Aunque la Gestión de Incidentes sea un término amplio usado por varias prácticas, cuando hablamos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (SSMA) la mayoría de las empresas sigue un mismo proceso en la Gestión de Incidentes de Trabajo. No obstante, es fundamental seguir algunas etapas para que el tratamiento de incidentes sea adecuado.
Conozca en este artículo cuáles son las etapas esenciales en un proceso de gestión de incidentes de trabajo y descubra si usted está siguiendo todas ellas.
Un proceso modelo para la gestión de incidentes
La gestión de incidentes provee informaciones sobre la causa de un problema y ayuda a evitar su recurrencia (todos sabemos cuánto esos eventos pueden costarle a una empresa).
La estandarización del proceso de gestión de incidentes mejora, sin dudas, la comparabilidad de los datos y aumenta la eficiencia. Sin embargo, 60% de las empresas no usan un software comercial para automatizar esa práctica, lo que lleva a poca visibilidad y pérdida de oportunidades para aumentar la seguridad en el ambiente de trabajo.
Las empresas líderes generalmente utilizan un sistema para administrar el proceso de gestión de incidentes con automación, estandarización y transparencia. Sin embargo, independiente de que usted esté usando un software o no, el proceso de gestión de incidentes debe contener algunas etapas fundamentales.
Las etapas fundamentales de la Gestión de Incidentes de Trabajo
1. Notificación del Accidente de Trabajo
La etapa de notificación es cuando las informaciones preliminares sobre un incidente son enviadas a la gestión. Eso generalmente es hecho por un trabajador en el piso de fábrica, en donde la mayoría de los incidentes en el local de trabajo ocurre. La notificación debe incluir:
- Localización
- Equipamiento involucrado
- Fecha y hora
- Tipo de incidente
- Gravedad
- Título
- Profesional involucrado en el incidente
- Breve explicación de lo que sucedió
- Detalles de cualesquiera acciones inmediatas que fueron tomadas
- Imágenes adjuntadas
Si usted tiene un software, la notificación será realizada a través del llenado de un formulario electrónico. Una vez enviadas, las notificaciones serán distribuidas a los evaluadores apropiados con base en informaciones como localización, tipo y gravedad.
2. Evaluación inicial
El evaluador apropiado debe examinar la notificación que fue enviada. Un evaluador debe conocer la política de la empresa y la legislación local de salud y seguridad y deberá confirmar:
- Severidad real
- Clasificación específica del tipo de incidente
- Si el registro legal fue hecho
- Acciones inmediatas que fueron tomadas
Él entonces determinará si una investigación es necesaria. Normalmente, una investigación sólo es necesaria en incidentes de gravedad mediana o alta. (Si una investigación no fuere necesaria, el proceso debe ignorar la próxima etapa.)
3. Investigación del incidente de trabajo
La investigación es generalmente la etapa más demorada del proceso de gestión de incidentes. Abarca principalmente datos cualitativos, lo que lleva tiempo para ser colectado.
Después que el investigador principal organiza un equipo de investigación, esa etapa abarca:
- Reunir información sobre las políticas y capacitaciones aplicables
- Determinar una secuencia de eventos
- Reunir la documentación del personal involucrado
- Oír las declaraciones de los testigos
- Colectar más evidencias de apoyo
El rigor, la precisión y la puntualidad de una investigación de incidentes son enormemente beneficiados con el uso de un software. Una investigación reúne un gran volumen de informaciones, incluyendo datos personales y confidenciales, que deben ser cuidadosamente documentados. Por ejemplo, usted debe garantizar la seguridad para proteger los testimonios de los testigos y los registros de salud, un requisito regulatorio reciente debido a la GDPR de la Unión Europea.
4. Análisis de Causa
El análisis de incidentes, comúnmente conocido como Análisis de Causa Raíz (RCA – Root Cause Analysis), es esencial para descubrir qué acciones correctivas deben ser tomadas. Existen muchos métodos para la realización de una RCA, pero el objetivo principal es responder:
- ¿Qué sucedió?
- ¿Cómo eso sucedió?
- ¿Por qué eso sucedió?
- ¿Qué precisa ser corregido?
Finalmente, su análisis descubrirá una colección de fallas que llevan al evento y a posibles fallas latentes. Para remediar esas fallas y evitar la recurrencia, usted debe definir un plan de acciones correctivas.
5. Acciones Correctivas
Las acciones son importantes para casi todos los incidentes, especialmente después de una investigación y análisis. Entretanto, descubrir las causas sólo es útil si usted actúa para corregirlas. Las acciones pueden ser definidas en cualquier etapa de la gestión de incidentes, pero las más valiosas surgen después del análisis.
Cada acción debe tener un plazo específico y ser rastreable. Además de un título y una descripción, deben incluir:
- Prioridad
- Responsable
- Categoría
- Plazo de ejecución
- Status (puede ser automatizado)
Normalmente, las acciones que tratan causas inmediatas son realizadas en el local, mientras que aquellas para fallas latentes son tratadas por la gerencia y demoran más para ser concluidas. Todas las actualizaciones y evidencias deben ser registradas en un local central y visible para mantener al equipo de gestión de incidentes alineado.
6. Evaluación final
La evaluación final determina si el registro del incidente puede ser cerrado. Los evaluadores deben analizar todas las etapas del proceso y aprobar la conclusión o solicitar otras acciones.
Solamente aquellos con la autorización apropiada pueden aprobar o rechazar el proceso, y todos los comentarios de cada aprobación o rechazo deben ser registrados. Una práctica recomendada es hacer que los comentarios sean obligatorios al realizar una aprobación/rechazo.
La gestión continúa…
El incidente es cerrado así que es aprobado, pero eso no es el fin del proceso de gestión de incidentes. En un ámbito más amplio, el conjunto de incidentes de seguridad registrados produce un volumen de informaciones que debe ser monitorizado, buscando mejorar los procesos generales de seguridad y disminuir los riesgos.
Los paneles de control y dashboards pueden contener indicadores de desempeño actualizados en tiempo real. Podemos listar algunos ejemplos de indicadores:
- Número de accidentes reportados
- Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR)
- Total Recordable Incident Rate (TRIR)
- Tiempo promedio de respuesta
- Medical Treatment Cases (MTC)
- Numero de averías en los equipamientos
Usted debe haber percibido que en muchas de esas etapas el uso de una solución de software proporcionaría muchos beneficios. Si usted aún no usa ningún software para ayudar no solamente en el registro de incidentes, sino en toda la gestión del SSMA, dele una mirada a SoftExpert EHSM, la solución de SoftExpert para la gestión del medio ambiente, salud y seguridad.
