¿Hay algo más importante que mantener los procesos de negocio funcionando de la mejor manera posible?
Lo que impulsa a las empresas cada día son los procesos. Es el trabajo que se realiza en todos los departamentos de la organización. Es la relación con los clientes. Es lo que genera ingresos y también lo que reduce los costos. Es el crecimiento. Es todo eso.
Mejorar procesos se torna un aspecto crucial para la creación de valor, la colaboración multifuncional, la obtención de mejores resultados y la entrega de una experiencia de alta calidad para el cliente.
Además, la mejora de los procesos permite a las empresas innovar más rápidamente, trabajar de forma más inteligente y responder con prontitud a las nuevas demandas del mercado.
¿Pero sabes lo que es un proceso de negocio?
Un proceso es simplemente un conjunto de actividades y transacciones que una organización realiza regularmente para llegar a un objetivo.
No importa lo estructurado o desestructurado que esté, siempre existe un proceso a seguir. No importa en qué departamento trabajes, en qué segmento actúe la empresa y si tu trabajo tiene o no el objetivo de generar beneficios. Cada actividad sigue un proceso.
Los procesos pueden ser:
- sencillos (como atender a una solicitud)
- complejos (cómo desarrollar productos)
- a corto plazo (como una revisión de la política)
- permanentes (como la garantía de calidad)
- específicos de una función (como la gestión de contratos)
- específicos de un segmento (como la adquisición de suministros de salud)
También pueden pasar por un solo departamento (como el pago de facturas), contemplar toda la empresa (como en la planificación estratégica) e incluso extenderse a los socios de negocio (como en la gestión de reventas).
A medida que las empresas crecen, experimentan cambios que las tornan cada vez más complejas. Cada uno de estos cambios agregan costos y riesgos al negocio, y la gestión de procesos puede ser crucial para la supervivencia de la empresa.
Teniendo esto en cuenta, a continuación, se explica cómo mejorar la gestión de los procesos de negocio para obtener mejores resultados en tu empresa.
Cómo mejorar la gestión de procesos de negocio en 6 pasos
1. Mapea tus procesos de negocio
Llevar a cabo un negocio sin procesos bien definidos es exactamente como pilotar un avión en la oscuridad sin el soporte de los instrumentos adecuados de vuelo.
Por lo tanto, una de las etapas iniciales para entender y mejorar un proceso es mapearlo.
Documentar el proceso mediante el uso de herramientas visuales como un flujograma, un diagrama de tortuga o SIPOC puede facilitar la identificación de las etapas del proceso que deben mejorarse, así como los riesgos, las fallas y los cuellos de botella.
Cuanto más claro y sencillo sea el proceso, más fácil será para las personas llevar a cabo sus actividades, ayudando a alcanzar los objetivos.
Es importante no preocuparse por abarcar todos los procesos de la empresa, tratando de resolver todos los problemas a la vez.
Para empezar, elige un proceso que no sea tan simple, ni tan complejo, pero que tenga impacto. Esto le dará al equipo la oportunidad de progresar en la curva de aprendizaje. Con más experiencia, podrán asumir algo con un poco más de complejidad.
2. Analiza lo que hay que mejorar en el proceso
Es fundamental que los empleados que interactúan con el proceso en cuestión sean siempre consultados en este análisis. No hay nadie mejor para sugerir mejoras que los que participan en el proceso todos los días. Pueden sugerir soluciones prácticas y económicas.
Una vez identificadas las posibles fallas y cuellos de botella en la etapa anterior, es el momento de utilizar las herramientas de análisis de la causa raíz para descubrir el origen de estos problemas y cómo se puede trabajar para eliminarlos.
Con los problemas y las oportunidades de mejora identificados, ya tienes tu objetivo y puedes empezar a crear un plan de acción para implementar el cambio y eliminar las posibles fallas de tu proceso.
Cuando se trabaja en iniciativas de mejora, también es importante pensar en un plan de gestión de riesgos para el proceso.
