O método A3 é uma ferramenta utilizada para identificar problemas e propor soluções resumidas em apenas uma das faces de uma folha de papel. Ele representa uma forma dinâmica de pensar, na qual as informações são organizadas e sintetizadas de forma clara e objetiva para alcançar a meta estabelecida.
A limitação do formato do papel ficou no passado, mas o método ainda é muito utilizado. Afinal, não se trata apenas de um template ou formulário: o A3 é uma ferramenta Lean que estimula a simplicidade e ajuda a desenvolver o pensamento sistêmico para solução de problemas.
Neste artigo, vamos falar sobre a origem do método A3, os elementos que o compõem e como você pode fazer um relatório do tipo na sua organização.
Como surgiu o método A3?
O método A3 é baseado no sistema Toyota de produção, também conhecido como Lean Manufacturing. Esse sistema tem foco na redução dos desperdícios e melhoria contínua.
Na cultura Toyota, os problemas são resolvidos no chão de fábrica, o Gemba. Essa palavra japonesa significa “local real” e se refere a qualquer lugar onde o trabalho acontece e se gera valor.
Ir ao Gemba é crucial para observar, aprender, entender os problemas e guiar as equipes na solução. As pessoas que trabalham ali lidam diariamente com os processos.
Para aumentar a presença da liderança no Gemba, foi solicitado que todos os relatórios fossem sintetizados em uma página. Como o A3 era o maior tamanho de papel que podia ser enviado por fax, a técnica ficou conhecida como relatório ou método A3.
Quais os benefícios da metodologia A3?
O método A3 permite que a sua organização vá atrás da verdadeira raiz dos problemas, ao invés de lidar com desafios de forma superficial. Afinal, é muito comum que as empresas trabalhem com o que é chamado de “resolução de problemas de primeira ordem”. Ou seja, buscar um objetivo imediato, mas sem considerar o que causou aquele desafio.
Ao não lidar com a raiz do problema, sua organização vai acabar enfrentando as mesmas diferentes — ou ao menos desafios similares — no futuro. Isso dificulta que seu desempenho operacional melhore a longo prazo.
A metodologia A3 oferece o benefício de ajudar as pessoas a se envolverem um processo colaborativo e aprofundado de resolução de problemas. Isso porque ela encoraja os responsáveis pelos projetos a lidarem com a verdadeira causa dos desafios que surgem nas rotinas diárias.
Como é uma técnica versátil, o método A3 ainda pode ser usado para praticamente qualquer situação. Um estudo da Montana State University avaliou a aplicação da ferramenta no transporte de pacientes dentro do Centro Médico Comunitário. O resultado foi que, após a aplicação da metodologia A3, o tempo gasto com transporte dos pacientes foi reduzido em 46%.
Quais são as facetas do relatório A3?
Um relatório A3 é muitas coisas de uma só vez: desde uma metodologia de resolução de problemas até uma ferramenta de alinhamento. Veja quais são as diferentes facetas da metodologia A3:
- Tamanho de papel: em seu formato mais básico, o A3 é um tipo de papel padronizado com 297 milímetros de largura e 420 milímetros de altura.
- Modelo: o A3 pode vir na forma de um modelo já impresso com os passos necessários para a resolução de problemas, trazendo apenas espaço para o líder do projeto registrar seu progresso.
- Storyboard: a metodologia também pode ser usada para acompanhar a resolução de problemas ou o progresso de um projeto. Desse modo, o papel vira um storyboard que tem como função facilitar a colaboração, a comunicação e a coordenação dos stakeholders.
- Relatório: depois que o problema tiver sido resolvido, a folha de A3 também serve como um relatório de toda a iniciativa. Você pode anotar dados colhidos, hipóteses consideradas, contramedidas implementadas, resultados de experimentos e ações corretivas tomadas.
- Metodologia de resolução de problemas: talvez o principal uso do método A3, essa faceta é encontrada no lado esquerdo do papel. Ali, você escreve sobre a condição atual e as contramedidas que foram exploradas, testadas e escolhidas para resolver a dificuldade enfrentada.
- Disciplina de gestão: em níveis mais altos, o método A3 pode ser uma maneira de líderes e gerentes supervisionarem e orientarem os colaboradores. Isso pode ser uma boa oportunidade para desafiar a sua equipe e ensinar mais para eles sobre lean manufacturing.
- Análise A3: além de tudo, o A3 também é um processo de pensamento e reflexão. A metodologia oferece uma abordagem sistemática para resolver problemas ou refletir sobre processos de trabalho.
- Alinhamento: a última faceta do método A3 vem na forma de uma ferramenta de alinhamento. O processo A3 oferece um método padrão para gerenciar e ensinar as pessoas. Em organizações onde o processo está mais maduro, o método faz parte do alinhamento sobre determinado projeto, com as informações dispostas para todos em folhas A3.
