¿Qué es la gestión del cambio, para qué sirve y cuáles son las metodologías?

La gestión del cambio es una forma sistemática de manejar la transición o transformación de los objetivos, procesos o tecnologías de una organización. Se trata de preparar y apoyar a los empleados, líderes y equipos durante el proceso de cambios en la empresa.

El objetivo principal de la gestión del cambio es implementar estrategias para controlar las transformaciones y ayudar a las personas a adaptarse a ellas. Para lograrlo, las empresas deben planificar cómo implementar, monitorear y seguir el éxito de los cambios planeados.

Las actividades de gestión del cambio pueden abarcar desde proyectos individuales hasta programas más ambiciosos, como la transformación digital de una organización. Los esfuerzos de transformación involucran a los equipos de gestión y otros stakeholders, siendo esencial el compromiso de los empleados para su éxito.

Si quieres gestionar los cambios de la manera correcta, sigue leyendo nuestro artículo. También te contaremos para qué sirve este enfoque y cuáles son sus diferentes metodologías.

¿Para qué sirve la gestión del cambio?

Este enfoque sirve para preparar, apoyar y equipar a los empleados para que puedan manejar las transformaciones dentro de una organización. Esta necesidad se ha vuelto cada vez más importante a medida que las empresas enfrentan cambios cada vez más rápidos y complejos.

La gestión del cambio complementa la gestión de proyectos. Mientras que la administración de iniciativas se centra en el lado técnico de la transformación, la gestión del cambio pone énfasis en las personas de la organización.

En este contexto, la gestión del cambio permite que tu organización adopte las transformaciones de manera más rápida, completa y eficiente. Este enfoque facilita que tus stakeholders se mantengan comprometidos incluso durante los cambios más disruptivos.

Además, ayuda a tus empleados a entender por qué están ocurriendo los cambios. Los empleados tienen el tiempo y las herramientas para comprometerse con las transformaciones, sintiéndose escuchados y apoyados.

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Metodologías de gestión del cambio

En procesos difíciles como los cambios organizacionales, es muy importante tener un punto de partida. Para enfrentar un desafío de este tamaño, puedes contar con diferentes metodologías que te guiarán en este proceso.

Aquí tienes los mejores modelos de gestión del cambio para tu negocio:

1. Modelo 7S de McKinsey

Este framework fue desarrollado por consultores de la firma de consultoría empresarial estadounidense McKinsey & Company. Te invita a dividir tu programa de cambio en siete componentes, comenzando por la estrategia y terminando con el equipo involucrado.

El Modelo 7S de McKinsey es más adecuado para grandes empresas, especialmente aquellas que enfrentan transformaciones estratégicas o procesos de fusión corporativa. Puede ayudar a los líderes de tu empresa a realinear diversos componentes organizacionales para apoyar los cambios deseados.

A continuación, te explicamos los 7S de McKinsey y lo que significan:

1. Estrategia: Lo que tu empresa intenta hacer para tener una ventaja competitiva sobre la competencia. Generalmente se manifiesta en forma de un plan de negocios desarrollado a través de una curaduría competente.
2. Sistemas: Describe los procesos formales y las herramientas utilizadas en las acciones rutinarias de una empresa. Incluye sistemas de tecnología, procesos de evaluación de desempeño y controles presupuestarios.
3. Estructura: Define cómo está organizada tu empresa, incluyendo cómo se dividen las tareas, quién está en cada equipo y quiénes son los líderes de esos equipos.
4. Estilo: Describe el enfoque de liderazgo y gestión dentro de tu compañía. Resume la cultura de la organización dentro del código de conducta informal que se ha establecido a partir de la manera en que las personas se comunican y toman decisiones.
5. Habilidades: Conjunto de capacidades y competencias de los empleados de una empresa. Las habilidades permitirán que la organización alcance sus objetivos.
6. Valores compartidos: Anota las creencias y principios que guían la toma de decisiones en tu compañía. Revisa los valores, la misión y el objetivo de tu corporación.
7. Equipo: Involucra la gestión de empleados y todos los recursos humanos de la empresa. Incluye reclutamiento, formación y sistemas de recompensa.

A partir de estas anotaciones, identifica las áreas que no están alineadas de manera efectiva y define una estructura ideal para tu organización. Después, decide qué cambios necesitas hacer y ponte manos a la obra para ejecutarlos.

2. Ocho pasos de Kotter

¿Siete pasos no son suficientes para ti? Entonces te invitamos a probar los ocho pasos de Kotter. Desarrollados por el profesor de administración de Harvard, John Kotter, estos pasos se centran en el aspecto psicológico de las personas involucradas en el proceso de cambio.

Este método es adecuado para empresas de todos los tamaños que estén a punto de pasar por cambios en sus iniciativas. Esto puede incluir transformaciones digitales o reformulaciones en su cultura.

