El Diagrama de la Tortuga es una herramienta de gestión de la calidad que se utiliza para describir visualmente los elementos de un proceso dentro de una empresa. Este nombre se debe a la estructura de este diagrama, que se asemeja a la forma de una tortuga. El cuerpo representa el proceso principal y las patas, con la cabeza y la cola representando diferentes elementos que influyen en este proceso.
Se puede utilizar en prácticamente todas las empresas, ya que cualquier empresa está llena de procesos. Para que sus actividades fluyan de manera efectiva, es necesario comprender la relación entre ellas, identificando posibles brechas en la estructura interna, aquí es donde entra en juego la gestión de procesos con el Diagrama de la Tortuga.
A pesar de que su uso es fácil y sumamente importante, todavía son pocas las organizaciones que optan por utilizarlo. Para que no caigas en esta trampa, sigue leyendo y descubre cómo utilizar el Diagrama de la Tortuga y disfrutar de sus beneficios.
Descarga gratuita: Kit de herramientas de gestión de calidad
¿Qué es el diagrama de la tortuga?
El Diagrama de la Tortuga es una herramienta visual que se puede utilizar para describir todos los elementos de cualquier proceso dentro de una organización de una manera muy precisa y detallada.
Debe aportar todos los aspectos del proceso, incluidas las entradas, las salidas y las métricas de criterios, entre otra información que pueda ser relevante y ayudar a mejorar los procesos organizativos.
Además, el diagrama identifica quién es el propietario del proceso y demuestra sus funciones y responsabilidades. También se puede utilizar para identificar todas las cláusulas aplicables de las normas pertinentes y para detallar los requisitos legales y aplicables para ese proceso.
Los componentes principales de un Diagrama de Tortuga son:
- Procedimiento: Definición del procedimiento principal.
- Entradas: Lo que se requiere para iniciar el proceso.
- Salidas: Lo que se produce al final del proceso.
- Recursos: Lo que se necesita para realizar el proceso, como personas, equipos y materiales, etc.
- Métodos: Cómo se lleva a cabo el proceso, incluidos los procedimientos y las instrucciones.
- Responsable: Quien está involucrado en el proceso.
- Indicadores: Cómo se mide el rendimiento de los procesos.
¿El Diagrama de Tortuga es obligatorio según ISO 9001:2026?
No. La norma ISO 9001:2026 no exige el uso del Diagrama de Tortuga ni establece una herramienta específica para representar los procesos de una organización.
La norma mantiene el enfoque basado en procesos como uno de los fundamentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Esto implica identificar los procesos necesarios, comprender sus entradas y salidas, establecer sus interacciones y definir cómo se llevarán a cabo, controlarán y evaluarán para alcanzar los resultados esperados.
El Diagrama de Tortuga es una de las herramientas que pueden facilitar este trabajo. Al reunir información sobre procesos, recursos, métodos, responsables e indicadores en una representación visual, facilita la comprensión de las actividades y de las relaciones entre ellas.
Sin embargo, el uso del diagrama, por sí solo, no demuestra la conformidad con todos los requisitos de ISO 9001:2026. La organización sigue siendo responsable de evaluar la eficacia de su SGC y mantener la información documentada y las evidencias aplicables.
¿Cuáles son los beneficios de usar el diagrama de tortuga?
El Diagrama de la Tortuga se puede utilizar junto con Diagramas de Flujo, Instrucciones de Trabajo o Procedimientos Operativos Estándar (SOP), correlacionando la información en un diagrama simple y fácil de leer. Son muchos los beneficios de usar este diagrama, a continuación, conoces algunos de ellos.
Facilitar la comprensión de la información y los documentos
Los diagramas de tortuga son perfectos para compartir con los nuevos empleados en las capacitaciones de incorporación. Con esta ayuda, comprenden la posición de su rol dentro de la organización, así como el valor añadido que sus tareas aportarán a la empresa.
