Los riesgos de proyecto son eventos o condiciones inciertas que tendrán un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto si ocurren. Esta es la definición oficial del Project Management Institute (PMI), una institución internacional sin fines de lucro gestionada por profesionales en el área de gestión de proyectos.
Las causas de los riesgos varían dependiendo del tipo, la complejidad y la duración de su proyecto. Los objetivos de la gestión de riesgos de proyecto incluyen la identificación de amenazas potenciales y la evaluación de sus consecuencias. Otra parte fundamental de este análisis es la planificación de medidas de mitigación.
Existen varios métodos de identificación y análisis de riesgos a disposición de los gerentes de proyecto para el análisis y la mitigación de amenazas. Hablaremos sobre ellos en este artículo, además de la importancia del análisis de riesgos, proporcionar ejemplos y explicar cómo resolver estas amenazas.
Importancia del análisis de riesgos de proyecto
La evaluación de amenazas de proyecto es esencial para ayudar a los gerentes de proyecto a encontrar debilidades, fortalezas y oportunidades antes, durante y después de la ejecución de una iniciativa. Para realizar un análisis efectivo, el profesional necesita familiarizarse con problemas potenciales y amenazas de alto riesgo que puedan afectar negativamente el cronograma de un proyecto.
La principal razón para evaluar proyectos es minimizar el impacto de riesgos internos y externos. La persona responsable de gestionar los proyectos debe adoptar un enfoque proactivo, asegurando a los stakeholders que los objetivos de la iniciativa se alcanzarán.
Es importante listar todos los eventos inesperados que puedan interrumpir los procesos, recursos y tecnología de un proyecto en ejecución. A través de esto, es posible gestionar o minimizar las pérdidas, especialmente si cuenta con la ayuda de un plan de preparación.
La gestión de la organización debe ofrecer una plataforma para abordar las brechas y aprovechar las oportunidades que resultan de estos riesgos. Lo ideal es que el análisis de riesgos sea realizado por un gerente de procesos calificado, apoyado por un equipo técnico competente en la experiencia de ese proyecto.
Herramientas de análisis de riesgos de proyecto
El análisis de riesgos funciona mucho mejor cuando se utilizan las herramientas adecuadas. Después de todo, solo así es posible realmente evaluar y priorizar los riesgos a ser mitigados o aprovechados. El uso del software correcto puede ayudar a su equipo a desarrollar habilidades de planificación más fuertes, por ejemplo.
Estas son las mejores herramientas de análisis de riesgos de proyecto:
Análisis SWOT
El análisis SWOT tiene en su nombre un acrónimo que significa “Strengths (Fortalezas), Weaknesses (Debilidades), Opportunities (Oportunidades), Threats (Amenazas)”. Puede ser utilizado para ir más allá de los riesgos negativos de un proyecto, ayudándole a identificar también los puntos fuertes de su iniciativa. Al trabajar para maximizar estos puntos fuertes, puede obtener una ventaja sobre sus competidores.
Para realizar un análisis SWOT completo, necesita estudiar su proyecto desde la perspectiva de cada letra del acrónimo. Busque evaluar nuevas formas de mejorar su planificación y de preparar mejor a su equipo. Para ello, haga preguntas como las siguientes:
- Fortalezas: ¿Qué hacemos bien?
- Debilidades: ¿Qué se puede mejorar?
- Oportunidades: ¿Cuáles son nuestros objetivos para este trimestre?
- Amenazas: ¿Dónde están nuestros competidores haciéndolo mejor?
A partir de esta evaluación, tendrá una mejor comprensión de dónde se encuentra su empresa y su proyecto en relación con los competidores. Al evaluar sus fortalezas y debilidades, puede desarrollar mejor sus proyectos futuros y mitigar sus riesgos.
Brainstorming
El brainstorming generalmente funciona como un excelente primer paso para identificar riesgos. Estudie técnicas de lluvia de ideas y aplique la técnica para ayudar a su equipo a identificar riesgos, mantenerse ágil y mitigar dificultades.
Aunque el brainstorming tiene una buena reputación como método para generar nuevas ideas, no siempre se considera el más efectivo. Para garantizar que la técnica se aplique de la manera más efectiva, es necesario tener un equipo que ofrezca diferentes perspectivas, con visiones variadas y habilidades complementarias.
