La méthode d’analyse et de résolution de problèmes (MARP) est une méthodologie de dépannage par des actions correctives et préventives afin d’identifier et d’éliminer la cause des non-conformités.
La méthodologie a été développée au Japon, dans le but d’éviter la répétition des problèmes grâce à la normalisation des processus, en fournissant des améliorations continues de la qualité des processus et des produits développés par l’entreprise.
À quoi sert la méthodologie utilisée?
Avec la méthodologie MARP, vous pouvez prévenir et corriger les défaillances des processus et des opérations. La méthode peut être utilisée pour résoudre les problèmes spécifiques de votre entreprise, pour traiter les non-conformités, ainsi que pour guider l’amélioration continue de vos processus, en étant en mesure d’élargir vos résultats.
Avec l’application de la méthodologie, vous pouvez identifier les problèmes, enquêter sur les causes, proposer des plans d’action, surveiller les mesures et vérifier les résultats, normaliser les procédures et préparer des rapports d’achèvement.
Mais comment le mettre en œuvre ?
La méthodologie MARP couvre huit étapes principales prédéfinies qui vont de l’analyse des processus à la recherche de problèmes et d’actions correctives et préventives :
1. Identification du problème
Tout d’abord, il est nécessaire que vous connaissiez vos processus, procédures, routines et activités, afin qu’il soit plus facile d’identifier les problèmes qui se sont produits dans votre entreprise.
Dans la première étape de la méthodologie, vous déterminerez clairement le problème, les effets ou les résultats indésirables des processus. C’est à ce stade de la méthodologie qu’il faut déterminer la hiérarchisation des problèmes et les objectifs à atteindre. Cette priorisation doit être basée sur l’historique et les informations pertinentes au problème, telles que : quels sont les risques présents, les pertes enregistrées, la fréquence à laquelle ce problème se produit, l’emplacement et les équipes impliquées. De cette façon, identifiez le problème, menez les enquêtes et évaluez les possibilités d’amélioration et d’objectifs, et définissez l’équipe de travail et ses responsabilités.
Il est très important de toujours identifier et hiérarchiser les problèmes les plus graves ou ceux qui sont le plus urgents, car ce seront ceux qui auront un impact direct sur vos résultats.
Il convient de mentionner qu’il existe des outils qui peuvent être complémentaires à la méthodologie MARP et qui sont généralement présents dans la vie quotidienne des organisations en résolution de problèmes. Ainsi, pour vous aider à identifier et à hiérarchiser le problème, vous pouvez utiliser les outils suivants : le Brainstorming, CheckSheet, le diagramme de Pareto et la matrice GUT.
Rappelez-vous que chaque problème doit être traité individuellement, c’est-à-dire que chacun d’eux doit être appliqué individuellement à la MARP.
2. Observation
Après avoir priorisé le problème à traiter par la MARP, la phase suivante fait référence à l’observation du problème. Dans cette étape, vous devez rassembler toutes les informations concernant le problème. À ce stade, vous devez examiner le problème de différents points de vue dans les mêmes circonstances et collecter des données telles que :
- À quelle fréquence les problèmes surviennent-ils ?
- Les résultats sont-ils différents à plusieurs endroits ?
- Les résultats changent-ils par personne ou par équipe ?
- Quand le processus a-t-il fonctionné pour la dernière fois ?
Il est idéal que cette observation soit effectuée par le plus de professionnels qui connaissent le problème, afin que l’équipe puisse recueillir différents points de vue et avoir une plus grande précision de l’information. Par conséquent, énumérez avec l’équipe toutes les raisons suspectes pour lesquelles le problème se produit.
Pour vous aider dans ces observations et collectes de données, vous pouvez utiliser les outils : CheckSheet et le diagramme de Pareto.
3. Analyse
La troisième phase de la méthodologie du MARP vise à identifier les causes profondes du problème.
Mais avant de commencer cette étape, nous devons nous aligner sur le sens du terme « cause profonde ».
Après tout, votre problème peut-il avoir plus d’une cause fondamentale ? La réponse est oui, car dans de nombreuses circonstances, plusieurs facteurs peuvent se combiner pour causer un problème. Cependant, de nombreuses institutions abusent du terme « cause profonde » pour déterminer une cause unique d’un problème. Cependant, concentrer les efforts sur une raison peut limiter votre ensemble de solutions, ce qui entraîne l’élimination d’autres solutions viables qui pourraient collaborer pour résoudre à nouveau votre problème.
Suite à l’application de la méthodologie, vous pouvez classer les hypothèses soulevées pour la cause du problème en trois types de classement :
- Causes influentes : sont des hypothèses soulevées sans l’approfondissement de la situation, comme un remue-méninge de ce qui a pu influencer le problème à se produire.
- Causes plus probables : ce sont celles classées comme plus susceptibles et réelles de se produire parmi les causes déjà soulevées comme influentes.
- Causes: Celles-ci seront choisies après analyse et vérification des causes les plus probables.
