La Méthode d’Analyse et de Solution de Problèmes (MASP) est un outil de résolution de problèmes par la mise en œuvre d’actions correctives et préventives, afin d’identifier et d’éliminer les causes de non-conformités.
La méthodologie a été développée au Japon dans les années 1960 par Yokogawa-Hewlett-Packard et est arrivée aux États-Unis environ 20 ans plus tard sous le nom de QC-Story. Son objectif est d’éviter la répétition des problèmes grâce à la standardisation des processus, offrant une amélioration continue de la qualité des produits ou services proposés par l’entreprise.
Il s’agit d’une technique structurée qui repose sur l’analyse des données pour promouvoir une amélioration continue au sein de votre organisation. Ainsi, le gestionnaire de la qualité cherche à corriger les inefficacités en identifiant leur cause profonde et en mettant en œuvre des actions correctives pour les éliminer, ou du moins les minimiser.
À quoi sert la méthode MASP
Avec la méthodologie MASP, vous pouvez prévenir et corriger les défaillances des processus et des opérations. La méthode peut être utilisée pour résoudre des problèmes ponctuels de votre entreprise, pour le traitement des non-conformités, ainsi que pour orienter l’amélioration continue de vos processus.
En appliquant cette méthodologie, vous pouvez identifier des problèmes, enquêter sur les causes, proposer des plans d’action, suivre les métriques et analyser les résultats. De cette manière, il est possible de standardiser les procédures et d’élaborer des rapports de conclusion.
Découvrez les principaux avantages d’adopter la Méthode d’Analyse et de Solution de Problèmes ou QC-Story :
- Collaboration entre départements : La méthodologie encourage la collaboration entre différents départements, favorisant une culture de travail en équipe et de partage de la responsabilité de la gestion de la qualité.
- Résolution structurée des problèmes : Le MASP offre une approche systématique pour identifier, analyser et résoudre les problèmes dans votre organisation. Cela aide à garantir que tous les problèmes seront examinés et traités de manière minutieuse.
- Analyse de la cause profonde : Vous vous concentrez sur l’identification et la résolution des causes profondes des problèmes, plutôt que de vous contenter de traiter les symptômes. Cette approche évite l’apparition de problèmes récurrents et facilite l’obtention d’améliorations durables.
- Décisions basées sur les données : Basée sur le QC-Story, la méthode MASP met l’accent sur la collecte et l’analyse des données, vous permettant de prendre des décisions éclairées sur des preuves concrètes. Ainsi, vous évitez de travailler sur des suppositions et recherchez des solutions plus précises et efficaces.
- Standardisation et enregistrement : Votre équipe a la possibilité de standardiser les solutions réussies et de documenter le processus de résolution des problèmes. Cela aide à garantir que les améliorations seront maintenues à l’avenir et pourront être reproduites par d’autres équipes au sein de votre organisation.
- Communication supérieure : En présentant les problèmes avec leurs causes et les étapes nécessaires pour les résoudre, vous contribuez à améliorer la collaboration dans votre entreprise. Cette transparence aide tous les employés à comprendre le processus de résolution des problèmes et à y contribuer.
Les 8 étapes de la méthodologie MASP
La méthode MASP comprend huit étapes principales d’analyse des processus à la recherche de problèmes et d’actions correctives ou préventives. Vous devez passer par chacune de manière séquentielle, de l’évaluation de la question au rapport final, en passant par le plan d’action et la standardisation.
De cette manière, vous pourrez atténuer les variations qui impactent la qualité des produits et services qui parviendront aux clients. À la fin du processus, vous aurez traité les non-conformités et créé la documentation nécessaire pour éviter que le même problème ne se reproduise à l’avenir.
Voyons donc les huit étapes de la méthodologie MASP :
1. Identification du problème
Tout d’abord, il est nécessaire de connaître vos processus, procédures, routines et activités. Ainsi, il est plus facile d’identifier les problèmes qui surviennent dans la routine de votre entreprise.
Dans la première étape de la méthodologie, vous devez déterminer clairement le problème et les effets ou résultats indésirables des processus. C’est à cette étape que doit être déterminée la priorisation des non-conformités à résoudre et des objectifs à atteindre.
Cette priorisation doit être basée sur l’historique des informations pertinentes au problème, telles que :
- Quais são os riscos Quels sont les risques présentés ?
- Quelles ont été les pertes enregistrées ?
- Quelle est la fréquence de ce problème ?