Mejorar los resultados de las auditorías
Ya sea en la auditoría individual de un proceso o en la evaluación de su interacción con otros procesos dentro de la empresa, cuando se utiliza un Diagrama de Tortuga con documentos de respaldo (como TI o SOP), realizar una pista de auditoría en la organización se vuelve más simple.
Con esta función, puede identificar rápida y fácilmente las áreas que necesitan mejoras o una mejor integración con otros procesos. Los diagramas pueden ayudar a los auditores y a las propias organizaciones en las auditorías internas y externas, orientándolos sobre qué áreas/documentos deben auditarse en cada proceso.
Alineación de los objetivos de la organización vinculados a los procesos
A través del uso del Diagrama de Tortuga, es posible alinear el rendimiento de los procesos con los objetivos de la organización y las políticas aplicables. Ayuda a comprender cómo el rendimiento de los procesos puede ayudar a lograr ciertos objetivos de la organización, como la satisfacción del cliente, y cómo estos objetivos se relacionan con el plan de negocios y las directrices de la organización.
Fácil identificación de los residuos del proceso
Los pasos de valor agregado en un proceso y las medidas de eficiencia y efectividad de cada uno de los pasos deben ser el foco de un Diagrama de Tortuga. Con él, es posible comprobar dónde hay residuos dentro de un proceso. Así, la dirección puede identificar los pasos que están reduciendo el valor añadido o incluso las actividades que pueden estar afectándolo.
¿Cómo hacer un diagrama de tortuga?
La mejor manera de preparar un Diagrama de Tortuga es utilizando el método similar a SIPOC (Suppliers-Inputs-Process-Outputs-Customer). Para cada uno de los ítems y en cada uno de los procesos, haga algunas preguntas que luego se incluirán en el diagrama.
¡Vea un ejemplo a continuación!
S – Proveedores (Suppliers)
¿Quiénes son sus proveedores?
Para que un proceso se ejecute, seguramente necesitará varias entradas que se utilizarán en el trabajo. Todos estos elementos se recibirán de un socio e impactarán en el resultado del proceso. Haga una lista de todos los proveedores, socios, contratistas, empleados, etc.
I – Entradas (Inputs)
¿Cuáles son sus aportes?
Incluye de qué proviene cada proveedor, es decir, qué entra en el proceso de transformación. Hacer una lista de materiales, equipos, información, documentos, requerimientos, entre otros. Además, es necesario saber cómo se obtienen los insumos, por lo que se enumeran los métodos, requisitos, criterios, procedimientos estándar e instrucciones relacionadas con este paso.
P – Proceso (Process)
¿Cuáles son los pasos de su proceso?
También es necesario identificar la interacción entre ellos. Describa cómo se realizan los pasos y muestre el orden en el que se transforma cada entrada. Concéntrese solo en los pasos que agregan valor. Recuerde que los procesos pueden involucrar a varios empleados y departamentos de su organización.
Al mapear las etapas, considera también los riesgos que pueden comprometer los resultados esperados y las oportunidades que pueden contribuir a mejorar el desempeño del proceso. Evalúa cómo se abordan estos factores, quién es responsable de las acciones correspondientes y qué indicadores ayudan a hacer un seguimiento de su eficacia. Este análisis contribuye a relacionar el mapeo de procesos con el enfoque de riesgos y oportunidades reforzado por ISO 9001:2026.
Posteriormente, defina cuáles son sus procesos de soporte. Haga una lista de todos los procesos asociados que respaldan el proceso principal, incluidos materiales, procedimientos, instrucciones, métodos, etc.
O – Salidas (Outputs)
¿Cuáles son los resultados de su proceso?
Aquí, la salida puede ser el propio producto que se dirigirá al cliente, o incluso un servicio. Es decir, esta etapa consiste en todo lo que sale del proceso después de sufrir una modificación. Haz una lista de todos los productos/servicios. También es necesario saber cómo se miden los resultados, es decir, cómo se analizan y a través de qué indicadores.
C – Clientes (Customer)
¿Quiénes son sus clientes?
En esta etapa, defina quién se beneficiará de ese proceso. Aquí también es importante destacar cuáles son los requisitos y expectativas de los clientes.
