La productividad es una enorme exigencia en el ambiente organizacional. Eso implica realizar actividades con más calidad y de forma más inteligente, optimizando el uso de recursos, como por ejemplo, el tiempo.
Los colaboradores muchas veces reclaman que no consiguen ser más productivos, debido al exceso de actividades y responsabilidades. Y aquí cabe una pregunta:
¿Será que el número de actividades es realmente elevado, o la manera en que los procesos están definidos es que compromete la eficiencia y la productividad?
Los procesos deben ayudar a las organizaciones a realizar las actividades en mayor escala y a mejorar la eficiencia de las operaciones. Ellos ofrecen una manera de medir el progreso y la productividad, lo que hace con que las personas se sientan más eficientes y responsables. Cuando implementados de forma correcta, los procesos deben permitir que las organizaciones realicen trabajos complejos, a través de la estandarización y simplificación de las tareas, que son necesarias para mantener los negocios funcionando lejos de problemas.
Sin embargo, muchos procesos son implementados de forma que acaban dejando las personas de manos atadas. Eso es un aspecto negativo, dado que acaban trayendo más restricciones que beneficios.
Si el día a día de un equipo se caracteriza por innumerables solicitudes de autorización para ejecutar una actividad, si las personas dedican gran parte del día elaborando informes o llenando planillas, participando en reuniones que no agregan nada, o respondiendo e-mails sin importancia, usted tiene un problema.
¿Cómo es posible innovar si todo es rotulado como urgente y debe ser ejecutado lo más rápido posible?
En algún punto las personas cederán. Tendrán que escoger si ejecutarán lo que es prioritario, lo que es urgente o lo que debe ser concluido lo más rápido posible. El resto será postergado hasta que caiga en el olvido, o si realmente es importante, será realizado en otro momento. Todo eso impide que los colaboradores busquen por cambios y mejoras en la forma de conducir los procesos.
Conozca a continuación cuatro obstáculos que comprometen la productividad en una empresa:
1. Delegar, pero impedir la toma de decisión
Delegar más responsabilidad para las personas, pero aun así exigir que soliciten firmas o aprobaciones para hacer cualquier cosa. Eso muchas veces refleja la falta de confianza del gestor ante los miembros de su equipo.
Cómo superar: La confianza es uno de los pilares en cualquier relacionamiento. Una relación de confianza en el trabajo promueve la cooperación y el compromiso, crea espacio para la presentación de nuevas ideas y la superación de dificultades, creando un ambiente menos enyesado y con mayor agilidad en los procesos.
2. Enfoque en el proceso y no en las personas
Con la preocupación de estandarizar todo el proceso, optimizar las actividades y solucionar problemas, los líderes miran solamente hacia el proceso y se olvidan de las personas. Eso no funciona.
Cómo superar: Los procesos no hablan, no dan sugestiones, no saben en dónde están las dificultades. Por eso el factor humano es fundamental cuando se trata de mejora. Las personas involucradas en las actividades en el día a día conocen las dificultades y generalmente pueden contribuir con ideas sobre lo que precisa ser cambiado para resolver los problemas.
3. Exceso de reuniones
Colaboración no significa que cada acción o decisión a ser tomada, requiere reuniones involucrando a todo el equipo. Eso deja a las personas sobrecargadas y compromete la eficiencia de su trabajo. Muchas veces, estas prácticas son antiguas en las empresas. Nadie sabe cómo o por qué comenzó, pero siempre fue así.
Cómo superar: Este es un buen indicativo de que nuevas políticas y procedimientos precisan ser definidos. En caso que ya existan, precisan ser revisados en favor de la productividad.
4. Falta de entendimiento sobre visión y misión
La visión y la misión son dos elementos conectados a las estrategias de negocio, pero que acaban impactando en los procesos de la empresa. Cuando los colaboradores no las comprenden, ellos pueden actuar de manera diferente a lo que la empresa espera, teniendo la productividad comprometida mientras realizan sus actividades.
Cómo superar: El propósito de existir de una empresa debe ser claro y de conocimiento de todos los colaboradores. Cuando el nivel operacional conoce las directrices, es posible evitar la ocurrencia de una serie de problemas y de retrabajo. Eso resulta en productos y servicios de mayor calidad y clientes más satisfechos.
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