Vivemos em um mundo onde a quantidade de informações geradas diariamente é imensa, especialmente por meio dos documentos. Empresas de todos os setores e áreas dependem desses registros para o bom funcionamento de seus processos internos, cooperando para resultados eficientes. No entanto, gerenciar e processar esses documentos de forma rápida e precisa pode ser um desafio. É por isso que o Intelligent Document Processing (IDP) ou processamento inteligente de dados, em português, tem se tornado cada vez mais popular. Neste artigo, eu vou explicar o que é o IDP, como ele funciona, e descrever alguns dos seus casos de uso em diferentes setores e áreas.
O que é o IDP?
O Intelligent Document Processing (IDP) é uma tecnologia que utiliza inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina para automatizar a extração de informações valiosas de documentos digitais e físicos. Essa ferramenta avançada é capaz de entender e interpretar diversos tipos de documentos, como faturas, contratos, recibos, formulários, entre outros, garantindo a precisão e a eficiência dos processos organizacionais.
O IDP é uma tecnologia que combina diferentes técnicas de processamento de linguagem natural, visão computacional e aprendizado de máquina para entender o conteúdo e o contexto dos documentos, independentemente do seu formato, layout ou fonte. O IDP pode lidar com documentos como faturas, contratos, formulários, recibos, relatórios, e-mails, etc.
O objetivo principal do IDP é extrair dados valiosos em grandes conjuntos de dados sem a necessidade de intervenção humana. Há várias vantagens em automatizar parte do seu processamento de documentos com o IDP. Por meio da inteligência artificial, o IDP pode eliminar a necessidade de entrada e processamento manual de dados, aumentando a velocidade e reduzindo o custo e o erro humano envolvidos.
As organizações modernas geralmente têm grandes volumes de três tipos de dados: estruturados, não estruturados e semi-estruturados. Dados estruturados são organizados e mais facilmente lidos por processadores humanos de dados. Dados não estruturados, por outro lado, são demorados de processar e analisar. Dados semi-estruturados ficam entre os dois. O IDP é capaz de automatizar o processamento de qualquer tipo de dados.
Como funciona o IDP?
O fluxo de trabalho do IDP envolve SETE grandes etapas:
1ª etapa: Aquisição de documentos
O processo do IDP começa com a coleta de dados de diversas fontes. Nesta etapa, os documentos são escaneados ou enviados para o sistema em formato digital. Um software de OCR (Optical Character Recognition) pode ser utilizado para extrair o texto desses documentos.
2ª etapa: Pré-processamento de documentos
Na segunda etapa, os documentos passam por um processo de pré-processamento para remover ruídos e melhorar a qualidade do texto extraído. Isso pode ser feito por meio de técnicas como:
- Alinhamento — corrige o ângulo de inclinação da imagem digitalizada;
- Diminuição do ruído – eliminação de manchas de fundo, traços interferentes, contraste irregular e outros ruídos textuais e não textuais;
- Binarização — conversão da imagem do documento digitalizado em tons de cinza em preto e branco;
- Recorte — removendo as áreas externas indesejadas de uma imagem.
A ferramenta pode ser treinada em diversos idiomas e é capaz de ler e interpretar documentos de forma semelhante a um trabalhador de processamento de dados.
3ª etapa: Classificação do documento
Nesta etapa ocorre a classificação do documento identificando, primeiramente o início e o fim do material de origem. Posteriormente os documentos são classificados em categorias específicas como faturas, pedidos de compra, documentos de identidade, contratos, contas, reclamações de seguros, entre muitos outros.
O fluxo de trabalho do IDP usa tecnologia OCR para analisar os dados e diferenciar, por exemplo, se a origem é um documento PDF ou uma imagem digitalizada. Ele faz isso extraindo caracteres, números e símbolos dos dados que verifica.