Un buen plan de riesgos debe ayudarle a prepararte para situaciones no deseadas, minimizando los riesgos y los posibles costes antes de que se produzcan.
3. Implementa y comunica el cambio
Implementar mejoras en cualquier área de la organización no es una tarea tan sencilla, y para que todo el esfuerzo o los recursos invertidos merezcan la pena, el cambio debe aportar realmente beneficios a la organización.
Ejecute las tareas de acuerdo con lo establecido en la etapa anterior. Elabore informes, registros o indicadores que puedan demostrar la eficacia del cambio aplicado.
Los descubrimientos sobre la causa raíz identificadas en una planta deben aplicarse en todas las demás instalaciones, reduciendo el riesgo y evitando que el problema se produzca en otros lugares.
Asegúrate de mantener informados a todos los interesados sobre el progreso de la identificación de problemas y las soluciones de mejora implementadas en los procesos.
4. Revisa el proceso
Sin evaluar las mejoras implementadas, no tienes como determinar si los resultados han proseguido según lo planificado, ¿no es verdad?
Para ello, en esta etapa es primordial analizar la eficacia de los cambios implementados y asegurarse de que se han llevado a cabo todas las medidas propuestas.
Además, es muy importante consultar a los empleados que trabajan directamente con los procesos modificados para saber si todo funciona según lo planificado.
Comprueba cuál ha sido el impacto de los cambios en el proceso o si han surgido nuevos riesgos que no se habían medido en la planificación. Cualquier resultado imprevisto debe ser revisado y analizado.
Por último, toma medidas correctivas basadas en lo que se ha verificado. ¿Se han logrado los resultados? ¡Excelente! ¿Ha fallado algo o se puede mejorar? Entonces, regresa a la primera etapa y estudie más a fondo tu proceso.
5. Mejora continuamente
En la última etapa, el ciclo comienza a repetirse.
Mejorar un proceso no significa encontrar un método de trabajo que funcione y seguirlo para siempre, sino más bien observar dónde se está hoy, a dónde se quiere llegar y así definir lo que hay que hacer para llegar allí.
Una vez que llegas, vuelves a empezar, buscando formas de mejorar aún más. Eso es la mejora continua. Sea cual sea el segmento de actuación de tu empresa, esta es la fórmula que debes seguir para mantenerse competitivo.
Existe una gran cantidad de información disponible sobre la mejora continua, que a veces confunde a las personas y las deja sin saber por dónde empezar.
Es importante empezar por analizar la situación actual. Cuando puedas entender el escenario, estarás listo para empezar a seguir el ciclo PDCA.
- PLANIFICAR: Planifica las mejoras, incluyendo la definición de metas.
- HACER: Poner en práctica las acciones planificadas necesarias para la mejora.
- COMPROBAR: Analizar los resultados con respecto al plan.
- Actuar: Si todo sale según lo previsto, estandarízalo. Si algo salió diferente, ajústalo.
6. Automatiza y ejecuta los procesos de forma más eficiente
¿Tu equipo pasa innumerables horas rellenando formularios y planillas, o enviando e-mails para hacer un seguimiento de los procesos y los plazos?
Este tipo de tareas hace que los procesos sean lentos y costosos. Y lo que es peor, muchas veces nadie se da cuenta lo cuanto podría haber aumentado los ingresos si los procesos fueran más eficientes.
La eliminación de los procesos manuales es una solución a estas situaciones y una de las formas más rápidas de reducir los errores y las ineficacias.
Con la automatización de procesos, las personas pueden centrarse en tareas de mayor valor agregado.
Las soluciones para la Gestión de Procesos de Negocio permiten que personas de diferentes departamentos trabajen juntas en el mismo proceso de forma ágil y eficiente.
Ahora que ya sabes cómo mejorar la gestión de los procesos de negocio, conoce también el SoftExpert BPM, la solución más completa e innovadora para la mejora y automatización de los procesos, la conformidad normativa y la excelencia en la gestión de los procesos de negocio.