Aquí tienes todos los pasos descritos por el profesor de Harvard:

1. Crea un sentido de urgencia. Genera un movimiento interno que entusiasme a los miembros de tu organización. Ofréceles una visión clara y atractiva del futuro, inspirándoles a actuar con pasión y propósito.
2. Forma una coalición poderosa. Convence a tus líderes de que el cambio es necesario. Únete a personas influyentes dentro de la organización para crear una coalición para el cambio. El poder de estos colegas proviene de diferentes fuentes, como su cargo, experiencia, estatus e importancia política.
3. Desarrolla una visión estratégica. Conecta los conceptos más abstractos que surjan en tu brainstorming con una visión general con la que las personas puedan identificarse. Esto ayudará a que entiendan por qué les estás pidiendo algo.
4. Comunica tu visión. Explica claramente cómo será el futuro diferente del pasado. Gana a los colaboradores explicando cómo pretendes hacer realidad el futuro que has proyectado para ellos a través de iniciativas.
5. Elimina los obstáculos. Identifica procesos o estructuras que están obstaculizando el cambio y trabaja con los líderes para modificarlos o eliminarlos. Reconoce y recompensa a las personas que están haciendo posible la transformación, mientras muestras la necesidad de evolución a quienes son más resistentes.
6. Crea logros a corto plazo. Además de tu gran objetivo a largo plazo, establece metas con plazos más inmediatos. Así evitarás que los críticos o personas con una visión negativa del proceso afecten el progreso de la operación.
7. Consolida la transformación. Según John Kotter, muchos proyectos fracasan por declarar la victoria demasiado pronto. Después de cada logro a corto plazo, analiza lo que ha funcionado y lo que necesita mejorar. Establece objetivos para aprovechar el impulso de las evoluciones ya logradas.
8. Ancla el cambio. Asegúrate de que los cambios realizados se incorporen profundamente en la cultura de la organización. Refuerza los nuevos comportamientos, evalúa los procesos y colabora con los líderes para mantener la transformación.

Al final de los ocho pasos de Kotter, deberías tener una hoja de ruta que te ayudará a navegar por el complejo proceso de cambio organizacional.

Libro blanco exclusivo: Gestión del cambio: qué es, competencias clave y checklist para implementarla

3. Modelo de Lewin

Desarrollado por el psicólogo alemán Kurt Lewin en los años 1940, este método tiene tres pasos: descongelar, cambiar y recongelar. Funciona a partir de una analogía con un cubo de hielo.

Supón que quieres transformarlo en un cono de hielo. Para ello, necesitas derretir el cubo para que sea susceptible a cambios. Esta es la fase de descongelar.

Solo después puedes moldear el agua resultante en la forma que deseas, el cambio. Finalmente, puedes congelar nuevamente esa agua, formando el cono de hielo en el proceso de recongelar.

Aquí tienes un resumen de cómo funcionan estos tres pasos en un entorno corporativo:

1. Descongelar. Prepara a tu organización para aceptar que el cambio es necesario. Desarrolla un mensaje atractivo que resuma por qué la forma actual de hacer las cosas no está funcionando y necesita ser modificada. Menciona factores tangibles como la caída en las ventas, malos comentarios de clientes o resultados financieros por debajo de lo esperado.
2. Cambiar. Explica a los colaboradores cómo el cambio les beneficiará y traerá transformaciones positivas para la compañía en su conjunto. Dales el tiempo necesario para entender lo que está sucediendo y comunica bien cada paso del proceso antes y durante su implementación.
3. Recongelar. Tu empresa estará lista para esta fase cuando las personas hayan asimilado las nuevas formas de trabajar. Otro gran indicador es que tu compañía tenga una estructura organizacional estable con descripciones consistentes para cada puesto.

Al llegar a la etapa de recongelar, debes trabajar para estabilizar los nuevos modos de operación de tu organización. Esto evita que tus colaboradores queden atrapados en una transición interminable, donde no ejecutan las tareas ni de la manera antigua ni de la nueva.

Un paso importante es celebrar el éxito del cambio, lo que traerá una sensación de cierre de ciclo para las personas. Crea sistemas de feedback para entender qué está apoyando la transformación después del recongelar y cuáles son las barreras para mantenerla.

Seguir leyendo: Qué es el control de cambios y cómo implementarlo en tu empresa

Cómo hacer una gestión del cambio exitosa

Si has llegado hasta aquí, ya deberías haber elegido la metodología que más sentido tiene para el momento de tu organización y para la transformación deseada. Ahora vamos a darte algunos consejos más generales para que sepas cómo hacer una gestión del cambio exitosa y llevar tu empresa al siguiente nivel.

1. Define estructuras de gobernanza claras

Una investigación de McKinsey & Company  — sí, la misma del modelo 7S — señala que los programas con estructuras de gobernanza bien definidas tienen 6,4 veces más probabilidades de ser exitosos. Se recomienda que instituyas un comité de cambios, generalmente llamado Comité Consultivo de Cambios (CAB).

Para que esto funcione, necesitas el apoyo del liderazgo ejecutivo, la colaboración de los C-levels y los dueños de iniciativas (IOs) para cada departamento o equipo. El CAB será responsable de crear procesos para priorizar transformaciones, así como implementar los procedimientos que harán realidad todo esto.