Termos relacionados – Método A3
Confira as principais terminologias que podem te ajudar na elaboração de um relatório A3 e nos seus processos de melhoria:
Lean Manufacturing
Filosofia de gestão derivada do Sistema Toyota de Produção, focada na eliminação de desperdícios e na criação de valor para o cliente. O Lean Manufacturing busca a melhoria contínua dos processos através da simplificação e otimização das operações.
Leia mais: Processos Lean ajudam a criar valor agregado e evitar desperdício
Ciclo PDCA
Framework de gestão que estrutura a melhoria contínua em quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). O PDCA constitui a base metodológica do relatório A3, fornecendo uma abordagem sistematizada para resolução de problemas.
Continue lendo: O que é Ciclo PDCA e como usá-lo na sua gestão da qualidade
Gemba
Termo japonês que significa “local real” onde o trabalho é realizado e o valor é gerado dentro de uma organização. A prática do Gemba Walk envolve os gestores indo ao local de trabalho para observar diretamente os processos e identificar oportunidades de melhoria.
Kaizen
Filosofia japonesa de melhoria contínua em pequenos passos incrementais e constantes. O Kaizen se alinha aos princípios do método A3 ao promover mudanças graduais e sustentáveis que agregam valor aos processos organizacionais.
Análise de Causa Raiz
Método de resolução de problemas que identifica a origem fundamental de uma falha ou problema, em vez de apenas tratar os sintomas. Esta técnica é essencial no método A3 para que as contramedidas implementadas eliminem definitivamente o problema.
Aprenda mais: Análise de causa raiz: Por que fazer e quais as melhores práticas?
Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como diagrama espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, é uma ferramenta gráfica utilizada na análise de problemas. Esta ferramenta complementa o método A3 ao ajudar a identificar as possíveis causas de um problema específico.
Continue lendo: Diagrama de Ishikawa: O que é e como utilizar
5W2H
Método de organização de informações que responde às questões: What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto custa). Esta estrutura apoia o detalhamento do plano de ação no relatório A3, garantindo clareza e completude.
Leia mais: 5W2H o que é e como aplicar na prática
Melhoria Contínua
Abordagem de gestão que busca o aperfeiçoamento constante de processos, produtos e serviços através de ciclos sucessivos de análise e implementação. A melhoria contínua é um princípio fundamental da metodologia A3 e da gestão da qualidade.
Aprenda mais: Melhoria contínua: o segredo para otimizar processos e reduzir custos
Gestão Visual
Técnica que utiliza elementos visuais para comunicar informações importantes de forma rápida e eficaz. O método A3 é uma ferramenta de gestão visual que condensa informações complexas em uma única página para facilitar a compreensão e tomada de decisão.
Padronização de Processos
Estabelecimento de métodos consistentes e replicáveis para realizar atividades, reduzindo variabilidades e promovendo eficiência. A padronização é um resultado comum da aplicação do método A3, garantindo a sustentabilidade das melhorias implementadas.
Value Stream Mapping (Mapeamento de Fluxo de Valor)
Técnica para visualizar o fluxo de materiais e informações ao longo de um processo. Auxilia na identificação de desperdícios e oportunidades de melhoria antes de preencher o relatório A3.
SIPOC
Ferramenta que descreve processos em cinco componentes: Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers. Fornece visão de alto nível para definir escopo e fronteiras de um projeto A3.
5S
Prática Lean de organização do local de trabalho em cinco etapas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Garante ambiente padronizado e seguro, base para coleta de dados precisos no A3.
Kanban
Sistema visual de controle de fluxo de trabalho por meio de cartões e quadros. Ajuda a gerenciar tarefas e a limitar o trabalho em progresso durante a implementação do plano A3.
Hoshin Kanri
Método de deploy de metas estratégicas em toda a organização, alinhando objetivos de longo prazo com ações diárias. Complementa o A3 ao conectar iniciativas de melhoria às direções estratégicas da empresa.
Como fazer um relatório A3?
O A3 segue o conceito PDCA (Plan-Do-Check-Act). Ele é estruturado nas seguintes etapas:
- Identificação
- Definição e estudo da situação atual
- Análise
- Proposta
- Plano de ação
- Acompanhamento dos resultados
O lado esquerdo mostra o estado atual, identificando o problema. O lado direito apresenta o estado futuro, com as possíveis contramedidas. O A3 é lido da esquerda para a direita e de cima para baixo.
Existem várias formas de construir um relatório A3, mas elas incluem geralmente as seguintes partes:
1. Crie um título e definição
Defina um título para o problema, proposta ou melhoria a ser estudado. Então descreva o que você está tentando resolver ou analisar, por que isso é relevante e como isso afeta os objetivos da empresa.
