Geralmente não costumamos ser constantes na atenção dada ao SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Muitas das ocorrências poderiam ser evitadas antes da auditoria, se não deixássemos para tratá-las na véspera!
Por isso, quanto antes transformamos o apontamento das não conformidades em um hábito, mais cedo serão detectadas as possíveis Não Conformidades no Sistema de Gestão da Qualidade, gerando melhores resultados. Afinal, identificar não conformidades é algo bom para a empresa, porque a companhia trabalha baseada em dados reais e tem a possibilidade de garantir produtos e serviços com mais qualidade através da melhoria contínua (PDCA). O processo de auditoria interna é um fator chave para garantir a eficácia de um sistema de gestão da qualidade.
Deveres de auditoria interna na norma ISO 9001:2015?
As Empresas que possuem certificação ISO 9001 devem conduzir auditorias internas em intervalos planejados, garantindo assim a conformidade e eficácia do seu SGQ (requisito 9.2.1 Auditoria Interna, versão 2015).
Manter um programa de auditoria
Requisito 9.2.2 – “planejar, estabelecer, implementar e manter um programa de auditoria, incluindo a frequência, métodos, responsabilidades.” Esse requisito visa focar o programa de auditoria sobre os processos e as áreas onde existe histórico de reincidências, devido à natureza dos próprios processos.
Ou seja, os processos com maiores níveis de risco ou não conformidades devem ter prioridade no programa de auditoria interna.
Definir o escopo e os critérios para cada auditoria
Essa é a etapa onde serão determinados quais requisitos serão auditados em cada local. A empresa precisa determinar as normas que serão utilizadas como referência na auditoria, assim como exigências legais, internas ou externas que serão consideradas.
Selecionar auditores e garantir objetividade e imparcialidade
É muito importante que a companhia selecione profissionais para conduzir a auditoria de forma objetiva e imparcial. Por exemplo, uma pessoa não pode auditar o seu próprio departamento. Auditoria não pode ser um processo moroso, tem que ser muito objetivo, focado em itens vitais e eliminando triviais. Esses auditores podem ser de origem interna (funcionários da empresa) ou externa (empresa contratada para este serviço).
Assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados para a gerência pertinente
O resultado das auditorias é informação. Para que um plano de ação seja traçado, executado, avaliado e depois padronizado (PDCA), é essencial que a Alta Direção esteja ciente e envolvida em todo o processo do Sistema de Gestão da Qualidade e todos os responsáveis devem ser informados sobre o resultado da auditoria em suas respectivas áreas.
Executar ações corretivas apropriadas e sem demora
A partir das auditorias internas, é possível identificar falhas e não conformidades, tomando as ações corretivas imediatamente. Como o objetivo da auditoria é melhorar o sistema, não faz sentido a organização não se preocupar em resolver os problemas encontrados. Nesse ponto, é preciso levar em conta a urgência de cada ocorrência e trabalhar para corrigir as mais importantes primeiro.
Reter informação documentada como evidência da implementação e resultados das auditorias
Para finalizar, os auditores terão que registrar e manter as evidências de tudo que foi auditado. Todas as informações da auditoria interna devem ser documentadas, por diversos motivos:
- Evidência para a auditoria externa;
- Controle de prazos e medição de eficiência do processo;
- Rastreabilidade das informações;
- Engajamento da equipe, tanto para auxiliar nas melhorias detectadas quanto para promover a Cultura do SGQ na organização;
- Preparar-se para uma auditoria externa requer muito mais que algumas semanas.
A auditoria interna tem que ser um processo!
Sim, a auditoria interna tem que ser periódica e sistemática, ou seja: tem que ser um processo. E assim como qualquer outro processo, tem de ter data para acontecer e periodicidade, precisa de responsáveis e de trabalho duro.
Realizar as auditorias internas é atuar de forma preventiva, pois auxilia na identificação precoce de falhas e diminuição de não conformidades no momento da auditoria externa, o que resulta em economia de tempo e dinheiro.
Não deixe que as auditorias se tornem apenas burocracia na sua empresa.
