La gestion des processus regroupe plusieurs méthodes utilisées pour analyser, améliorer et automatiser les processus métiers. Ces actions visent à permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs stratégiques à long terme, en garantissant qu’elle reste sur la bonne voie.
Cette modalité se concentre principalement sur les résultats des procédures, plutôt que sur les tâches elles-mêmes. Il détermine que les équipes et les organisations doivent constamment rechercher des moyens de devenir plus efficaces en améliorant leurs processus.
Les principaux objectifs de la gestion des processus comprennent généralement :
- Standardiser les processus pour faciliter la formation et la gestion de la qualité
- Rechercher de nouvelles technologies
- Aligner les procédures avec la vision et les valeurs de l’entreprise
- Effectuer des analyses de risques pour atténuer les vulnérabilités
- Surveiller les métriques du processus pour mesurer l’efficacité
- Automatisez les tâches répétitives ou simples
Lisez notre article pour en savoir plus sur ce qu’est la gestion des processus métiers (BPM), l’importance de la gestion des processus et comment utiliser ce cadre pour résoudre les problèmes de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier
Le Business Process Management (BPM) est une version structurée et plus complète de la gestion des processus, mais qui reprend les mêmes objectifs et techniques. Le BPM détermine que vous devez observer l’ensemble du processus de bout en bout, le différenciant de la simple gestion des tâches.
Un autre point à prendre en compte est que le Business Process Management se concentre spécifiquement sur les processus qui peuvent être répétés. Les organisations peuvent utiliser cette méthode pour réorganiser continuellement leurs procédures à la recherche d’une plus grande efficacité et de dépenses réduites.
Il ne s’agit pas exactement d’un concept nouveau, car des techniques telles que Six Sigma et Lean Manufacturing sont des exemples de méthodologies BPM. En d’autres termes, votre entreprise peut intégrer une analyse avancée des données, une surveillance des activités et des évaluations des managers pour créer une suite de gestion des processus. Grâce à lui, vous pouvez coordonner les employés, les systèmes et les informations pour atteindre vos objectifs.
Il existe trois principaux types de BPM :
- BPM centré sur l’intégration . Se concentre sur les processus qui ne nécessitent pas une grande implication humaine. Ils dépendent d’API ou de mécanismes qui intègrent les données de différents systèmes, tels que la gestion des ressources humaines (GRH) ou la gestion de la relation client (CRM).
- BPM centré sur l’humain . Se concentre sur les procédures qui nécessitent une implication humaine, généralement sous la forme d’une approbation. Il permet aux équipes d’attribuer des tâches à des employés de différents rôles, ce qui facilite la définition des responsables.
- BPM centré sur le document . Il s’agit d’un document spécifique, tel qu’un contrat. Pensez au cas d’une entreprise qui achète un produit de service : cette transaction doit passer par différentes formes et cycles d’approbation avant de parvenir à un accord.
Importance de la gestion des processus
Chaque organisation a besoin de processus pour fonctionner. Cela s’applique qu’il s’agisse de quelque chose de simple comme acheter la même matière première que d’habitude ou de quelque chose de plus complexe comme développer un nouveau produit qui fera ses débuts sur le marché.
Sans un système efficace pour les gérer, votre entreprise pourrait finir par souffrir d’une perte d’efficacité, voire d’une baisse de bénéfices. C’est la gestion des processus qui permet à toutes vos opérations de continuer à fonctionner au rythme souhaité.
Une mise en œuvre systématique de vos procédures d’entreprise garantira que vos employés consacrent moins de temps à des tâches répétitives et commettent moins d’erreurs dues à l’inefficacité humaine.
Une bonne gestion des processus réduit également le risque de perte de données ou de non-exécution d’une tâche au cours d’une procédure opérationnelle standard . Un bon BPM garantit la bonne utilisation des ressources de votre organisation, garantissant ainsi qu’elle est plus efficace.
Comment résoudre les problèmes de gestion des processus
La gestion des processus est souvent mal comprise ou trop axée sur les opérations. De nombreuses initiatives se limitent à documenter les flux ou à automatiser des tâches. Cela entraîne des problèmes permanents qui affectent votre organisation et vos clients.
Parlons donc des principaux problèmes de gestion des processus et de la manière de les résoudre. L’objectif est de créer de la valeur, de stimuler la collaboration interfonctionnelle, d’améliorer les résultats et d’offrir une expérience satisfaisante aux clients.
1. Manque de contrôle dans la gestion des processus
Un processus sans personne responsable crée des problèmes pour l’entreprise. Après tout, il n’y aura personne vers qui se tourner en cas d’échec.
Il est crucial de bien cartographier les candidats, en définissant une personne responsable qui connaît et maîtrise le processus. Cette personne doit suivre l’évolution de la procédure, disposer d’un pouvoir de décision, revoir les délais, réaffecter les activités et proposer des modifications de flux lorsque cela est nécessaire.
2. Manque d’échange de connaissances
Appliquer la gestion des connaissances aux problèmes quotidiens est essentiel pour améliorer l’efficacité des processus. Sans cela, la résolution des problèmes devient plus complexe.
