Caro colega da área da qualidade, fique tranquilo, seu segredo está a salvo comigo! Não vou contar para ninguém que você está com dificuldades em identificar e corrigir as não conformidades na sua empresa!
Eu sei que um dos principais desafios do departamento é esse. Eu já senti isso na pele! Na maioria das vezes, parece que estamos lutando contra uma maré de desafios. A falta de visibilidade e de rastreabilidade das informações gera retrabalho, perda de tempo e desperdício. Existe ainda um terceiro elemento que impacta diretamente nesse processo: a gestão manual. É claro que falar sobre paperless nesse universo é algo bem ultrapassado. Praticamente o uso de ferramentas básicas como Word e Excel já são mais que obrigatórias para empresas de qualquer setor quando se fala de estão de ocorrências. Mas eu gostaria de ir muito mais além hoje, pois quero falar de automação!
Calma, não precisa chamar o “cara da TI ou o da engenharia” para ler este artigo com você. Vou provar que investigar e solucionar ocorrências não precisa ser um processo complicado e demorado e que a tecnologia pode, e muito, ajudar você em seu dia a dia. Está preparado?
Solucione suas não conformidades agora mesmo!
Pensa comigo, esse título seria maravilhoso se fosse verdade, não é mesmo? Mas você já deve saber que não existe uma fórmula mágica para gerenciar as não conformidades, sejam elas advindas de qualquer lugar. No entanto, existem, sim, ferramentas capazes de facilitar e agilizar essa complexa tarefa. Vou mostrar que existe um software para gestão de não conformidades.
Conte para mim, o assunto “automação” em áreas como a de produção já foi pauta alguma vez aí na sua empresa? Eu tenho certeza que sim. Indo mais além, me arriscaria a dizer que ele seja o foco neste exato momento.
Vamos combinar, não é para menos. Automatizar é sinônimo de agilidade, redução de custos e padronização. Ousaria afirmar ainda que a automação é o novo horizonte tecnológico. Eu já trabalhei na área da qualidade e sei que por muitas vezes somos esquecidos quando se trata desse assunto e acham que planilhas atendem muito bem a nossa necessidade. Mas vamos mudar isso agora! A automação da gestão da qualidade é um trampolim para alcançar a melhoria contínua e a excelência empresarial. Eu quero direcionar o seu olhar para a transformação digital em tudo que envolve o SGQ, começando pela gestão de não conformidades.
De quais não conformidades estamos falando?
Me fala, como esse processo acontece na sua empresa? Ele é padronizado? Os mesmos problemas voltam a acontecer com frequência? Informações relevantes para a investigação das não conformidades muitas vezes acabam sendo esquecidas ou ignoradas?
Como você deve saber, o conceito de não conformidade é amplo, e é por isso que pode confundir. Alguns tendem a observar nele apenas o aspecto de regulamentações externas, mas ele também envolve tudo que a própria organização define como requisito. Dessa forma, uma organização pode estar em conformidade legalmente, mas não em relação a seus próprios requisitos, e vice-versa. Veja alguns gatilhos que podem iniciar uma ocorrência:
- Não conformidade em auditorias,
- Fornecedores,
- Insumos e matérias-primas,
- Processos internos, ou ainda
- Reclamação de cliente.
De forma resumida, podemos então definir o processo de investigação de não conformidade
Parece simples e você vai descobrir que é. Nós montamos um processo automatizado para registro e tratamento de não conformidades dentro da suíte da SoftExpert. O processo está pronto para você já sair usando e ele pode ser contratado lá na nossa Store. Já são mais de 25 empresas usando e adorando. Vou mostrar tudo a que você terá acesso com este processo. Vamos lá?
Comece com um fluxograma!
Dentro de qualquer automação, a primeira coisa a fazer é desenhar o fluxograma. E aí está a primeira facilidade do nosso processo, o fluxograma de ocorrências e não conformidades já está pronto. Basta você associar cada atividade com usuário ou área responsável.