4ª etapa: Extração de dados
A etapa mais crítica do processo ocorre após a conclusão da classificação do documento. Trata da extração de dados importantes de documentos. Aqui, o IDP implanta modelos de IA treinados que usam métodos de aprendizado profundo (DL), aprendizado de máquina (ML) e processamento de linguagem natural (PNL) para extrair contexto útil da fonte.
A extração de documentos concentra-se em aspectos específicos de interesse, como endereços, informações fiscais, valores monetários, especificações técnicas de produtos, entre muitos outros. Os dados são posteriormente inseridos em um banco de dados ou armazenados para uso posterior.
5ª etapa: Validação e verificação de dados
O IDP também verifica as informações extraídas para garantir a precisão e a consistência dos dados. Isso pode ser feito comparando as informações extraídas com uma base de dados existente ou por meio de regras pré-definidas. Se os dados falharem na validação, eles deverão ser aprimorados, corrigidos, enriquecidos manualmente, etc.
6ª etapa: Análise de dados
Os tomadores de decisão usam os insights gerados pelo IDP para melhorar os processos de negócios. A análise de dados fornece diversos insights sobre taxas de erro e tempos de processamento de documentos, além de normalizar os dados para facilitar o consumo.
7ª etapa: Integração
Quando todos esses procedimentos são concluídos, os dados podem ser alimentados nos sistemas de TI da empresa por meio de APIs. Isso inclui bancos de dados locais e em nuvem e repositórios de documentos.
Casos de uso do IDP
Como o IDP combina as características da inteligência artificial, RPA e OCR, ele é um ótimo candidato para automatizar diversas tarefas em diferentes setores e áreas. Aqui estão alguns dos principais casos de uso do IDP:
Setor financeiro
O setor financeiro e bancário é um setor que é baseado em papel por natureza. Inúmeros documentos e formulários são preenchidos e assinados diariamente para os processos mais fundamentais – abertura de conta ou uma solicitação de empréstimo. Com o uso do IDP, as seguintes tarefas-chave podem ser facilmente automatizadas:
- Geração de perfis de clientes para avaliar o nível de risco, extraindo e processando dados de formulários e documentos. Pontuações de risco baseadas nesses dados ajudam a processar as solicitações de empréstimo de forma eficiente.
- Funções básicas como documentos de empréstimo e hipoteca, abertura e fechamento de contas e processamento de cheques podem ser processados facilmente. Os dados extraídos são configurados para atualizar automaticamente em todos os sistemas da instituição inteira.
- Com o uso da inteligência artificial e da extração de dados de alta qualidade e precisão, o IDP torna possível detectar fraudes potenciais usando algoritmos integrados para detecção de fraudes.
- A tomada de decisão é realizada de forma eficaz uma vez que o pode IDP processar os dados dos relatórios anuais bancários e fornecer informações úteis e significativas sobre os parâmetros escolhidos.
Setor de seguros
Seguros é outro setor com grande volume de papel que pode usar o IDP para automatizar as tarefas diárias de escritório de ponta a ponta. Desde obter formulários de seguro preenchidos até assinar a liquidação de sinistros. Veja algumas tarefas abaixo:
- O processamento de formulários é propenso a erros quando manipulado manualmente. As empresas de seguros se beneficiam muito do processamento inteligente e automatizado de formulários de seguro.
- O IDP pode ser integrado com a nuvem, fornecendo flexibilidade para centralizar o banco de dados.
- A coleta de dados é feita com menos erros e mais precisão, exatidão e organização com a ajuda do IDP.
- A avaliação de questionários para determinação de sinistros é feita de forma menos demorada ao automatizar o processo de extração e análise de dados para ajudar os profissionais a determinar o valor real do sinistro.
Setor de saúde
O setor de saúde é outro setor que lida com uma grande quantidade de documentos, como registros médicos, prescrições, faturas, etc. O IDP pode ajudar a melhorar a eficiência e a precisão do processamento de documentos na área da saúde, como:
- Extração e validação de dados de registros médicos eletrônicos (EMR), como histórico médico, diagnóstico, tratamento, medicação, etc. O IDP pode ajudar a reduzir os erros de transcrição, melhorar a qualidade dos dados e facilitar o compartilhamento de informações entre os prestadores de cuidados de saúde.
