La capacitación es una herramienta de extrema importancia, ya que para que el colaborador realice una actividad de forma hábil, es necesario capacitarlo. Es esencial tanto para un nuevo colaborador como para aquel que ya trabaja desde hace más tiempo en la empresa, propiciando el perfeccionamiento de sus habilidades.
Con la velocidad con la que todo se transforma y los continuos cambios en el mercado, las organizaciones deben adaptarse rápidamente. Debido a este mercado competitivo y en constante transformación, las empresas necesitan de profesionales cada vez más calificados y competentes, que ayuden a las organizaciones en la búsqueda continua de mejoras en los procesos para progresar y alcanzar el éxito y crecimiento.
Ante este escenario, se entiende que las capacitaciones representan una herramienta estratégica esencial para la organización; contribuyendo para la capacitación de los conocimientos y competencias de los colaboradores y en el desarrollo de nuevas habilidades, posibilitando al colaborador perfeccionar y desempeñar sus actividades de manera eficaz, promoviendo la producción de resultados alineados a los objetivos organizacionales.
¿Pero cuál es la importancia de las capacitaciones para el Sistema de Gestión de la Calidad?
En primer lugar, ¿ha parado para analizar cuántos de sus desviaciones de calidad o no conformidades han sido causadas por un error humano? ¿Estos errores, fueron puntuales o se repiten constantemente?
Si ha respondido que se repiten constantemente, desafortunadamente las capacitaciones de los colaboradores de su organización no están siendo efectivas.
Sabemos que las normas de calidad y certificación exigen colaboradores capacitados para las actividades a ser ejercidas en su función, así como la evidencia del registro y evaluación de eficacia de las capacitaciones. Sin embargo, capacitar al colaborador a través de una lectura individual del procedimiento, sin un detalle, y hacerle firmar la participación, definitivamente no es considerado eficaz, a no ser que su procedimiento sea muy orientativo y autodidacta.
Desafortunadamente, esta forma de capacitación todavía se practica en muchas empresas, capacitaciones realizadas solo para mantener los registros y así conseguir una evidencia al cumplimiento de la norma.
Si las capacitaciones en su empresa están siendo efectuadas de este modo, únicamente para mantener registros, con toda certeza esta es la probable causa raíz para la cantidad de desviaciones de calidad y no conformidades ocasionadas por errores operativos.
Las capacitaciones ejecutadas sin gestión y sin evaluación posterior de su resultado son inútiles y poco colaboran para la calidad, mejora de los procesos y crecimiento de la empresa. Para contar con procesos de calidad, es necesario invertir en programas de capacitación sólidos, una capacitación que realmente genere aprendizaje.
Colaborador entrenado y capacitado es un indicio de calidad en todos los procesos. Así, la preocupación en capacitarlos que realicen sus actividades con la mayor eficiencia y eficacia, mejora los resultados y la satisfacción de los clientes. Por lo tanto, es muy importante para el sistema de gestión de la calidad medir los resultados y el rendimiento posterior de los colaboradores por medio de una evaluación.
¿Cómo evaluar la efectividad de las capacitaciones?
En primer lugar, es necesario entender que la evaluación de eficacia de las capacitaciones comienza mucho antes de su aplicación, comienza en la planificación, con la determinación del objetivo; es decir, necesita saber adónde quiere llegar con esta capacitación, tener bien establecido el propósito de su realización.
Pero, ¿cómo llevar a cabo un buen plan de capacitación?
Un buen plan de capacitación debe ser preparado para orientar la mejor manera de formar a su público objetivo. Para ello, es fundamental comprender realmente lo que necesita el equipo, siendo necesario definir las competencias que necesita capacitar.
En la planificación, es fundamental considerar los siguientes elementos:
- Tema y contenido de la capacitación;
- Lenguaje y metodología adecuados para transmitir el contenido a su público objetivo;
- Tiempo y duración;
- Modo en que se impartirá: presencial o virtual;
- Ventajas y beneficios.