Como você pode verificar no fluxograma, a primeira etapa do processo é o registro da ocorrência. É nela que você vai incluir todas as informações necessárias para iniciar a investigação. Nosso processo já traz um formulário eletrônico pronto. Ao iniciar o registro da não conformidade, o formulário se abrirá automaticamente e será possível incluir diversas informações como data, local, responsável, reincidência, criticidade e outros dados relevantes.
É possível também anexar evidências usando o recurso de arrastar/soltar. Isso inclui fotos, e-mails, certificados de calibração ou qualquer outro tipo de documento. Além de facilitar todo o processo de investigação, é uma forma de você poder se justificar durante uma auditoria, por exemplo.
Procedente ou não procedente?
A segunda atividade é avaliar se a não conformidade é ou não procedente e se ela vai seguir no fluxograma para posterior análise de causa raiz. Geralmente existe uma pessoa na empresa que tem essa função. Pode ser um gestor de qualidade ou qualquer outro membro da equipe. Essa pessoa recebe automaticamente uma notificação e uma atividade pendente na ferramenta. Ao abrir o workflow, ela terá acesso a todo o formulário inicial preenchido e decidirá se a ocorrência seguirá para a próxima etapa ou se vai ser cancelada.
Uma vez que a não conformidade foi aprovada, ocorrerão duas atividades em paralelo. A primeira é a definição de uma ação imediata que chamamos de ação de disposição. Vamos supor que a não conformidade seja um produto fora da especificação. A ação de disposição pode ser, por exemplo, o bloqueio imediato para venda. No formulário há um campo específico para descrever todas essas ações que forem realizadas de forma imediata.
É hora de encontrar a causa raiz
A outra atividade será a análise de causa raiz. A ferramenta já dispõe de algumas metodologias frequentemente utilizadas para essa tarefa, como espinha de peixe, 5 porquês e FTA. Basta escolher a melhor metodologia e aplicá-la à sua investigação para definir a causa provável da ocorrência.
Agora que já se sabe o que causou o problema, o que você pode fazer para corrigi-lo? Essa parte do processo é realizada por meio de planos de ação que orientam o processo de ação corretiva. A solução ajuda você a definir as ações que devem ser executadas, assim como as pessoas responsáveis e os prazos, para que a não conformidade seja solucionada de maneira permanente.
Ações corretivas e preventivas
Os planos de ação podem ser definidos de acordo com o método 5W2H. Cada ação deve ser planejada respondendo a esta sequência de perguntas:
É legal citar aqui que, para manter o plano de ação em dia, o sistema envia lembretes automatizados para aprovação e execução das atividades. Assim você gasta menos tempo esperando, não precisa ficar cobrando os responsáveis, resolve os problemas mais rapidamente e minimiza os impactos negativos da não conformidade.
Depois de concluída a implementação das ações, você precisará verificar a eficácia de cada uma delas. A etapa de verificação é crucial, pois é quando você determina e confirma, por meio de evidências, que a não conformidade foi solucionada com êxito. Se necessário, o workflow pode ser retomado tanto para a análise de causa raiz quanto para a definição de ações caso não seja constatada a eficácia.
Melhoria contínua, sempre!
Bem, a parte do fluxograma podemos ver que encerrou, mas o processo não acaba aqui. Sabemos que para manter a melhoria contínua do processo é necessário ter uma gestão diária dos dados. Esqueça aquele tempo que você gastava levantando informações e cobrando as pessoas. Você terá acesso aos portais de gestão da ferramenta, já configurados, para ter uma macrovisão do que está acontecendo na sua empresa.
Os portais permitem que você acompanhe com clareza todos os detalhes das ocorrências e dos planos de ação. Eles exibem todas as informações de classificação em gráficos, as quais você pode detalhar de diversas formas. Você consegue usar essas informações para identificar, por exemplo, tendências nas não conformidades e ver aonde elas estão vinculadas na sua organização.
E aí, depois de tantos benefícios que eu lhe apresentei, você também está convencido de que a automação pode simplificar e agilizar a sua gestão de não conformidade? Aposto que está ansioso) para conhecer esse processo automatizado. Então clique no botão abaixo agora mesmo para obter mais informações diretamente na nossa Store.
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