- Où le problème a-t-il été constaté ?
- Quelles sont les équipes impliquées ?
De cette manière, vous pourrez identifier le problème, effectuer les relevés nécessaires et évaluer les opportunités d’amélioration. C’est aussi le moment de définir l’équipe de travail, ses responsabilités et ses objectifs.
Il est très important d’identifier et de prioriser toujours les problèmes les plus graves ou ceux qui ont une plus grande urgence à être résolus, car ils auront un impact direct sur vos résultats.
Il convient de noter qu’il existe des outils qui peuvent compléter la méthodologie MASP et qui sont souvent présents au quotidien dans la résolution des problèmes des organisations. Pour vous aider à identifier et prioriser le problème, vous pouvez utiliser les outils suivants : Méthode A3, 5 pourquoi, AMDEC et Diagramme d’Ishikawa.
N’oubliez pas que chaque problème doit être traité individuellement. Autrement dit, chacun d’eux doit être appliqué individuellement au MASP.
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2. Observation
Maintenant que nous avons priorisé le problème à traiter avec le MASP, dans cette prochaine phase, nous allons observer le problème. Tout d’abord, vous devez rassembler toutes les informations concernant la question à résoudre.
Il est également nécessaire d’observer le problème sous différents points de vue et de collecter des données, telles que :
- À quelle fréquence les problèmes surviennent-ils ?
- Les résultats sont-ils différents selon les lieux ?
- Les résultats varient-ils en fonction de la personne ou de l’équipe ?
- Quand le processus a-t-il fonctionné correctement pour la dernière fois ?
Il est idéal que cette observation soit réalisée par plusieurs professionnels ayant une connaissance du problème, afin que l’équipe puisse rassembler différents points de vue et obtenir une plus grande précision des informations. Ainsi, listez avec l’équipe tous les motifs possibles pour lesquels le problème se produit.
3. Analyse
La troisième phase de la méthodologie MASP a pour objectif d’identifier les causes profondes du problème. Cependant, avant de commencer cette étape, nous devons aligner la signification du terme cause profonde.
Après tout, votre problème peut-il avoir plus d’une cause profonde ? La réponse est oui, car dans de nombreuses circonstances, divers facteurs peuvent se combiner pour causer un problème.
Cependant, de nombreuses institutions utilisent incorrectement le terme “cause profonde” pour déterminer une seule raison à un problème. Le problème est que, en concentrant les efforts sur une seule cause, vous pouvez limiter votre ensemble de solutions. Cela entraîne l’élimination d’autres solutions viables qui pourraient contribuer à la résolution de votre problème.
En suivant l’application de la méthodologie, vous pouvez classer les hypothèses soulevées comme causes possibles du problème en trois catégories distinctes :
- Causes influentes : Ce sont des suppositions soulevées sans approfondir la situation, comme un brainstorming de ce qui pourrait avoir influencé la survenue du problème.
- Causes les plus probables : Ce sont celles classées comme les plus probables parmi les causes déjà soulevées comme influentes.
- Causes profondes : Celles-ci seront choisies après analyse et vérification des causes les plus probables.
De cette manière, toutes les hypothèses soulevées à l’étape précédente doivent être réduites en éliminant celles évaluées comme les moins probables, ne laissant que les causes les plus probables.
Pour vous aider dans cette analyse, impliquez toutes les personnes ayant une connaissance du sujet en question et pouvant contribuer à l’identification des causes.
4. Plan d’action
À partir de la définition des causes profondes, il est possible de déterminer une solution véritablement efficace qui empêchera le problème de se reproduire. Cela doit être fait par des actions qui éliminent les causes identifiées, au lieu de simplement traiter les effets du problème.
Par conséquent, l’objectif de cette phase de la méthodologie est d’élaborer un plan d’action contenant les solutions et les objectifs à atteindre, ainsi que de mettre en pratique la stratégie à suivre pour éliminer les causes du problème. Il faut également établir les indicateurs à surveiller pour s’assurer que le travail est sur la bonne voie.
L’application de la méthode 5W2H peut contribuer à l’efficacité de la planification et de l’exécution du plan d’action.
5. Action
La cinquième étape de la méthodologie MASP concerne l’exécution du plan d’action. Avec toute la stratégie déjà structurée à l’étape précédente, vous devez maintenant impliquer les personnes qui exécuteront le plan d’action.