Ainsi, toutes les hypothèses soulevées à l’étape précédente devraient être réduites par l’élimination de celles évaluées comme moins probables, laissant l’enquête sur les causes les plus probables. Afin de vous aider dans cette analyse, impliquez toutes les personnes qui ont des connaissances et peuvent collaborer à l’identification des causes.
Pour effectuer une analyse racine, vous pouvez utiliser des outils qui vous aideront dans cette évaluation: diagramme d’Ishikawa, brainstorming, 5 pourquoi, histogramme et nuage de points.
4. Plan d’action
À partir de la définition des causes, il est possible de déterminer une solution vraiment efficace qui empêchera le problème de se reproduire, par des actions qui éliminent les causes signalées, plutôt que de simplement traiter les effets du problème.
Par conséquent, le but de cette phase de la méthodologie est d’élaborer un plan d’action qui contient les solutions et les objectifs à atteindre, ainsi que de mettre en pratique la stratégie à suivre afin d’éliminer les causes du problème. Des indicateurs devraient également être établis pour s’assurer que les travaux sont sur la bonne voie.
L’application de la méthode 5W2H peut contribuer à l’efficacité de la planification et de l’exécution du plan d’action.
5. Action
La cinquième étape de la méthodologie du MARP porte sur la conformité et la mise en œuvre du plan d’action. Avec l’ensemble de la stratégie déjà structuré selon ce qui a été défini à l’étape précédente, vous devez maintenant impliquer les personnes qui exécuteront le plan d’action. Communiquez clairement les actions à toutes les personnes impliquées et formez les exécuteurs si nécessaire. Pour ce faire, tenez des réunions, présentez les activités et les raisons des actions à effectuer, afin que l’équipe d’exécution reste alignée à la conception du plan d’action.
6. Vérification des résultats
Aussi important que soit la mise en œuvre du plan d’action, il est important d’évaluer s’il a fonctionné conformément au plan, n’est-ce pas ? Par conséquent, la sixième étape de la méthodologie du MARP se réfère à la vérification de l’efficacité du plan d’action par l’analyse de données qualitatives et quantitatives afin de comparer si le résultat obtenu par les actions mises en œuvre est conforme à ce qui est attendu.
Ainsi, collecter les données avant et après l’exécution du plan d’action, afin de vérifier l’efficacité du plan et la réduction des résultats indésirables. En tenant compte des questions suivantes :
- Le problème est-il en train d’être résolu ?
- Les changements et les actions ont-ils eu des effets positifs ou négatifs ?
- Quelles mesures du plan d’action n’ont pas permis d’atteindre le résultat escompté ?
Si, après la vérification des résultats, vous estimez que les actions mises en œuvre ont bien fonctionné et ont été considérées comme efficaces, la solution adoptée doit être normalisée. Cependant, si les résultats sont jugés négatifs, il est nécessaire de reconsidérer ce qui a pu mal tourner, car la solution mise en place présente des fails et il sera nécessaire de réévaluer le plan d’action ou les causes prioritaires.
7. Standardisation
Avec les résultats positifs de la phase de vérification, l’étape de normalisation vise à prévenir la réapparition du problème en normalisant les mesures qui ont été efficaces dans un nouveau système.
Il est essentiel que cette nouvelle norme soit communiquée à tous, en maintenant l’alignement de l’information. De cette manière, faites connaître le nouveau système aux zones qui seront concernées et assurez-vous que les nouvelles normes ou les modifications des normes existantes sont transmises à toutes les personnes concernées. Une méthode qui peut vous aider dans cette standardisation des activités est l’élaboration d’une Procédure Opérationnelle Standard.
Il est à noter qu’il est nécessaire de surveiller les actions et la formation constante des employés pour assurer une amélioration systématique et continue. Par conséquent, établissez un système de mesures périodiques pour ce suivi.
Conclusion
Nous avons atteint la dernière étape de la méthodologie MARP, la huitième étape de la méthode est la phase dans laquelle vous devez effectuer un équilibre général de tout ce qui a été mis en œuvre et, s’il y a des points négatifs, il est temps de repenser les stratégies.
De cette façon, évaluez l’ensemble du processus mis en œuvre pour résoudre le problème, afin que les leçons apprises soient exposées lors d’une dernière réunion, au cours de laquelle les responsables et les personnes impliquées peuvent discuter des résultats obtenus. Présenter quels résultats ont dépassé les attentes et considérer ce qui est encore en attente, en faisant l’organisation de ceux-ci pour une application ultérieure d’un MARP.
Enfin, créez un rapport qui contient les résultats obtenus, leurs progrès, les leçons apprises, les erreurs et les difficultés d’application. Il est essentiel de documenter tout l’apprentissage tout au long du processus afin d’utiliser cette expérience dans les actions futures. Après tout, tout ce qui a été appliqué doit être pris en compte dans la planification de nouveaux projets.
Pour en savoir plus sur la résolution de problèmes et l’amélioration des processus, je vous invite à lire d’autres contenus que nous avons déjà développés sur ces sujets ici sur le blog !
