Los documentos son fundamentales en el mundo empresarial, pero los documentos en papel no lo son. Nuestro día a día está tan lleno de papel que ni siquiera nos damos cuenta. ¿Cuánto tardas en encontrar documentos en tu empresa? ¿Tus archivos permanecen en estanterías y archiveros no funcionales en habitaciones separadas? Pasar horas buscando un documento importante no es nada productivo, ¿no es verdad?
En la mayoría de las empresas, los empleados ya utilizan dispositivos móviles para su trabajo diario (propios o proporcionados por la empresa), donde el uso de papel ya está en constante descenso. Pero la realidad es que un espacio de trabajo verdaderamente sin papel sigue siendo un sueño lejano para la mayoría de las empresas. Y no puede haber una transformación digital sostenible mientras lo físico siga siendo dominante.
Es interesante pensar en ello, porque hoy en día no faltan tecnologías para acabar de una vez por todas con el uso del papel. El problema es que no queremos deshacernos del papel. Está claro que hay resistencia al cambio porque la gente está acostumbrada a los documentos en papel, y la mayoría de los empleados siguen utilizando documentos físicos simplemente porque siempre lo han hecho así.
Lo cierto es que la dependencia de los documentos en papel genera millones en desperdicios que pueden evitarse o, al menos, reducirse eliminando el papel. Para muchas empresas, existen varias formas de minimizar el uso del papel y digitalizar los archivos físicos. Los documentos digitales son más seguros y más fáciles de acceder, almacenar y compartir. Entonces, ¿por qué no aún no hemos eliminado definitivamente el uso del papel?
Retos causados por el uso del papel
A medida que tu papeleo físico se acumula, tus problemas también se acumulan y aumentan:
- Más tiempo para realizar tareas de rutina que dependen de entrada de papel;
- Dificultad de acceso a los documentos y pérdida de tiempo en la búsqueda de archivos e información;
- Más riesgos de violación de seguridad de los datos, ya que los documentos físicos se dañan, pierden, extravían o roban con facilidad;
- Riesgos de acceso a los documentos por personas no autorizadas, fraude, confidencialidad de la información y duplicación de la información;
- Posibles errores en la entrada de datos causados por la digitación manual de información;
- Falta de sostenibilidad, ya que la fabricación de papel es uno de los procesos más contaminantes. El uso de papel es perjudicial para el medio ambiente y no contribuye a la credibilidad medioambiental de tu empresa;
- Desperdicio de dinero en almacenamiento dentro o fuera de la empresa, apenas para conservar las copias en papel.
Por estas y otras razones, las empresas y las organizaciones de todos los tipos se esfuerzan por implementar procesos sin el uso de papel. Y este cambio puede producirse de arriba hacia abajo, a través de la política de la empresa, o de abajo hacia arriba, a través de los colaboradores que gestionan procesos basados en papel y ven una gran oportunidad de simplificar sus operaciones.
Empezando la modernización de los procesos
La buena noticia es que existen mejores formas de almacenar documentos corporativos y mantener la integridad de los datos. Si tienes problemas para encontrar documentos o están quedando sin espacio de almacenamiento en tu empresa, un primer paso esencial en la transformación digital de tu empresa es transformar el papel en archivos electrónicos, la digitización y digitalización pueden ser la solución ideal para tu negocio.
Pero ¿qué es la digitización y la digitalización? Estos conceptos acaban sonando tan parecidos que no es de extrañar que se utilicen de forma intercambiable. Sin embargo, de hecho, cuando se analizan por separado, tienen significados muy diferentes y se refieren a actividades completamente distintas, con propósitos, objetivos e impactos diferentes en las operaciones de las empresas. Así pues, ¿vamos a conocer un poco mejor cada término por separado?
¿Qué es la Digitización?
En primer lugar, hablemos de la Digitización (Digitization). El término no era familiar en Brasil, por ser poco conocido, y acabó involucrándose en el proceso siguiente, que es el de la digitalización.
El Glosario de TI de Gartner ofrece esta definición:
“La digitización es el proceso de pasar de lo analógico a lo digital, también conocido como capacitación digital. En otras palabras, la digitización transforma un proceso analógico en digital sin cambiar el tipo de proceso en sí”.
El primer uso documentado de la palabra con este significado data de 1954. Pero con el tiempo, el término dejó de utilizarse y la palabra digitalización pasó a comprender el mismo significado. Sin embargo, según la teoría académica, la digitalización abarca no sólo la simple conversión de un elemento del medio físico al digital, sino también la adopción de un proceso digital.
¿Qué es la Digitalización?
Según el Glosario de TI de Gartner, la digitalización es “el uso de tecnologías digitales para cambiar un modelo de negocio y ofrece nuevas oportunidades de generar ingresos y valor; es el proceso de pasar a un negocio digital.”