¿Cómo adaptar el Diagrama de Tortuga a ISO 9001:2026?
ISO 9001:2026 mantiene el enfoque basado en procesos, pero refuerza aspectos que merecen atención al analizar el Sistema de Gestión de la Calidad. Al crear o revisar un Diagrama de Tortuga, la organización puede aprovechar la representación visual para relacionar los procesos con estos aspectos.
Además de los componentes tradicionales del diagrama, considera los siguientes puntos:
- Alineación estratégica: evalúa cómo los resultados del proceso contribuyen a los objetivos de calidad y a la dirección estratégica de la organización. Esta relación ayuda a demostrar cómo las actividades cotidianas respaldan las metas organizacionales.
- Liderazgo y cultura de la calidad: identifica las responsabilidades de los líderes y los equipos en la ejecución y el seguimiento del proceso. Considera también cómo las personas comprenden su contribución a la calidad y el comportamiento ético esperado.
- Riesgos, oportunidades y mejora continua: registra, en el análisis del proceso, los factores que pueden afectar a los resultados esperados y las oportunidades de mejora identificadas. Relaciona estos factores con las medidas de control, las responsabilidades y los indicadores pertinentes.
Estos aspectos no representan nuevos campos obligatorios del Diagrama de Tortuga. En realidad, son formas de complementar el uso de la herramienta para que el análisis de los procesos tenga en cuenta los temas reforzados por la versión más reciente de ISO 9001.
Por lo tanto, el formato del diagrama puede mantenerse sin cambios. Lo más importante es que la información representada sea pertinente para el proceso, facilite la toma de decisiones y ayude a la organización a evaluar su desempeño e identificar oportunidades de mejora.
Ejemplo de diagrama de tortuga
En la práctica, todo este proceso ayuda a organizar la información y visualizar datos fundamentales de forma rápida e intuitiva. Dentro de un SGC como SoftExpert Suite, por ejemplo, un ejemplo de un Diagrama de Tortuga podría verse así:
Pero ¿por qué el nombre de “Diagrama de Tortuga”?
El nombre es muy curioso cuando lo usamos en entornos corporativos, pero hay una explicación. Mirando la imagen anterior, está claro que la disposición de los escalones en el diagrama era un dibujo similar al de una tortuga.
El proceso representa el cuerpo. Las entradas y salidas, es decir, las expectativas de los clientes y los resultados representan la cola y la cabeza, respectivamente. Finalmente, las cuatro patas están representadas por las otras partes del diagrama: “Quién”, “Indicadores”, “Recursos” y “Cómo”.
Más información: 5 pasos para crear una buena política de cumplimiento
Conclusión
Ahora ya sabes lo esencial que es utilizar el Diagrama de la Tortuga para definir y gestionar sistemáticamente los procesos de una organización, así como sus interacciones. Por lo tanto, puede lograr los resultados previstos en la dirección estratégica de su empresa.
El Diagrama de la Tortuga es una herramienta sencilla y didáctica que ayuda con este mapeo. Proporciona varios beneficios, como la comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos, la consideración de los procesos en términos de valor añadido al producto/servicio, el aumento del rendimiento eficaz del proceso y la mejora de los procesos basada en la evaluación de los datos y la información.
¿Cómo puede ayudarle SoftExpert?
SoftExpert Process es una herramienta para modelar y analizar procesos visuales. Fácil de usar y con funciones avanzadas, esta herramienta ayuda a las empresas a comprender, documentar e implementar procesos comerciales y operativos de manera eficiente, rápida y segura.
Con un conjunto completo de funciones, el software permite a los usuarios modelar el flujo de procesos, escribir reglas de negocio, conectar aplicaciones existentes y crear interfaces para la interacción humana.
¿Buscas más eficiencia y conformidad en tus operaciones? Nuestros especialistas pueden ayudarte a identificar las mejores estrategias para tu empresa con las soluciones de SoftExpert. ¡Habla con nosotros hoy mismo!!
