O método A3 é baseado no sistema Toyota de produção, também conhecido como Lean Manufacturing. Esse sistema tem foco na redução dos desperdícios e melhoria contínua.
Na cultura Toyota, os problemas são resolvidos no chão de fábrica, também chamado de Gemba. Essa palavra japonesa significa “local real” e pode ser qualquer local onde o trabalho acontece e se gera valor. Ir até o chão de fábrica é extremamente importante para observar, aprender, entender os problemas e conduzir os times no caminho da solução, visto que as pessoas que estão ali lidam todos os dias com os processos que acontecem.
Percebendo que os imensos relatórios atrapalhavam a disponibilidade da liderança para estar no chão de fábrica, foi solicitado que todo tipo de relatório fosse sintetizado em uma única página. Como o A3 era o maior tamanho de papel que poderia ser enviado por fax, reportado pelas fábricas para a matriz, a técnica ficou conhecida como relatório∕ método A3.
O que é Método A3?
O método A3 é uma ferramenta utilizada para identificar problemas e propor soluções resumidas em apenas uma das faces de uma folha de papel. É uma forma dinâmica de pensar, na qual as informações são organizadas e sintetizadas de forma clara e objetiva para alcançar a meta estabelecida.
Hoje em dia não temos mais a limitação do formato do papel. Mesmo assim, o método ainda é muito utilizado porque não se trata apenas de um template ou formulário, o A3 é uma ferramenta Lean que estimula a simplicidade e ajuda a desenvolver o pensamento sistêmico para solução de problemas.
Tipos de Método A3
- A3 de Proposta∕ Projeto – utilizado no desenvolvimento de trabalhos com início, meio e fim determinados ou indicadores pré-definidos.
- A3 de Status∕ Acompanhamento – utilizados para demonstrar um indicador, trabalho ou processo ao longo de um determinado tempo.
- A3 de Solução de problemas – falaremos deste método ao longo do artigo.
Como funciona o Método A3?
O A3 é construído baseado no conceito PDCA (Plan-Do-Check-Act). Ele contém uma estrutura dividida em etapas de identificação, definição e estudo da situação atual para posterior análise, proposta e plano de ação, além do acompanhamento dos resultados.
Geralmente o lado esquerdo representa o estado atual (serve para identificar o problema) e o lado direito o estado futuro (contendo as possíveis contramedidas). O A3 se lê da esquerda para direita, de cima para baixo:
Existem diversas variações possíveis para se construir um relatório A3, mas geralmente ele é constituído das seguintes partes:
1 – Título
- Defina um título para o problema, proposta ou melhoria a ser estudado.
2 – Definição
- Descreva o que você está tentando resolver ou analisar, por que isso é relevante e como isso afeta os objetivos da empresa.
3 – Estado Atual
- Não economize esforços para visualizar o contexto. Vá até o local, converse com os envolvidos e obtenha todas as informações necessárias sobre o problema ou melhoria a ser estudado.
- Descreva o que está acontecendo, utilize fatos e datas ou até mesmo experiências anteriores similares.
- Aponte o local ou etapa do processo que o problema ocorre.
- Utilize ferramentas visuais para ajudar a ilustrar o processo atual: Gráfico de Pareto, Histograma, Diagrama de Dispersão, Fluxograma, etc.
4 – Estado Desejado ou Meta
- Defina o que será feito, quanto será alcançado e em quanto tempo se espera o resultado.
- Segundo a filosofia do Lean Manufacturing, devemos pensar nos objetivos e visualizar o estado ideal para que não ocorra retrabalhos e nova ocorrências do problema.
- A visualização do estado futuro pode ser feita com o desenho de um fluxograma, foto, croqui ou esboço do estado desejado.
5 – Análise da causa raiz
- Utilize ferramentas como o 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How e How Much), diagrama de causa e efeito (Ishikawa), brainstorming ou outras ferramentas disponíveis para entender o problema e chegar à causa raiz.
6 – Proposta
- Proponha uma ideia para solucionar o problema em questão.
- Tendo as análises e meta bem definidas, defina as contramedidas e o modo de ação de cada uma.
- Mostre como as ações propostas vão solucionar as causas específicas dos problemas ou desvios identificados na análise.
7 – Plano de Ação
- Defina os responsáveis para cada tarefa dentro do cronograma e do prazo específico.
- Pode-se utilizar a ferramenta 5W2H para desenvolver o plano ação e o gráfico de Gantt para mostrar a linha do tempo com os responsáveis e ações.
8 – Monitoramento e Acompanhamento (Follow-up)
- Defina indicadores ou métricas para avaliar e validar ou não o sucesso da implementação.
- Cheque os resultados obtidos.
- Padronize o que deu certo.
- Comunique todos os envolvidos e realize treinamentos (garanta que todos estejam cientes da mudança).
- Crie procedimentos operacionais padrão (POPs) caso necessário.
- Realize ações corretivas em caso de desvios.
- Ajuste o que deu errado e reinicie o ciclo PDCA quando for preciso.
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