2. Defina o estado atual
Visualize o contexto sem economizar esforços. Vá ao local, converse com os envolvidos e colete todas as informações necessárias sobre o problema ou melhoria. Descreva o que está acontecendo com fatos, dados ou experiências similares.
Identifique o local ou etapa do processo em que ocorre o problema. Use ferramentas visuais para ilustrar o processo atual: Gráfico de Pareto, Histograma, Diagrama de Dispersão, Fluxograma, entre outras.
3. Determine sua meta
Defina as ações, metas e prazos esperados. Segundo o Lean Manufacturing, pense nos objetivos e visualize o estado ideal para evitar retrabalhos e novas ocorrências do problema.
Desenhe um fluxograma, foto ou esboço para visualizar o estado futuro desejado.
4. Faça análise de causa raiz e proponha uma solução
Use ferramentas como 5W2H, diagrama de causa e efeito (Ishikawa), brainstorming ou outras disponíveis para entender o problema e identificar a causa raiz.
Proponha uma solução para o problema. Com as análises e metas definidas, estabeleça as contramedidas e o modo de ação para cada uma.
Mostre como as ações propostas resolverão as causas específicas dos problemas ou desvios identificados na análise.
5. Crie um plano de ação e o acompanhe
Defina os responsáveis por cada tarefa dentro do cronograma e prazo específico. Use a ferramenta 5W2H para desenvolver o plano de ação e o gráfico de Gantt para ter uma linha do tempo com os responsáveis e as ações a serem tomadas.
Finalmente, acompanhe o processo com base nos seguintes parâmetros:
- Estabeleça indicadores ou métricas para avaliar o sucesso da implementação
- Verifique os resultados obtidos
- Padronize o que funcionou
- Comunique todos os envolvidos e realize treinamentos para garantir que todos estejam cientes da mudança
- Crie procedimentos operacionais padrão (POPs) se necessário
- Realize ações corretivas em caso de desvios
- Ajuste o que deu errado e reinicie o ciclo PDCA quando necessário
Conclusão
O método A3 se destaca como uma ferramenta eficaz e versátil para a resolução de problemas dentro de organizações que buscam melhorar seus processos de maneira contínua.
Ao incentivar uma abordagem estruturada e visual, o A3 não apenas promove o pensamento sistêmico, como também possibilita o alinhamento e a colaboração entre equipes.
Seu uso vai além de uma simples documentação — trata-se de um processo dinâmico que conecta a análise de causa raiz, planejamento estratégico e implementação de contramedidas de forma prática e eficiente.
Assim, o A3 não apenas ajuda a resolver os problemas imediatos, mas também contribui para a criação de uma cultura de aprendizado e melhoria contínua, essencial para o sucesso a longo prazo de qualquer organização.
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FAQ – Método A3
O que é a metodologia A3?
O método A3 é uma ferramenta utilizada para identificar problemas e propor soluções resumidas em apenas uma das faces de uma folha de papel. Trata-se de uma ferramenta Lean que estimula a simplicidade e ajuda a desenvolver o pensamento sistêmico para solução de problemas, não sendo apenas um template ou formulário.
Como funciona a metodologia A3?
A metodologia A3 segue o conceito PDCA (Plan-Do-Check-Act) e é estruturada em etapas como identificação, definição da situação atual, análise, proposta, plano de ação e acompanhamento dos resultados. O lado esquerdo do A3 mostra o estado atual identificando o problema, enquanto o lado direito apresenta o estado futuro com as possíveis contramedidas.
Quais são as etapas do relatório A3?
As etapas do relatório A3 incluem: criar um título e definição do problema, definir o estado atual, determinar a meta desejada, realizar análise de causa raiz e propor uma solução. Em seguida, deve-se criar um plano de ação com responsáveis e prazos específicos, além de acompanhar o processo estabelecendo indicadores para avaliar o sucesso da implementação.
Por que a metodologia do pensamento A3 tem esse nome?
O método A3 recebeu esse nome porque era o maior tamanho de papel que podia ser enviado por fax na época em que foi desenvolvido na Toyota. Como a empresa solicitou que todos os relatórios fossem sintetizados em uma página para aumentar a presença da liderança no Gemba (local onde o trabalho acontece), a técnica ficou conhecida como relatório ou método A3.
Quem deve utilizar o método A3?
O método A3 pode ser utilizado por organizações que buscam melhorar seus processos de maneira contínua e resolver problemas de forma estruturada. É especialmente útil para líderes e gerentes que desejam supervisionar e orientar colaboradores, além de equipes que precisam lidar com a verdadeira causa dos desafios que surgem nas rotinas diárias, promovendo um processo colaborativo de resolução de problemas.
