El cambio organizacional es cualquier proceso que transforma a individuos, equipos y organizaciones de su estado actual a otro. Esto también puede ocurrir con los entornos y rutinas de una empresa. El objetivo de estos cambios es optimizar las rutinas de las empresas para enfrentar a las tendencias e incertidumbres del mercado.
En la mayoría de los casos, los cambios organizacionales se pueden resumir como los procesos que cambian el comportamiento de las personas en relación con las actividades y tecnologías de la corporación.
Sigue leyendo y descubre cómo tener éxito en este reto utilizando nuestros cinco consejos para llevar a cabo un proceso de cambio de la manera correcta.
Pero primero, ¡comencemos repasando algunos conceptos importantes!
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¿Qué es el cambio organizacional?
Refuerzo: el cambio organizacional es cualquier proceso, acción o estructuración de un procedimiento específico que cambia personas, equipos y áreas de un estado actual a uno nuevo.
En algunos contextos, el cambio organizacional se refiere a un proyecto corporativo en el que se utilizan procedimientos y tecnologías para controlar múltiples esfuerzos hacia un modelo de negocio.
Para que esto suceda de la manera correcta, son necesarios procesos de cambio. Con ellos, es posible mantener la competitividad de la empresa. Para mantenerse en el juego, los gerentes deben comprender los problemas más comunes con este desafío.
A continuación, conoce los principios fundamentales para liderar el cambio organizacional:
- Defina un plan con un proceso de trabajo claro que incluya información sobre cómo mejorarán las cosas después de la implementación.
- Evite los discursos formales y hable abiertamente sobre la visión de la empresa y asegúrese de que las iniciativas de cambio involucren a todos los niveles de la organización.
- Empodere a las personas para que apoyen y aboguen por cambios complejos a través de tareas de liderazgo, conectando equipos, organizando y difundiendo noticias.
- La formación y la lluvia de ideas ayudan a los empleados a navegar por los ciclos de cambio, compartiendo sus conocimientos con los demás.
- Los líderes deben asumir la responsabilidad de sus equipos, comunicando las expectativas de la empresa, proporcionando retroalimentación y ayudando a todas las partes interesadas.
Más información: ¿Qué son los riesgos del proyecto y cómo preparar a tu equipo para ellos?
Tipos de cambios organizativos
Debido a que es demasiado variado y aplicable a diferentes personas, sectores o empresas, el cambio organizacional es difícil de categorizar.
Sin embargo, hay algunos tipos de cambios organizacionales que suelen ser más integrales y estar presentes en diversas situaciones y corporaciones. A continuación, encontrarás tres ejemplos que pueden estar presentes en tu rutina corporativa.
Reiniciar
Este tipo de cambio organizacional se centra en el rediseño de procedimientos, flujos de trabajo y procesos. Esto se puede hacer utilizando herramientas digitales, técnicas nuevas o incluso antiguas, siempre y cuando el objetivo sea optimizar los resultados.
Definitivamente es el mayor desafío de todos cuando se trata de cambio corporativo, ya que requiere que los equipos reconsideren cómo se ejecutan las actividades, cómo se conectan los flujos de trabajo y cómo se relacionan los resultados de todo ello.
El proceso de “reinicio” hace hincapié en la visión holística de los objetivos empresariales, como un mapa de procesos con los entregables y los resultados esperados.
Incremental
Un método que utiliza pequeños ajustes para obtener mejores resultados. En este proceso de cambio, no hay cambios importantes en las estructuras o patrones existentes.
Se utiliza principalmente para aumentar o introducir cambios pequeños y no planificados en un proyecto, proceso y/o procedimiento. Esto reemplaza el alto riesgo de un cambio grande, generalmente planeado.
Experimentar con componentes adicionales en un producto puede verse como un cambio incremental, donde se incluyen nuevos componentes sobre el producto principal para buscar nuevos resultados o conocimientos de los clientes, por ejemplo.
En este cambio organizacional, los resultados se pueden evaluar con mayor precisión separando cada mejora y haciendo los ajustes necesarios. Este modelo se recomienda para reducir tiempos y costes aumentando la eficiencia a través de pequeñas mejoras.
Tecnológica
Este tipo de cambio implica innovaciones y mejoras. En él, se pueden fusionar o descubrir recursos tecnológicos que incluso pueden ser explorados comercialmente.
En este tipo de cambio organizacional, se mejoran las tecnologías utilizadas. Por lo general, se pretende reducir costos o atender a un determinado grupo de clientes. Tras el cambio, esta nueva tecnología puede integrarse en la estructura empresarial actual, añadiendo nuevos conceptos, procesos o incluso otros productos/servicios.
5 consejos para la gestión del cambio organizacional
Para realizar cambios complejos, hay algunas cuestiones que deben tenerse en cuenta. Los gerentes deben armar una estrategia medible, estableciendo metas e indicadores que cumplan con la visión de éxito de las partes interesadas. Recuerde que este cambio debe abarcar y mostrar el seguimiento continuo de factores como: riesgos, dependencias, costos, retorno de la inversión y cuestiones culturales relacionadas con el trabajo.