- Processamento e reconciliação de faturas médicas, como reivindicações, pagamentos, reembolsos, etc. O IDP pode ajudar a acelerar o ciclo de receita, reduzir os custos administrativos e aumentar a satisfação do paciente.
- Análise e geração de relatórios de dados de saúde, como resultados de testes, indicadores de qualidade, estatísticas de saúde pública, etc. O IDP pode ajudar a fornecer insights e recomendações baseados em dados para melhorar a tomada de decisão e os resultados de saúde.
Varejo e comércio eletrônico
O setor de varejo e comércio eletrônico também se beneficia do IDP para automatizar e otimizar vários processos relacionados a documentos, como:
- Processamento e gerenciamento de pedidos, como confirmações, faturas, recibos, notas fiscais, etc. O IDP pode ajudar a melhorar a precisão e a velocidade do processamento de pedidos, reduzir os erros de faturamento e envio e aumentar a satisfação do cliente.
- Processamento e gerenciamento de devoluções, como solicitações, autorizações, etiquetas, reembolsos, etc. O IDP pode ajudar a simplificar e agilizar o processo de devolução, reduzir os custos operacionais e melhorar a fidelidade do cliente.
- Processamento e gerenciamento de contratos, como contratos de fornecedores, parceiros, clientes, etc. O IDP pode ajudar a extrair e verificar os termos e condições dos contratos, garantir a conformidade e o cumprimento dos contratos e facilitar a renovação e o cancelamento dos contratos.
Governo e setor público
O setor governamental e público também pode usar o IDP para melhorar a eficiência e a transparência dos processos baseados em documentos, como:
- Processamento e gerenciamento de documentos de identidade, como carteiras de identidade, passaportes, carteiras de motorista, etc. O IDP pode ajudar a verificar e validar a autenticidade e a elegibilidade dos documentos de identidade, reduzir o risco de fraude e roubo de identidade e facilitar a emissão e a renovação dos documentos de identidade.
- Gerenciamento de documentos públicos, como certidões, declarações, licenças, permissões, etc. O IDP pode ajudar a capturar e extrair dados de documentos públicos, reduzir o tempo e o custo de processamento, aumentar a acessibilidade e a disponibilidade dos documentos e garantir a segurança e a privacidade dos dados.
- Processamento e gerenciamento de solicitações e serviços públicos, como benefícios sociais, impostos, saúde, educação, transporte, etc. O IDP pode ajudar a automatizar e otimizar o atendimento e a entrega dos serviços públicos, melhorar a satisfação e a confiança dos cidadãos e aumentar a eficácia e a responsabilidade do governo.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu o que é o IDP, como ele funciona e quais são alguns dos seus casos de uso em diferentes setores e áreas. O IDP é uma solução que utiliza inteligência artificial para extrair, classificar e validar dados de documentos estruturados, semi-estruturados ou não estruturados, de forma rápida, precisa e automatizada. O IDP pode trazer vários benefícios para as organizações que lidam com uma grande quantidade de documentos, como redução de custos, aumento de produtividade, melhoria de qualidade, geração de insights e valor, entre outros.
SoftExpert IDP
O SoftExpert IDP é uma solução completa que ajuda as organizações a processar grandes quantidades de documentos não estruturados, como faturas, contratos, recibos, entre outros, acelerando o processo de digitalização de documentos. A integração entre as ferramentas de IDP e do SoftExpert Suite oferece uma automação inteligente de fluxos de trabalho, aumentando a eficiência dos processos da organização. Saiba como o SoftExpert IDP pode revolucionar a gestão de documentos em sua organização e impulsionar seu sucesso entrando em contato com um dos nossos especialistas agora mesmo.