La gestion des connaissances augmente la capacité des solutions et favorise l’amélioration continue, contribuant ainsi à l’excellence des processus métier.
Il est crucial d’uniformiser un processus de partage des connaissances et d’inciter les collaborateurs à le suivre. Investir dans une technologie combinant des outils de gestion des processus et de gestion des connaissances dans une plate-forme intégrée facilite l’ensemble du processus.
3. Manque d’engagement des employés
Le succès d’une organisation dépend de l’engagement des employés. Lorsqu’ils réalisent que leurs efforts contribuent aux résultats de l’entreprise, ils finissent par travailler avec plus de dévouement et de qualité.
Cela réduit les problèmes, les dépenses inutiles et augmente la satisfaction des clients. Le manque d’engagement compromet cette atmosphère positive.
Pour résoudre ce problème, il est crucial d’aligner dirigeants et collaborateurs. Ils doivent connaître les stratégies commerciales et comprendre l’orientation de l’organisation.
Les membres de l’équipe doivent être clairs sur leurs objectifs et les activités requises pour obtenir des résultats. Ils doivent recevoir des commentaires et du soutien pour résoudre les problèmes. L’entreprise doit investir dans la formation pour améliorer et développer de nouvelles compétences chez ses salariés.
Comment créer une gestion efficace des processus
Cette méthodologie vous oblige à utiliser différents outils et techniques pour identifier, analyser et améliorer les procédures actuelles de votre organisation. Cela signifie que vous devrez analyser votre flux de travail actuel et identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées.
Il faut ensuite favoriser ces changements, en assurant une optimisation constante de ce processus. Vous devez également créer une documentation pour enregistrer cette procédure et vous assurer que tous vos collègues comprennent les étapes nécessaires pour la réaliser.
Après avoir fait cette introduction, parlons de ce qu’il faut pour créer une gestion efficace des processus :
1. Évaluez les objectifs de votre entreprise
Commencez par analyser les principaux objectifs de votre entreprise à grande échelle. Réfléchissez ensuite à la manière dont vous pouvez aligner les processus sur ces objectifs.
En définissant une orientation claire, vous pouvez créer une gestion des ressources meilleure et plus efficace. Cette première étape vous permet également de discuter avec vos collaborateurs pour les aider à comprendre vos attentes et la direction que doit prendre votre entreprise.
Cela augmente l’engagement de votre équipe et le plaisir de vos initiatives.
2. Concevez votre gestion de processus
Maintenant que vous avez analysé les objectifs à grande échelle, l’étape suivante consiste à créer un modèle de gestion de la conception pour votre processus. Pour ce faire, réfléchissez à la manière dont votre procédure peut être surveillée et évaluée afin qu’elle continue à fonctionner de manière fluide et efficace.
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À ce stade, vous devriez chercher à mieux comprendre ce qui est nécessaire pour mener à bien un certain processus et les ressources dont il a besoin. C’est donc le moment de déterminer les rôles des personnes impliquées, les outils qui seront utilisés et les systèmes nécessaires à la tâche.
Créez également une feuille de route pour exécuter le processus et identifiez les goulots d’étranglement et les inefficacités.
3. Mettre en œuvre le processus
Une fois la planification effectuée, vous pouvez exécuter le processus plus efficacement. Créez une documentation afin que toutes les personnes impliquées connaissent la procédure standard.
Il est important de préciser clairement ce que l’on attend de chacun et comment chacun peut accomplir les tâches dont il est responsable. Pour ce faire, vous devez former votre équipe sur la façon d’exécuter ce projet.
Il est également important d’effectuer des tests pour garantir que le processus fonctionne comme prévu, ainsi que pour s’assurer qu’il est viable et pratique de suivre chaque étape du processus.
4. Surveiller et évaluer le processus
Une fois la procédure mise en œuvre, vous devez la suivre et évaluer ce qui est bien et ce qui ne va pas. Idéalement, votre équipe effectuera des validations fréquentes pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu.
En fonction du résultat, vous devez apporter des modifications au flux de travail actuel afin d’optimiser le processus. Cela peut inclure la mise en œuvre de nouvelles technologies, la modification de procédures ou de ressources, et même la création de processus de support entièrement nouveaux.
Dès la fin de la période d’analyse, communiquez le changement à toutes les parties prenantes. De cette façon, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les procédures.
Conclusion
La gestion des processus n’est pas seulement une question opérationnelle, mais un outil stratégique essentiel pour atteindre l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la satisfaction client. Les entreprises qui adoptent une approche proactive pour optimiser leurs procédures garantissent que leurs opérations sont agiles, évolutives et alignées sur leurs objectifs à long terme.
De plus, en investissant dans des technologies qui automatisent les tâches et favorisent une culture d’amélioration continue, les organisations peuvent s’adapter rapidement aux changements du marché et se démarquer dans un scénario concurrentiel.
Par conséquent, la mise en œuvre d’une gestion efficace des processus n’est plus une option, mais une nécessité pour toute entreprise cherchant à se développer de manière durable et avec des résultats cohérents.
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