2. Recoge feedback de los empleados

Una parte clave de cualquier proceso de cambio es hablar con los trabajadores de primera línea, ya que son ellos quienes más sentirán el impacto de cualquier transformación en la empresa.

Sus comentarios te ayudarán a entender la situación actual de la organización y el tipo de apoyo que necesitarán los empleados durante el proceso de cambio. También te podrán explicar mejor cómo afecta el status quo a sus operaciones de manera negativa y qué cambios podrían mejorar su día a día en el trabajo.

3. Determina cómo implementar la transformación

Debes determinar el modo de implementación según el tamaño del proyecto, el número de personas impactadas, el riesgo involucrado y tus recursos de TI. Con esta información, puedes elegir entre los métodos Lineal, Geométrico o Big Bang.

En el primero, los cambios se promueven de manera gradual y secuencial. En el segundo, implementas las transformaciones en oleadas cada vez mayores. Finalmente, el Big Bang es la opción que requiere más recursos y conlleva mayor riesgo, ya que promueves todos los cambios de una sola vez en un corto período.

4. Comunica a través de múltiples canales

La firma especializada en gestión del cambio, Prosci, publicó una investigación que señala que el 58% de los empleados prefieren recibir comunicaciones sobre los impactos personales del cambio directamente de sus supervisores. Mientras tanto, el 11% prefiere escuchar estas actualizaciones de los jefes de sus departamentos, y menos del 10% quiere ser actualizado por CEOs, gerentes senior o líderes de RRHH.

Cuando se trata de cambios organizacionales, la situación se invierte. El 37% prefiere que el anuncio venga del CEO, mientras que el 27% quiere escuchar a los líderes ejecutivos. Cierran la lista los gerentes senior (10%) y los jefes de departamento (10%).

Mantén a tus empleados actualizados sobre los cambios a través de canales como:

• Anuncios dentro de tu software de gestión empresarial, como SoftExpert Suite
• Plataformas de comunicación corporativa (Microsoft Teams, Slack, etc.)
• Emails
• Reuniones generales o de departamento (online o presenciales)

Seguir leyendo: Qué es la gestión de procesos y qué ventajas aporta a tu negocio

5. Monitorea el progreso y la adopción de los empleados

El Comité Consultivo de Cambios debe supervisar el progreso de las iniciativas de transformación y hacer un seguimiento de las métricas de adopción y éxito. Para ello, es importante correlacionar el proyecto de cambio con las métricas de negocio.

Observa el tiempo necesario para completar las tareas, el aumento de ingresos y la reducción de riesgos, entre otros factores. Esto te permitirá confirmar que los cambios han tenido el efecto deseado, evitando consecuencias no deseadas.

Aprovecha los insights que surgirán del monitoreo para orientar tu enfoque en el proceso de transformación. Promueve cambios en proyectos que no estén funcionando como se esperaba, trabajando junto con el CAB y los líderes de equipo para mantener todo en marcha.

6. Promueve una cultura que abrace el cambio

Desarrolla procesos bien documentados y procedimientos de transferencia de responsabilidad, elementos esenciales para garantizar la continuidad y eficiencia de las operaciones. Realiza entrenamientos regulares con tus empleados y crea repositorios de información que sean fáciles de acceder, proporcionen el contexto necesario y se actualicen con frecuencia.

Crea canales de feedback con tus colegas para que puedan compartir opiniones y sugerencias, alineando la transformación con las necesidades y expectativas del equipo. Mantén múltiples formas de comunicación abiertas entre los empleados y el equipo de TI, permitiendo que tengan acceso a soporte en caso de dificultades con nuevas herramientas y software.

Conclusión

La gestión del cambio es el enfoque que ayudará a tu organización a adaptarse y prosperar en un entorno competitivo y en constante transformación. Al utilizar metodologías comprobadas, como el Modelo 7S de McKinsey, los Ocho Pasos de Kotter o el Modelo de Lewin, las empresas pueden garantizar una transición más suave y exitosa.

Los principales beneficios de la gestión del cambio incluyen:

1. Preparación y apoyo a los empleados
2. Control y monitoreo de los cambios
3. Adopción facilitada de nuevos procesos, tecnologías y formas de trabajar
4. Alineación de elementos de apoyo a las transformaciones

Para una gestión del cambio eficaz, es crucial establecer estructuras de gobernanza claras, recoger feedback de los empleados y definir un enfoque de implementación adecuado. Además, promover una cultura que acepte y abrace el cambio es fundamental para garantizar la sostenibilidad de las transformaciones.

La gestión del cambio no se trata solo de procesos o tecnologías. Es, sobre todo, sobre personas y cómo ayudarlas a navegar por las transiciones de manera segura y productiva. Al promover una cultura que valore la adaptabilidad y el aprendizaje continuo, tu organización estará mejor posicionada para enfrentar los cambios de hoy y de mañana.

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