Communiquez clairement les actions à tous les impliqués et formez les exécutants si nécessaire. Pour cela, organisez des réunions, présentez les activités et les raisons pour lesquelles les actions doivent être exécutées, afin que l’équipe reste alignée avec le plan d’action conçu.
6. Vérification des résultats
Aussi important que l’exécution du plan d’action est d’évaluer s’il a fonctionné comme prévu, n’est-ce pas ? Ainsi, la sixième étape de la méthode MASP concerne la vérification de l’efficacité du plan d’action.
Cela se fait par l’analyse de données qualitatives et quantitatives, en comparant toujours si le résultat atteint par les actions mises en œuvre est conforme aux attentes.
Recueillez les données avant et après l’exécution du plan d’action, vérifiez l’efficacité du plan et la réduction des résultats indésirables. Prenez en compte les questions suivantes :
- Le problème est-il en train d’être résolu ?
- Les actions et les modifications ont-elles eu des effets positifs ou négatifs ?
- Quelles actions du plan n’ont pas atteint le résultat escompté ?
La solution adoptée doit être standardisée si vous évaluez que les actions mises en œuvre ont bien fonctionné et ont été efficaces. Cependant, si les résultats sont jugés négatifs, il est nécessaire de reconsidérer ce qui a pu mal tourner.
Après tout, la solution établie présente des failles et il sera nécessaire de réévaluer le plan d’action ou les causes priorisées.
7. Standardisation
Avec les résultats positifs de la phase de vérification, l’étape de standardisation vise à prévenir la réapparition du problème. Cela se fait par la standardisation des mesures qui ont été efficaces dans le nouveau système.
Il est essentiel que cette nouvelle norme soit communiquée à tous, en maintenant l’alignement des informations. Ainsi, diffusez la nouvelle systématique aux zones concernées et assurez-vous que les nouvelles normes soient transmises à tous les impliqués.
Une méthode qui peut vous aider dans cette standardisation des activités est l’élaboration d’une Procédure Opérationnelle Standard. Il convient de noter qu’il est nécessaire de suivre les actions et de former constamment les collaborateurs pour garantir le maintien du nouveau système et l’amélioration continue dans son ensemble. Par conséquent, établissez un système de mesures périodiques pour ce suivi.
8. Conclusion
Nous arrivons à la dernière étape de la Méthode d’Analyse et de Solution de Problèmes. Dans la huitième phase de la méthodologie, vous devez faire un bilan général de tout ce qui a été mis en œuvre. S’il y a des points négatifs, c’est le moment de repenser les stratégies.
De cette manière, évaluez tout le processus mis en œuvre pour résoudre le problème, afin que les leçons apprises soient exposées lors d’une dernière réunion, où les responsables et les impliqués pourront discuter des résultats obtenus. Présentez quels résultats ont dépassé les attentes et considérez ce qui est encore en suspens, en organisant tout cela pour l’application ultérieure d’un autre MASP.
Enfin, créez un rapport contenant les résultats obtenus, leur évolution, les leçons apprises, les erreurs et les difficultés rencontrées lors de l’application. Il est essentiel de documenter tout l’apprentissage tout au long du processus afin d’utiliser cette expérience dans de futures actions. Après tout, tout ce qui a été appliqué doit être pris en compte dans la planification de nouveaux projets.
À la recherche de niveaux d’excellence élevés
La Méthode d’Analyse et de Solution de Problèmes (MASP) est plus qu’un outil pour corriger des défaillances ponctuelles : il s’agit d’un processus robuste qui favorise la transformation organisationnelle par l’analyse des données, les actions correctives et l’amélioration continue. En suivant ses huit étapes, les organisations ont l’opportunité de construire une culture basée sur la résolution systématique des problèmes, la prévention des récurrences et l’amélioration constante des processus.
Avec des avantages allant d’une communication plus efficace à des décisions plus précises et fondées, le MASP s’avère essentiel pour les entreprises qui cherchent à atteindre des niveaux d’excellence élevés. Son application ne se contente pas d’éliminer les causes de non-conformités, mais renforce également la collaboration interne et la capacité d’adaptation face à de nouveaux défis.
Adopter le MASP signifie investir dans une méthode structurée, capable de garantir que les problèmes soient abordés de manière stratégique et avec des résultats durables. Peu importe votre secteur d’activité, le MASP peut être le différenciateur compétitif qui propulsera votre organisation à atteindre ses objectifs avec plus d’efficacité et de qualité.
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