Es esencial que los colaboradores capacitados conozcan el objetivo de la capacitación para que puedan concentrarse en aprender la competencia o el conocimiento que necesitan desarrollar.
Después de la planificación, el siguiente paso es definir la forma en que se realizará la evaluación de eficacia.
El objetivo de la evaluación de eficacia en definitiva, es analizar si las competencias y conocimientos impartidos fueron adquiridos efectivamente. Sobre todo, para asegurar que las capacitaciones están siendo conducidas a las necesidades de la organización, sea para la preparación de los colaboradores para nuevas actividades, nuevos proyectos o funciones; competencias que traerán mejoras de proceso, cambios para mejorar el desempeño de los colaboradores en sus actividades, orientación para prevención de problemas y riesgos, o incluso un reciclaje para una desviación de calidad o incumplimiento, etc.
Existen muchos métodos posibles para llevar a cabo la evaluación de la efectividad de las capacitaciones. Sin embargo, es importante destacar que cada organización trabaja de modo distinto, y el método elegido permanece a criterio de lo que la empresa considera que funcionará mejor de acuerdo con su cultura organizacional.
Los métodos más comunes utilizados para evaluar la efectividad de las capacitaciones son:
1. Aplicación de pruebas
Las pruebas pueden ser aplicadas a los aprendices, enfocándose en entender si las competencias o conocimiento fueron asimilados con el contenido; pudiendo ser pruebas escritas, por medio de un cuestionario con preguntas relacionadas con el tema aplicado, o pruebas prácticas, por medio de la ejecución de un proceso o tarea de la cual fue instruida durante la capacitación.
Una sugerencia muy relevante en este método: si es posible, realice la aplicación de la prueba dos veces para obtener una mejor evaluación, siendo la aplicación de una prueba antes y otra después de la capacitación, para poder comparar los resultados y evaluar el desarrollo real del colaborador.
2. Realización de entrevistas
Esta forma de evaluación consiste en llevar a cabo una conversación de tipo retroalimentación o seguimiento con el aprendiz, con preguntas relacionadas con el contenido administrado.
3. Evaluación de las métricas del proceso
Cree indicadores que permitan medir el logro de los objetivos de la capacitación, como por ejemplo, si realizó una capacitación de un proceso productivo, y los índices de reproceso de esta línea solo aumentan, puede percibir que no fue eficaz. O incluso el ejemplo inicial de las desviaciones de calidad y no conformidades, efectúe una capacitación de reciclaje, y evalúe posteriormente la reincidencia de lo ocurrido, puede ser una manera de medir su eficacia. Por lo tanto, evaluar las métricas de proceso es una manera de definir si la capacitación fue efectiva o no, y cuando sea posible, presentarlas de modo que la alta dirección pueda ver las ganancias relacionadas con la capacitación de los colaboradores.
Además, también puede hacer la evaluación de efectividad en dos etapas: justo después de la capacitación y después de ejecutar un monitoreo planificado. De ese modo, efectuar la evaluación inmediatamente después de la capacitación le ayudará a valorar si el colaborador asimiló los nuevos conocimientos transmitidos. La evaluación posterior al monitoreo le ayudará a constatar si él realmente obtuvo la competencia necesaria, ya que le concede un plazo para poner en práctica el conocimiento adquirido.
Si es necesario, repita la evaluación, teniendo en cuenta que cada persona tiene un periodo diferente para absorber y practicar los nuevos conocimientos.
Ahora, en vista de todos los aspectos repasados en este artículo, tal vez te estés preguntando: “¿Realmente necesito hacer todo esto para cumplir la norma?”. ¡La respuesta es sí!
Tener solamente los registros de capacitación ¿también cumple con la norma? ¡La respuesta es no! Simplemente, te equivocarás con evidencia de una capacitación ineficiente.
Como se expone en este artículo, para mantener la calidad de sus procesos, y lograr los objetivos que la organización aspira, ¡necesita una gestión eficaz de capacitación!
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