¿Sientes que tu empresa siempre va por detrás de los cambios del mercado? ¿Te has planteado cómo sería anticiparte a esos cambios y liderar la innovación interna con seguridad?
El cambio organizacional es el proceso que transforma a personas, equipos y empresas desde su estado actual hacia uno más eficaz. Puede implicar tanto a personas como a:
- Rutinas;
- Estructuras;
- Entornos;
- Tecnologías.
El objetivo de estos cambios es optimizar las rutinas de las empresas para enfrentar a las tendencias e incertidumbres del mercado.
En la mayoría de los casos, los cambios organizacionales se pueden resumir como los procesos que cambian el comportamiento de las personas en relación con las actividades y tecnologías de la corporación.
Sigue leyendo y descubre cómo tener éxito en este reto utilizando nuestros cinco consejos para llevar a cabo un proceso de cambio de la manera correcta.
¿Qué es el cambio organizacional?
- Ten un plan claro: defina un plan con un proceso de trabajo claro que incluya información sobre cómo mejorarán las cosas después de la implementación.
- Comunica con transparencia: evite los discursos formales y hable abiertamente sobre la visión de la empresa y asegúrese de que las iniciativas de cambio involucren a todos los niveles de la organización.
- Empodera a las personas: empodere a las personas para que apoyen y aboguen por cambios complejos a través de tareas de liderazgo, conectando equipos, organizando y difundiendo noticias.
- Invierte en formación e intercambio de ideas: la formación y la lluvia de ideas ayudan a los empleados a navegar por los ciclos de cambio, compartiendo sus conocimientos con los demás.
- Asume responsabilidades como líder: los líderes deben asumir la responsabilidad de sus equipos, comunicando las expectativas de la empresa, proporcionando retroalimentación y ayudando a todas las partes interesadas.
¿Cuáles son los tipos de cambio organizacional?
Debido a que es demasiado variado y aplicable a diferentes personas, sectores o empresas, el cambio organizacional es difícil de categorizar.
Sin embargo, hay algunos tipos de cambios organizacionales que suelen ser más integrales y estar presentes en diversas situaciones y corporaciones.
Reiniciar
Este tipo de cambio organizacional se centra en el rediseño de:
- Procedimientos;
- Flujos de trabajo;
- Flujos de procesos.
Esto se puede hacer utilizando herramientas digitales, técnicas nuevas o incluso antiguas, siempre y cuando el objetivo sea optimizar los resultados.
¿Cuál es el principal reto del enfoque de reinicio?
Definitivamente es el mayor desafío de todos cuando se trata de cambio corporativo, ya que requiere que los equipos reconsideren cómo se ejecutan las actividades, cómo se conectan los flujos de trabajo y cómo se relacionan los resultados de todo ello.
Visión general del proceso de reinicio para el cambio organizacional
- Rediseño completo de flujos, procesos y herramientas;
- Puede incluir tecnologías nuevas o tradicionales, siempre que mejoren los resultados;
- Requiere una visión holística de los objetivos del negocio.
El proceso de “reinicio” hace hincapié en la visión holística de los objetivos empresariales, como un mapa de procesos con los entregables y los resultados esperados.
Incremental
El método incremental en el cambio organizacional que utiliza pequeños ajustes para obtener mejores resultados. En este proceso de cambio, no hay cambios importantes en las estructuras o patrones existentes.
¿Por qué utilizar el método incremental en el cambio organizacional?
Se utiliza principalmente para aumentar o introducir cambios pequeños y no planificados en un proyecto, proceso y/o procedimiento. Esto reemplaza el alto riesgo de un cambio grande, generalmente planeado.
Este modelo es recomendable para reducir tiempos y costes, aumentando la eficiencia mediante mejoras pequeñas y continuas.
¿Cuál es un ejemplo de aplicación del método incremental?
Experimentar con componentes adicionales en un producto puede verse como un cambio incremental, donde se incluyen nuevos componentes sobre el producto principal para buscar nuevos resultados o conocimientos de los clientes, por ejemplo.
Visión general del método incremental para el cambio organizacional
- Ajustes pequeños con bajo riesgo;
- Ideal para mejora continua sin alterar la estructura central;
- Permite evaluar y ajustar cada cambio por separado.