La Digitalización (Digitalization) aprovecha el potencial de la digitización, utilizando tecnologías digitales y datos digitalizados para mejorar los procesos de negocios, crear nuevos flujos de ingresos y construir una cultura digital. Por lo tanto, la digitalización se refiere a la optimización interna de los procesos (por ejemplo: automatización de alguna actividad, minimización del papel) que conduce a la reducción de costos.
En resumen, podemos entender la digitización como el acto independiente de convertir un formato físico en un formato digital, y la digitalización como la adopción de procesos generalmente continuos de digitalización y gestión de contenido digital. Por ejemplo, escanear documentos físicos es digitización, no obstante, organizar un proceso que convierta toda la colección de un formato físico a un formato digital, y a partir de ahí organizar una nueva cadena de trabajo con este nuevo formato digital, tenemos entonces un proceso de digitalización.
¿Por qué es importante la digitalización?
Empresas de todo el mundo están abandonando el papel, digitalizando documentos y simplificando sus procesos. Pero cuando se habla de digitalización de documentos, mucha gente sigue pensando en el escaneado, que es la conversión del documento físico en una imagen digital.
La digitalización de documentos es un proceso más amplio, cuyo objetivo es ir más allá del escaneado, es transformar los archivos de tal forma que puedan indexarse en un software que permitan búsquedas de diversas formas. En la práctica, esto significa que el archivo recibe un código binario que contiene información que el sistema de gestión leerá e interpretará. Una vez digitalizados, estos documentos pueden ser almacenados, nombrados, accedidos y gestionados en un entorno 100% digital, de acuerdo con las normas de seguridad, accesibilidad y rastreabilidad.
Almacenar documentos digitalizados en un software es una alternativa eficaz para protegerlos en un entorno digital, ya que la herramienta cuenta con normas de protección de datos y el acceso está restringido a los usuarios registrados. En otras palabras, más control sobre quién tiene acceso a la información. Otra ventaja es la realización de backups frecuentes para garantizar una copia actualizada de toda la información. Por lo tanto, no hay riesgo de pérdida o extravío de documentos. Además, los registros almacenados en la nube facilitan la gestión de los datos y no ocupan espacio en el áera de escritorio de tu computadora, en la red o en el dispositivo utilizado para visualizarlos.
Por esta razón, la gestión digital de documentos digitalizados es una estrategia que te permite conservar de forma organizada todo el acervo de tu empresa. Este proceso ya es una realidad en muchas empresas, al fin y al cabo, la agilidad del mercado, la gran demanda de información, la exigencia de seguridad de los datos y la necesidad de acceder a los documentos en tiempo real requieren procesos sencillos y rápidos.
Los beneficios de transformar papel en datos digitales
Organización: se acabaron los montones de papeles en mesas, estanterías y archiveros. De este modo se evita que los documentos archivados incorrectamente o traspapelados hagan perder un valioso tiempo de búsqueda que podría dedicarse a otras prioridades. Encontrar, acceder y compartir archivos y documentos será más fácil.
Eficiencia: los documentos digitales son más fáciles de gestionar, almacenar y localizar que los documentos en papel. Poder acceder a los documentos y compartirlos en cualquier momento, estén donde estén, aumenta la productividad de tus empleados. Extraer los datos necesarios de un documento (mediante reconocimiento automático) es mucho más rápido y menos propenso a errores que escribir en papel.
Espacio: en lugar de amontonar filas de archivos en toda la empresa, una operación sin papel necesita mucho menos espacio.
Bueno para el medio ambiente: imprimir menos papel significa talar menos árboles para producir nuevo papel.
Comunicación más rápida: los documentos en papel tardan al menos un día en viajar del punto A al punto B. Incluso puede haber retrasos, mala distribución o pérdida total. Una vez digitalizados, los documentos están disponibles de inmediato donde se necesitan.
Backup y recuperación de documentos: cuando los documentos en papel se dañan o se pierden, reponerlos lleva tiempo, dinero y, en muchos casos, es imposible. Es posible que las partes interesadas nunca tengan acceso a documentos importantes porque alguien los haya perdido o se produzca algún desastre, como un incendio o una inundación. En un entorno de trabajo sin papel, los documentos se almacenan electrónicamente en servidores remotos o en la nube, almacenando su información esencial de forma segura, fácil y sencilla.
Más barato: el almacenamiento de archivos es caro. La impresión también cuesta dinero. Se tiene que pagar por el propio papel, la impresora, la tinta y el mantenimiento del propio equipo de impresión. Al reducir o eliminar la necesidad de almacenar copias en papel, la empresa puede incluso trasladarse a un local más pequeño con un alquiler más barato, ahorrando aún más con la eliminación del papel.
Ahora que ya conoces las ventajas de convertir los documentos en papel a formato electrónico y que el uso de la tecnología para aumentar la eficiencia es clave para transformar tu organización en un lugar de trabajo digital. Pero aún es difícil saber por dónde empezar, o incluso cómo hacerlo. Te invito a descargar este eBook:
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