Además, la comunicación debe producirse sin problemas. Los líderes deben alinearse con el equipo y otras partes interesadas sobre cómo se producirá el cambio. Es importante aclarar los beneficios de la implementación para que todos sepan lo que está en juego.
La participación de los participantes por sí sola no es suficiente, ya que el gerente debe actuar capacitando a los empleados. Recuerda que cualquier empleado puede convertirse en una autoridad y fuente de conocimiento, siempre y cuando cree iniciativas que acerquen al equipo a los resultados esperados, así como formación o cualificación para la mejora de procesos.
Las personas a menudo se enfrentan al cambio, por lo tanto, identifique y priorice los problemas que interfieren con las transformaciones importantes. Adaptar las actividades cuando sea necesario para aumentar la motivación de los involucrados.
Además, no olvide realizar un seguimiento del progreso de la implementación y ajustarlo según sea necesario. Por último, pero no menos importante, trata de ser más humano. Si es necesario, ofrezca asesoramiento personal para disipar los miedos y aumentar la confianza en los equipos.
A continuación puedes ver cinco consejos para gestionar el cambio organizacional con la máxima eficiencia.
1 – Alinear los cambios con los objetivos
Más que los resultados, los cambios deben mantener la coherencia con los objetivos que pretenden alcanzar. Las transformaciones deben llevar al negocio en la dirección correcta, estratégica, táctica, financiera y éticamente.
2 – Monitorear los impactos
Comprende cómo los cambios afectan a cada equipo. Evalúe los efectos y cómo fluyen a través de otros departamentos. Cree una lista de verificación con esta información y pida opiniones, sugerencias y percepciones para alinear las expectativas. A continuación, elabore un plan de acción para evaluar y apoyar los problemas importantes, así como para mitigar los impactos negativos.
3 – Renovar la comunicación
Identifique el medio de comunicación más efectivo y asegúrese de que la información sea bidireccional, ya que esto acercará a los grupos e individuos a los objetivos. Pero recuerde planificar la línea de tiempo, los canales y los medios para mostrar cómo se comunicarán los cambios de forma incremental, cubriendo asuntos, temas y preguntas.
4 – Compartir el conocimiento
El intercambio rápido de conocimientos es importante para sensibilizar a las partes interesadas. La implementación de cambios puede implicar el aprendizaje a través de cursos en línea, sesiones de capacitación o incluso mentoría en la empresa. Crea una secuencia de contenido para preparar a todos sobre las dificultades y los cambios que se avecinan.
5 – Estructura de soporte
Para ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios, la tutoría por parte de expertos o gerentes puede ayudar a resolver problemas. Esta estructura es crucial para preparar emocionalmente a las personas para las incertidumbres. Mientras los equipos estén apoyados, adquirirán competencia rápidamente. Esto les permitirá ajustar sus habilidades y técnicas para lograr los objetivos deseados.
Ejemplos de causas frecuentes de cambio organizacional
Pero, ¿cómo saber si realmente necesitas hacer un cambio organizacional importante? A menudo esto es precisamente un punto de duda y miedo. Después de todo, el proceso de cambio a menudo requiere tiempo, energía e inversión.
Para que no sufras esta duda, hemos enumerado a continuación las tres razones más comunes que provocan un cambio organizativo. Pero recuerda que estos son ejemplos generales. Busca siempre estudiar tu mercado e identificar oportunidades y necesidades de cambios con respecto al sector en el que te mueves.
- Competencia: Tus rivales pueden estar desarrollando nuevos servicios, productos o estrategias. Por lo tanto, es una buena práctica evaluar si se trata de una transformación buena o mala, así como si es necesario tomar esta acción para seguir siendo competitivo en el mercado.
- Reducción de costos: los cambios a menudo pueden afectar las finanzas de la corporación, ayudando a reducir costos y optimizar el gasto. Esto suele ocurrir cuando la organización identifica actividades duplicadas o costosas y las reemplaza con flujos automatizados.
- Sistema: el uso de diversos métodos como el Sistema de Manufactura Esbelta, Kanban, Six Sigma, entre otros, pueden eliminar procesos innecesarios y mejorar los resultados de los equipos de la empresa. Por lo tanto, son motivadores de cambios que optimizan la operación.
Conclusión
Aprender de los errores y actuar rápidamente aumenta las posibilidades de éxito en la implementación del cambio organizacional. Por lo tanto, esté atento en todo momento, independientemente de la complejidad del cambio.
Incluso en las pequeñas empresas, los cambios pueden pasar por situaciones difíciles y convertirse en problemas graves. Por lo tanto, sea transparente sobre los procesos, actividades y responsabilidades establecidas, para que las partes interesadas puedan evaluar, actuar y corregir cualquier problema lo antes posible.
Por último, crea métricas sencillas para que los equipos puedan entender claramente los objetivos y los KPI. Estos indicadores deben mostrar con precisión la situación actual de la organización para que la empresa no pierda la visión de hacia dónde quiere ir.
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