En este cambio organizacional, los resultados se pueden evaluar con mayor precisión separando cada mejora y haciendo los ajustes necesarios.
Tecnológica
Este tipo de cambio implica innovaciones y mejoras. En él, se pueden fusionar o descubrir recursos tecnológicos que incluso pueden ser explorados comercialmente.
En este tipo de cambio organizacional, se mejoran las tecnologías utilizadas.
¿Por qué aplicar el cambio organizacional tecnológico?
Por lo general, se pretende reducir costos o atender a un determinado grupo de clientes. Tras el cambio, esta nueva tecnología puede integrarse en la estructura empresarial actual, añadiendo nuevos conceptos, procesos o incluso otros productos/servicios.
Visión general del cambio organizacional tecnológico
- Enfoque en la innovación y la reducción de costes;
- Puede incluir nuevos softwares, automatizaciones o integraciones de sistemas;
- Se convierte en parte de la estructura operativa de la empresa.
¿Cómo gestionar el cambio organizacional de forma eficaz?
Para realizar cambios complejos, hay algunas cuestiones que deben tenerse en cuenta.
Estrategia medible para el cambio organizacional
Los gerentes deben armar una estrategia medible, estableciendo metas e indicadores que cumplan con la visión de éxito de las partes interesadas. Recuerde que este cambio debe abarcar y mostrar el seguimiento continuo de factores como:
- Riesgos;
- Dependencias;
- Costos;
- Retorno de la inversión;
- Cuestiones culturales relacionadas con el trabajo.
Comunicación clara y eficaz
Además, la comunicación debe producirse sin problemas. Los líderes deben alinearse con el equipo y otras partes interesadas sobre cómo se producirá el cambio. Es importante aclarar los beneficios de la implementación para que todos sepan lo que está en juego.
Capacitación de empleados
La participación de los participantes por sí sola no es suficiente, ya que el gerente debe actuar capacitando a los empleados. Recuerda que cualquier empleado puede convertirse en una autoridad y fuente de conocimiento, siempre y cuando cree iniciativas que acerquen al equipo a los resultados esperados, así como formación o cualificación para la mejora de procesos.
Las personas a menudo se enfrentan al cambio, por lo tanto, identifique y priorice los problemas que interfieren con las transformaciones importantes. Adaptar las actividades cuando sea necesario para aumentar la motivación de los involucrados.
Seguimiento del progreso del cambio organizacional aplicado
Además, no olvide realizar un seguimiento del progreso de la implementación y ajustarlo según sea necesario. Por último, pero no menos importante, trata de ser más humano. Si es necesario, ofrezca asesoramiento personal para disipar los miedos y aumentar la confianza en los equipos.
¿Cuál es el paso a paso para implementar un cambio organizacional?
A continuación puedes ver cinco consejos para gestionar el cambio organizacional con la máxima eficiencia.
Alinear los cambios con los objetivos
Más que los resultados, los cambios deben mantener la coherencia con los objetivos que pretenden alcanzar. Las transformaciones deben llevar al negocio en la dirección correcta, estratégica, táctica, financiera y éticamente.
- Asegúrate de que cada transformación esté alineada con los objetivos del negocio.
- Evalúa el impacto estratégico, financiero, táctico y ético.
Acompañar los impactos en el equipos
Comprende cómo los cambios afectan a cada equipo. Evalúe los efectos y cómo fluyen a través de otros departamentos. Cree una lista de verificación con esta información y pida opiniones, sugerencias y percepciones para alinear las expectativas. A continuación, elabore un plan de acción para evaluar y apoyar los problemas importantes, así como para mitigar los impactos negativos.
- Comprende cómo afectan los cambios a cada departamento;
- Solicita sugerencias y elabora un plan de mitigación;
- Supervisa riesgos, dependencias, costes y ROI.
Renovar la comunicación interna
Identifique el medio de comunicación más efectivo y asegúrese de que la información sea bidireccional, ya que esto acercará a los grupos e individuos a los objetivos. Pero recuerde planificar la línea de tiempo, los canales y los medios para mostrar cómo se comunicarán los cambios de forma incremental, cubriendo asuntos, temas y preguntas.