Este enfoque colaborativo permite que su equipo identifique una lista más completa de riesgos, destacando diferentes problemas potenciales. Su equipo también puede discutir cuáles riesgos son más relevantes y necesitan ser priorizados en función de su impacto potencial y probabilidad de ocurrencia.
Registro de riesgos
Un registro de riesgos es una herramienta utilizada para identificar y priorizar un riesgo. Debe incluir la probabilidad de que cada amenaza se materialice, su impacto en la organización y cómo evitarla.
Por todas estas razones, el registro de riesgos se considera un recurso importante en la gestión de riesgos de proyecto. La herramienta le permite definir qué miembro del equipo debe actuar si se materializa algún problema.
Un buen registro de riesgos debe tener una interfaz gráfica bien organizada, mostrando el tipo de riesgo, su probabilidad de ocurrencia, el nivel de impacto en su negocio y la persona responsable de tomar una acción, así como la acción que debe tomarse.
Después de completar su registro de riesgos, tendrá un documento constantemente actualizado para monitorear sus proyectos. Esta información puede ser útil a medida que descubre amenazas. De este modo, es posible reducir los daños a largo plazo.
Cómo resolver riesgos de proyecto
Construida con base en metodologías y frameworks ampliamente aceptados como Balanced Scorecard y COSO, la gestión del desempeño basada en riesgos es una respuesta a los desafíos modernos relacionados con riesgos y desempeño enfrentados hoy en día.
Un elemento central en esta metodología es la comprensión del término “apetito de riesgo” y cómo la empresa puede operar conforme a su “apetito de riesgos”. Para simplificar la comprensión, el sitio RBPM —que agrupa los trabajos globales relacionados con el tema— propuso el diagrama que observa a continuación:
Este diagrama describe un proceso que va desde la captura de los elementos de negocio fundamentales para un segmento u organización hasta la entrega de valor a los accionistas. Y entre estos dos puntos se enumeran siete disciplinas fundamentales:
- Definición de la estrategia;
- Gestión del desempeño;
- Gestión de riesgos;
- Alineación entre riesgos y estrategia;
- Gobernanza;
- Cultura;
- Comunicación.
En el diagrama también aparece el elemento “apetito”, que no se considera una disciplina, pero es importante. Sirve como un pegamento que mantiene las disciplinas unidas, ya que influye y es influenciado por cada una de ellas.
Como podemos ver a continuación, podemos dividir el proceso en dos grandes círculos. El de la izquierda se enfoca en la definición y ejecución de la estrategia, mientras que el de la derecha se enfoca en mantener los resultados obtenidos e incorporar estas prácticas en la cultura de la organización.
En su artículo “Peligros y promesas de la gestión del desempeño basada en riesgos”, Gary Cokins comenta que tanto la gestión de riesgos como la gestión del desempeño presentan dos premisas en común:
- Cuanta menos incertidumbre sobre el futuro, mejor
- Si no puede medirlo, no puede gestionarlo
Con estas premisas, la metodología puede desarrollarse con mayor calidad. Tenga cuidado de identificar los riesgos aplicados a su planificación estratégica, siempre buscando minimizar sus incertidumbres.
Al mismo tiempo, defina y monitoree indicadores de desempeño para maximizar el control, buscando tener toda la información posible para posibilitar la toma correcta de decisiones.
Conclusión
En conclusión, la gestión de riesgos de proyecto es un elemento esencial para el éxito de cualquier emprendimiento. La identificación, análisis y mitigación de riesgos no solo protegen los objetivos del proyecto, sino que también proporcionan una visión estratégica que permite maximizar oportunidades.
Utilizando herramientas como el análisis SWOT, brainstorming y el registro de riesgos, los equipos pueden prepararse mejor para enfrentar incertidumbres y minimizar los impactos negativos. Además, la comprensión del “apetito de riesgo” de la organización es crucial para alinear riesgos con la estrategia empresarial.
Así, al adoptar un enfoque proactivo y estructurado en la gestión de riesgos, su equipo estará mejor equipado para navegar por los desafíos y garantizar la entrega de valor a los stakeholders.
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