à comprendre comment le rendement des processus peut vous aider à atteindre certains objectifs organisationnels, tels que la satisfaction de la clientèle, et comment ces objectifs sont liés au plan d’affaires et aux politiques de votre organisation.

4. Identification facile des déchets de procédés

Les étapes à valeur ajoutée d’un processus et les mesures d’efficience et d’efficacité de chacune des étapes devraient être au centre d’un diagramme de tortue. Par conséquent, une vue rapide sur le diagramme est possible pour vérifier où il ya des déchets dans un processus. La direction est en mesure d’identifier les étapes qui réduisent la valeur ou les activités qui peuvent distraire les étapes à valeur ajoutée.

Comment utiliser un diagramme de tortue?

La meilleure façon d’établir un diagramme de tortue est d’utiliser la méthode fournisseur-entrée-processus-sortie-client(SIPOC). Pour chacun des éléments et en pensant à chacun des processus, posez quelques questions qui seront ensuite incluses dans le diagramme.

S – Fournisseurs

Qui sont vos fournisseurs? Pour qu’un processus s’exécute, vous aurez certainement besoin de plusieurs Contributions qui seront utilisés dans le travail. Tous ces éléments seront reçus d’un partenaire et auront une incidence sur le résultat final du processus. Dressez une liste de tous les fournisseurs, partenaires, entrepreneurs, employés, etc.

I – Entrées (Inputs)

Quels sont vos entrées? Ce moment comprendra ce que chaque fournisseur fournit, c’est-à-dire ce qui entre dans le processus de transformation.  Dressez une liste des matériaux, de l’équipement, de l’information, des documents, des exigences, etc. En outre, il est nécessaire de savoir comment les entrées sont obtenues, afin de énumérer les méthodes, les exigences, les critères, les procédures standard, les instructions, etc..

P – Processus (Process)

Quelles sont les étapes de votre processus?  Il est également nécessaire d’identifier l’interaction entre eux. Décrivez comment les étapes sont exécutées et montrez l’ordre dans lequel chaque inum est transformé. Concentrez-vous uniquement sur les étapes qui ajoutent de la valeur. Les processus peuvent impliquer plusieurs employés et départements de votre organisation.

Définissez ensuite quels sont vos processus de support. Dressez une liste de tous les processus associés qui soutiennent le processus principal, y compris les matériaux, les procédures, les instructions, les méthodes, etc.

O – Sorties (Outputs)

Quels sont vos résultats de votre processus? Ici, la sortie peut être le produit final, qui sera dirigé vers le client, ou même le service. C’est-à-dire que cette étape consiste en tout ce qui sort du processus après avoir subi une modification. Dressez une liste de tous les produits et/ou services. En outre, il est nécessaire de savoir comment vous analysez  les résultats, c’est-à-dire comment vous les analysez, quels sont les indicateurs.

C – Clients (Customer)

Qui sont vos clients?  À ce stade, définissez qui bénéficiera de ce processus.  Ici, il est également important de mettre en évidence quelles sont les   exigences et les attentes  des clients.

Voici un exemple de la façon dont le diagramme doit être dessiné. Notez que chacune des informations précédemment mises en surbrillance est en rouge sur le diagramme:

Mais pourquoi le nom « tortue » ?

Le nom est bien différencié lorsque nous l’utilisons dans les environnements d’entreprise, mais il ya une explication. En observant l’image précédente, il est perçu que l’agencement des étapes du diagramme était un dessin similaire à celui d’une tortue.

Le processus représente le verre. Les intrants et les extrants, c’est-à-dire les attentes et les résultats des clients, représentent respectivement la queue et la tête. Enfin, les quatre étapes sont représentées par les autres parties du diagramme : « Qui », « Qui », « Mesures » et « Comment ».

Considérations finales

Grâce à ce texte, il a été possible de comprendre que l’approche de processus est essentielle pour définir et gérer systématiquement les processus d’une organisation et ses interactions afin d’atteindre les résultats souhaités en fonction de la qualité de l’entreprise et de son orientation stratégique.

L’utilisation du diagramme de tortue est un outil simple et didactique qui aide à cette cartographie, en plus de fournir plusieurs avantages tels que la compréhension et la cohérence dans le respect des exigences, la prise en compte des processus en termes de valeur ajoutée, la réalisation d’un rendement efficace des processus et l’amélioration des processus basée sur l’évaluation des données et de l’information.

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Camilla Christino

Auteur

Camilla Christino

Camilla Christino est Business Analyst chez SoftExpert, diplômée en génie alimentaire à Instituto Mauá de Tecnologia. Elle possède une solide expérience dans le domaine de la qualité, dans les industries alimentaires, avec un accent sur le suivi et l'adaptation des processus d'audit interne et externe, la documentation du système de gestion de la qualité (ISO 9001, FSSC 22000, ISO / IEC 17025), le contrôle de la qualité, les affaires de Réglementation, GMP, HACCP et Food Chemical Codex (FCC). Elle est également certifiée en tant qu'auditeur de premier plan en ISO 9001: 2015.

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