- Elige canales efectivos y fomenta la comunicación bidireccional.
- Planifica el cronograma de comunicación del cambio.
- Aborda dudas, beneficios y expectativas.
Compartir el conocimiento con los implicados
El intercambio rápido de conocimientos es importante para sensibilizar a las partes interesadas. La implementación de cambios puede implicar el aprendizaje a través de cursos en línea, sesiones de capacitación o incluso mentoría en la empresa. Crea una secuencia de contenido para preparar a todos sobre las dificultades y los cambios que se avecinan.
- Utiliza formaciones, mentorías y contenidos progresivos.
- Prepara a todos para los retos de la transición.
Estructura de soporte
Para ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios, la tutoría por parte de expertos o gerentes puede ayudar a resolver problemas. Esta estructura es crucial para preparar emocionalmente a las personas para las incertidumbres. Mientras los equipos estén apoyados, adquirirán competencia rápidamente.
Esto les permitirá ajustar sus habilidades y técnicas para lograr los objetivos deseados.
- Cuenta con especialistas que orienten a los equipos;
- Apoya emocionalmente a los colaboradores;
- Ayuda en el desarrollo de nuevas competencias.
¿Cuándo necesita realmente tu empresa un cambio organizacional?
Pero, ¿cómo saber si realmente necesitas hacer un cambio organizacional importante? A menudo esto es precisamente un punto de duda y miedo. Después de todo, el proceso de cambio a menudo requiere tiempo, energía e inversión.
Para que no sufras esta duda, hemos enumerado a continuación las tres razones más comunes que provocan un cambio organizativo. Pero recuerda que estos son ejemplos generales. Busca siempre estudiar tu mercado e identificar oportunidades y necesidades de cambios con respecto al sector en el que te mueves.
Competencia
Tus rivales pueden estar desarrollando nuevos servicios, productos o estrategias. Por lo tanto, es una buena práctica evaluar si se trata de una transformación buena o mala, así como si es necesario tomar esta acción para seguir siendo competitivo en el mercado.
Reducción de costos
Los cambios a menudo pueden afectar las finanzas de la corporación, ayudando a reducir costos y optimizar el gasto. Esto suele ocurrir cuando la organización identifica actividades duplicadas o costosas y las reemplaza con flujos automatizados.
Sistema
El uso de diversos métodos como el Sistema de Manufactura Esbelta, Kanban, Six Sigma, entre otros, pueden eliminar procesos innecesarios y mejorar los resultados de los equipos de la empresa. Por lo tanto, son motivadores de cambios que optimizan la operación.
Conclusión
Aprender de los errores y actuar rápidamente aumenta las posibilidades de éxito en la implementación del cambio organizacional. Por lo tanto, esté atento en todo momento, independientemente de la complejidad del cambio.
Incluso en las pequeñas empresas, los cambios pueden pasar por situaciones difíciles y convertirse en problemas graves. Por lo tanto, sea transparente sobre los procesos, actividades y responsabilidades establecidas, para que las partes interesadas puedan evaluar, actuar y corregir cualquier problema lo antes posible.
Por último, crea métricas sencillas para que los equipos puedan entender claramente los objetivos y los KPI. Estos indicadores deben mostrar con precisión la situación actual de la organización para que la empresa no pierda la visión de hacia dónde quiere ir.
FAQ: Preguntas frecuentes sobre cambio organizacional
¿Por dónde empezar con el cambio organizacional?
Comienza con un diagnóstico completo. Identifica los objetivos del cambio, los impactos esperados y el grado de preparación de los equipos. A partir de ahí, podrás trazar un plan con metas claras y los recursos necesarios.
¿Qué tipo de cambio tiene menos riesgo?
El cambio incremental es el menos arriesgado porque permite mejoras graduales, mayor control y más compromiso por parte de los equipos.
¿Qué hacer ante la resistencia al cambio?
Minimiza la resistencia con comunicación transparente, participación temprana, escucha activa, formación y apoyo emocional. Explica los beneficios para cada persona y área.
¿Cómo saber si el cambio organizacional fue exitoso?
Evalúa KPIs como productividad, ahorro de costes o compromiso del equipo. Compara los resultados antes y después e incorpora feedback continuo para ajustar el plan.
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